Własne “cztery ściany” i własna firma w jednym - takie rozwiązanie często się spotyka. Przedsiębiorstwo musi mieć gdzieś siedzibę, a koszty wynajmu biura czy innego pomieszczenia do pracy mogą być dotkliwe - zwłaszcza dla początkujących. Dlatego ci niejednokrotnie decydują się na pozostanie z pracą w domu. Jakie warunki należy spełnić, by taki scenariusz był zgodny z przepisami i z jakimi konsekwencjami się to wiąże, sprawdzają eksperci GetHome.pl.
Rozwiązanie, o którym mowa, stosują zwłaszcza osoby samozatrudnione. W przypadku gdy firma zajmuje część mieszkania, teoretycznie część kosztów utrzymania staje się kosztem prowadzenia firmy. Jak mówi ustawa o podatku dochodowym: kosztem uzyskania przychodów są wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.
Co trzeba zrobić, by część mieszkania mogła pełnić rolę firmowej siedziby? Wiele zależy tu od rodzaju pełnionej działalności. Jeśli wiąże się ona na przykład z koniecznością zorganizowania osobnego wejścia do gabinetu, salonu, biura, wtedy zgoda wspólnoty mieszkaniowej/spółdzielni będzie konieczna. Jeśli prowadzimy w mieszkaniu działalność, która nie wiąże się z ingerencją w części wspólne budynku i ogranicza się tylko do mieszkania - zgoda wspólnoty nie będzie wymagana.
Ten sam warunek dotyczy zmiany przeznaczenia lokalu lub jego części z mieszkalnej na użytkową. Do 2005 roku każda działalność gospodarcza w mieszkaniu powinna była być zgłoszona do starosty powiatowego, który wydawał zgodę na jej prowadzenie. Obecnie jest inaczej - jeśli działalność nie wymaga zmian/dostosowania wynikającego z przepisów pożarowych, higieniczno-sanitarnych (np. konieczność przebudowy instalacji sanitarnej w związku z prowadzoną działalnością), przepisów prawa pracy (konieczność dostosowania pomieszczeń dla pracowników) itp. - wówczas zgoda starosty nie będzie wymagana.
Tak więc w praktyce sytuacja wygląda tak samo jak ze zgodą spółdzielni - jeśli nasza działalność nie ingeruje istotnie w tkankę mieszkaniową, nie potrzeba dodatkowych zgód. Jeśli natomiast chcemy zorganizować w mieszkaniu np. prywatne przedszkole, wtedy zgoda starostwa jest konieczna i konieczne będzie dostarczenie dodatkowych dokumentów. Tak więc spać spokojnie może np. księgowy, informatyk czy freelancer, natomiast właściciel salonu kosmetycznego, prywatnego przedszkola czy pracowni rzemieślniczej już nie.
Zgłaszając w starostwie zmianę sposobu użytkowania lokalu, posiadacz firmy musi dołączyć listę dokumentów określoną w ust. 2 art. 71 prawa budowlanego:
- pozwolenia na prowadzenie określonej działalności (jeśli są);
- opis i rysunek z lokalizacją budynku, w którym mieści się firma, oraz sąsiadujących obiektów budowlanych;
- opis techniczny budynku oraz mieszkania;
- ekspertyzę techniczną wykonaną przez uprawnioną osobę;
- oświadczenie, które stanowi, że przedsiębiorca ma prawo do dysponowania nieruchomości na cele budowlane;
- zaświadczenie z gminy, że planowany sposób użytkowania lokalu jest zgodny z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego lub decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, w przypadku braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.
Starostwo powiatowe w ciągu 30 dni powinno ustosunkować się do zgłoszenia. Jeśli nie wniesie sprzeciwu, firmę w mieszkaniu można rejestrować i przejść - po uzyskaniu zgód wspólnoty i nadzoru budowlanego - do realizacji inwestycji budowlanej.
Firma w mieszkaniu a koszty
Z podatkowego punktu widzenia firma w mieszkaniu to korzystne rozwiązanie - pozwala zakwalifikować do kosztów prowadzenia działalności część wydatków na utrzymanie nieruchomości. By sprawa nie budziła wątpliwości fiskusa, najlepiej precyzyjnie wyznaczyć miejsce, które będzie służyć tylko do pracy - np. jeden pokój. Wydatek kwalifikowany jako koszt firmy powinien procentowo odpowiadać udziałowi powierzchni pomieszczenia przeznaczonego na firmę do całości powierzchni mieszkania. Jeśli więc z 40 metrów kwadratowych 10 jest wykorzystywane jako gabinet, to jedna czwarta czynszu może być uznana za koszt firmowy.
To samo dotyczy wydatków na media - wodę, ogrzewanie i wywózkę śmieci, choć w praktyce współczynnik powierzchniowy nie jest tu miarodajny (bowiem nie wiadomo, jaka część całość zużytej wody została wykorzystana w celach firmowych). Optymalnym rozwiązaniem byłyby osobne liczniki, ale w praktyce - zwłaszcza przy nieingerującej, zdalnej działalności - się tego nie stosuje, a wydatki na media księguje w koszty proporcjonalnie do współczynnika powierzchni.
Odsetki od kredytu hipotecznego
Istnieje również możliwość zaksięgowania po stronie kosztów części wydatków na spłatę rat kredytu hipotecznego. Jeśli np. przedsiębiorca kupił mieszkanie w celach prywatnych, ale w trakcie użytkowania część nieruchomości przeznaczył na działalność firmy, kosztem jego działalności będzie część odsetek - proporcjonalna do powierzchni lokalu firmowego w mieszkaniu. Przedsiębiorca może zaliczyć w koszt oczywiście tylko zapłacone odsetki, natomiast mieszkanie musi zostać wprowadzone do ewidencji środków trwałych firmy.
Działalność gospodarcza w mieszkaniu zyskała na popularności zwłaszcza w czasach pandemii, gdy praca zdalna była szeroko rozpowszechniona. Taki scenariusz daje wygodę i pozwala optymalizować koszty podatkowe. Kluczowe jest jednak, by nie przesadzić ze skłonnością do kwalifikowania do kosztów każdego rodzaju wydatku mieszkaniowego. Dobrze jest nawet w warunkach własnego domu precyzyjnie wyznaczyć przestrzeń do pracy i przestrzeń prywatną, tak by w razie wątpliwości fiskusa umieć uzasadnić dopisanie części nakładów na mieszkanie do kosztów prowadzenia firmy.
Marcin Moneta
