Krajowy System e-Faktur nie przestaje zaskakiwać. Przedsiębiorcy podczas jego użytkowania co rusz odkrywają nowe problemy lub wyzwania. Tym razem chodzi o faktury w walucie obcej. Po wejściu w życie KSeF można łatwiej popełnić w nich błąd. Trzeba uważać na niuanse.
Kolejny odcinek serialu o problemach z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Tym razem pod lupę bierzemy faktury w walucie obcej. Wraz ze startem nowej platformy zmienił się techniczny sposób ich wystawiania i raportowania do administracji skarbowej. Mamy nowe zasady dotyczące dat na e-fakturze, prezentacji kwot (w obcej walucie i w złotych), a także zgodności dokumentu z wymogami struktury KSeF.
To, co do tej pory było opcjonalne, teraz jest obowiązkiem. Przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą zagraniczną muszą skupić się na niuansach, bo o popełnienie błędu jest łatwiej niż do tej pory. Na co zwrócić szczególną uwagę? O tym poniżej.
Zobacz także
Pamiętaj o warunkach
W nowym systemie możliwe jest wystawianie faktur w walucie obcej w transakcjach krajowych, jak i zagranicznych. Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać o dwóch wymogach.
– Po pierwsze, dokument musi być poprawnie uzupełniony w polach dotyczących waluty dokumentu oraz – jeśli jest to konieczne – w polach wykorzystywanych do obliczeń podatkowych, w szczególności podstawy opodatkowania i kwoty podatku w złotych. Po drugie, kluczowe znaczenie zyskuje data wystawienia dokumentu, ponieważ jest ona powiązana zarówno z momentem przesłania faktury do systemu KSeF, jak i z momentem powstania obowiązku podatkowego – podkreśla Katarzyna Krzemińska, kierownik biura rachunkowego w iFirma.
Wcześniej opcja, teraz obowiązek
To oznacza, że w samym sposobie realizacji transakcji nie ma zmian, jednak trzeba zwrócić większą uwagę na spójność i kompletność danych.
– Same faktury co do zasady się nie zmieniają – nadal można rozliczać transakcję w innej walucie, a podatek VAT musi być wykazany w złotówkach. Nowość polega na tym, że to, co było wcześniej „opisowe” lub opcjonalne, teraz staje się obowiązkowym elementem danych w strukturze e-faktury – dodaje Katarzyna Krzemińska.
Szczególną uwagę trzeba zwrócić na pole „KodWaluty”. Przedsiębiorca powinien wypełnić je trzyliterowym kodem zgodnym z normą ISO 4217, a więc np. PLN, EUR czy USD. Główną różnicą w porównaniu z fakturami wystawianymi poza KSeF jest sposób przedstawienia kursu walut. Przedtem była to opcja o charakterze informacyjnym, natomiast teraz przedsiębiorca ma obowiązek wypełnienia pola „KursWaluty” lub „KursWalutyZ” (dla faktur zaliczkowych).
P_1: który dzień jest datą wystawienia faktury?
Kolejną ważną sprawą jest to, kiedy faktura ustrukturyzowana trafia do systemu, bo wpływa to na jej formalną datę wystawienia. I tak w trybie online faktura jest uznawana za wystawioną w dniu przesłania do nowego systemu (jeśli data wpisana w polu P_1 jest zgodna z datą tej wysyłki).
Ale w przypadku, gdy w P_1 wpiszemy datę wcześniejszą niż dzień przesłania faktury do systemu, dokument jest uznawany za wystawiony w trybie offline (czyli z przesłaniem go w następnym dniu roboczym). Natomiast datą wystawienia tej faktury staje się ta wpisana w polu P_1.
– To rozróżnienie jest ważne z perspektywy praktycznej i wpływa na uporządkowanie procesu. Firma musi zadbać o to, czy wystawia dokument od razu w KSeF ,czy wystawia go wcześniej i dopiero potem wysyła. W trybie offline24 ważne jest, aby faktura była przesłana do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego – zwraca uwagę kierownik biura rachunkowego w iFirma.
Jaki kurs należy zastosować?
Jeśli faktura jest wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po nim, do przeliczania VAT stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień. W przypadku, gdy dokument wystawiono przed powstaniem tego obowiązku, właściwy jest kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Jako alternatywną opcję stosować można również kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego) z ostatniego dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub powstania obowiązku podatkowego. Jednak w takim przypadku przedsiębiorca musi zwrócić uwagę, aby waluta inna niż euro była przeliczona z zastosowaniem kursu wymiany względem euro.
Przedsiębiorca może zastosować do przeliczenia VAT taki sam kurs, jak w podatku dochodowym (PIT). Ale wtedy – przy wybraniu wspólnego kursu – powinien stosować tę metodę przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy. Trzeba zatem pamiętać o tym przez cały rok.
