Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy należy się pracownikowi w przypadku niewykorzystania przysługującego wolnego w całości lub części. Jest on wypłacany wyłącznie w sytuacji, gdy stosunek pracy zakończył się z powodu rozwiązania umowy lub wygasł.
W przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy osoba zatrudniona może posiadać niewykorzystany urlop. W takiej sytuacji pracownik ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewybrane dni wolne.
Podpowiadamy, kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent oraz jaki jest termin na przelanie środków pieniężnych na konto osoby zatrudnionej.
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy
Każdy pracownik zatrudniony w ramach umowy o pracę ma prawo do skorzystania co roku z nieprzerwanego i odpłatnego urlopu wypoczynkowego. Liczba dni wolnych uzależniona jest od długości stażu pracy osoby zatrudnionej. Z reguły wynosi 20 lub 26 dni. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule pt. "Ile dni urlopu przysługuje pracownikowi? Niektórzy mogą znacznie przedłużyć sobie wakacje". W praktyce mogą zdarzyć się sytuacje, w której pracownik (z różnych powodów) nie zdążył wykorzystać całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w okresie zatrudnienia.
W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, przysługuje mu urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed tym wykorzystał on urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze, wskazują przepisy Kodeksu pracy (art. 155).
"W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny" – czytamy w art. 171 Kodeksu pracy. Oznacza to, że środków za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie można otrzymać w trakcie trwania zatrudnienia. Dopiero po zakończeniu pracy w danym miejscu pracownik za pozostałe dni wolne może otrzymać zwrot pieniężny.
Warto podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, jeżeli obie strony postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego "w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą", wskazują przepisy Kodeksu pracy (art. 171).
W tym miejscu warto zaznaczyć, że pracodawca nie może wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy, jeśli ten złożył już wypowiedzenie, ale nie rozpoczął się jeszcze jego bieg.
Niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Urlop wypoczynkowy niewykorzystany w danym roku kalendarzowym, za który przysługuje, zmienia się w urlop zaległy. Pracownik ma określony czas, w którym może wykorzystać pozostałe dni wolne, zanim ulegną przedawnieniu. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule pt. "Kończy się czas na wykorzystanie zaległego urlopu".
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy wypłacany jest, jeżeli niewykorzystane dni wolne nie uległy przedawnieniu, tj. po trzech latach. Okres przedawnienia rozpoczyna się w październiku kolejnego roku, w którym urlop zaległy nie został wybrany przez pracownika.
Zapisy w Kodeksie pracy nie wskazuja jednego terminu, w którym osoba zatrudniona ma otrzymać ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop bieżący lub zaległy. Z reguły wypłata rekompensaty za niewybrane dni wolne to ostatni dzień dzień pracy.
Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu pieniężnego?
Mówiąc o ekwiwalencie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, należy wspomnieć o tym, jak obliczyć jego wysokość. Pierwszym krokiem jest ustalenie współczynnika urlopowego. Miernik to różnica pomiędzy liczbą dni w roku a sumą dni wolnych od pracy. Wynik dzieli się przed 12 miesięcy. Przykładowo dla 2022 r. współczynnik urlopowy oblicza się w następujący sposób: [365 dni roku – (52 niedziele + 9 dni świątecznych + 53 dni wolne)] : 12 miesięcy = 20,92.
Proporcjonalnie ustala się wysokość współczynnika urlopowego dla osób zatrudnionych na część etatu. W 2022 r. miernik będzie wynosić odpowiednio:
- dla pracowników zatrudnionych na 1/4 etatu – 5,23;
- dla pracowników zatrudnionych na 1/3 etatu – 6,97;
- dla pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu – 10,46;
- dla pracowników zatrudnionych na 3/4 etatu – 15,69.
Następnie, aby ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za jeden dzień urlopu, należy podzielić miesięczne wynagrodzenie (suma uwzględniająca składniki stałe i zmienne) przez współczynnik urlopowy. Otrzymana wartość dzieli się przez dobową normę czasu pracy. W ten sposób pracownik otrzymuje kwotę ekwiwalentu przysługująca za jedną godzinę urlopu wypoczynkowego. Szczegółowe zasady ustalone zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 ze zm.).
Współczynnik urlopowy jest obliczany na podstawie miesięcznego wynagrodzenia, które pracownik otrzymuje w danym roku kalendarzowym. Dotyczy to także urlopu zaległego z poprzednich lat. W praktyce oznacza to, że osoba zatrudniona posiadająca 5 dni urlopu z danego roku i 5 dni wolnych z urlopu zaległego otrzyma taką samą sumę za każdy z tych dni.
Przykładowo dla pracownika, którego miesięczna pensja wynosi 4000 zł, ekwiwalent pieniężny na 2022 r. za jedną godzinę urlopu wypoczynkowego równa się 23,90 zł. Schemat obliczeń jest następujący (4000 zł : 20,92) : 8 (dobowa norma czasu pracy) = 23,90 zł. W związku z tym (zakładając dzienny wymiar pracy na poziomie 8 godzin), jeżeli pracownik posiada 5 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, to wysokość ekwiwalentu pieniężnego wynosi 956 zł (23,90 zł * 8 godzin * 5 dni).
Z kolei dla osoby otrzymującej 3010 zł brutto (minimalna krajowa) ekwiwalent pieniężny za jeden dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego przy założeniu 8-godzinnego czasu pracy wynosi 143,88 zł.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy opodatkowany jest w takim sam sposób jak standardowe miesięczne wynagrodzenie. Odprowadzane są także składki ZUS.
DF
