5 sytuacji, w których z faktury nie można odliczyć VAT

Ponieważ VAT odlicza się wyłącznie z faktury może się wydawać, że otrzymanie faktury na dany zakup zawsze pozwala pomniejszyć VAT do zapłaty, czyli w praktyce dokonać zakupu według ceny netto. Niestety, nie zawsze jest taka opcja. Czasami mimo posiadania faktury VAT-u odliczyć nie można.

Przedsiębiorcy, którzy są VAT-owcami mają prawo do pomniejszania VAT-u od sprzedaży o VAT od zakupów, co skutkuje dokonywaniem zakupów po cenach netto. Rozliczenia VAT-u dokonuje się w deklaracji VAT biorąc pod uwagę całą sprzedaż i wszystkie zakupy z danego okresu, którym może być miesiąc lub kwartał.

W praktyce jednak występuje szereg sytuacji, kiedy – z różnych względów – prawo do odliczenia VAT nie występuje. Oto najczęstsze przypadki, z którymi może spotkać się przedsiębiorca.

1. Zakup nie służy sprzedaży opodatkowanej

Zaczniemy od sytuacji może oczywistej, ale na pewno nie dla każdego. Prawo do odliczania VAT nie mają wszyscy przedsiębiorcy i nie każdy zakup na to pozwala, zaś posiadanie faktury nie ma tutaj znaczenia. Według ogólnej zasady, VAT można odliczać od zakupów służących „czynnościom opodatkowanym”.

» Zmiany w fakturowaniu od 2014 r. Sprawdź i przygotuj się

Innymi słowy, przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT, którzy nie są zarejestrowani do VAT nie mają w ogóle prawa do rozliczania VAT-u z faktur zakupowych. Natomiast przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia przedmiotowego (na podstawie rodzaju sprzedaży), którzy prowadzą tzw. sprzedaż mieszaną mogą odliczać VAT tylko wtedy, gdy zakup dotyczy sprzedaży opodatkowanej (a nie zwolnionej). Jeśli dotyczy obu rodzajów, to kwotę VAT do odliczenia ustala się na podstawie współczynnika udziału sprzedaży opodatkowanej w całości sprzedaży.

A co w przypadku, gdy przedsiębiorca zwolniony z VAT traci prawo do zwolnienia lub rezygnuje z niego? Od początku 2014 roku możliwe jest odliczenie VAT od zakupów udokumentowanych fakturą otrzymaną przed dniem utraty zwolnienia lub rezygnacji ze zwolnienia. Do końca 2013 roku, aby dokonać takiego odliczenia trzeba było uzyskać zgodę naczelnika urzędu skarbowego oraz sporządzić spis z natury na dzień utraty zwolnienia.

2. Zakup towaru lub usługi na podstawie faktury marża

Faktura marża zawiera tylko jedną liczbę – kwotę należności ogółem – bez wyszczególnionej kwoty, czy stawki VAT. Sprzedawca co prawda płaci VAT, ale tylko od marży, czyli różnicy między ceną zakupu towaru (lub usługi), a jego ceną sprzedaży. Danych odnośnie kwoty marży i VAT-u od niej na fakturze jednak nie zamieszcza się.

W praktyce najczęściej zakup w procedurze marży dotyczy towarów używanych nabytych na potrzeby firmy m.in. w komisie – samochodu, komputera czy telefonu. Przedsiębiorca, który zakupił na potrzeby prowadzonej działalności np. samochód lub inny element wyposażenia firmy na podstawie faktury marża nie może tego dokumentu wprowadzić do rejestru zakupów VAT, ani odliczyć podatku z takiej faktury.

3. Brak NIP na fakturze

Do końca 2013 roku brak NIP na fakturze był w większości przypadków traktowany przez organy podatkowe jako przeoczenie nie powodujące poważniejszych skutków na gruncie VAT. Od początku 2014 roku przedsiębiorcy muszą jednak uważać, gdyż po zmianie przepisów i wprowadzeniu dokładnych wytycznych jakie dane powinna zawierać faktura organy podatkowe mogą surowiej traktować brak numeru NIP na dokumencie sprzedaży. Może się okazać, że brak numeru identyfikującego nabywcę sprawi, że taki dokument nie będzie mógł zostać uznany za fakturę, a tym samym podatnik nie będzie posiadał dokumentu na podstawie którego można odliczyć VAT.

4. Faktury ze „stawką zw”, czyli dokumentujące sprzedaż zwolnioną z VAT

Zdecydowana większość zakupów dokonywanych przez przedsiębiorcę podlega opodatkowaniu VAT-em. Jednakże w niektórych przypadkach przedsiębiorca kupując towar lub usługę otrzymuje fakturę z adnotacją „zw”, czyli zwolnienie z VAT. Na takiej fakturze nie ma ani stawki, ani kwoty VAT, podobnie jak w przypadku marży. Taką fakturę otrzyma przedsiębiorca nabywający np. usługę noclegową lub gastronomiczną, usługę szkolenia BHP, usługę nauki języka obcego. Podobnie, faktury „zw” wystawiają inni przedsiębiorcy zwolnieni z VAT. Ponieważ sprzedawca VAT-u nie dolicza, nabywca rzecz jasna nie może go odliczyć.

Co prawda faktura „zw” to nie to samo co faktura ze stawką 0%, ale dla nabywcy obie faktury mają ten sam skutek – brak możliwości odliczenia VAT. Stawka 0% jest przewidziana m.in. dla eksportu towarów, szeregu usług związanych z transportem lotniczym i morskim, czy np. dostawy sprzętu komputerowego do placówek oświatowych.

5. Źle wystawiona faktura

» Jak I kiedy odliczyć VAT przy budowie domu

Oprócz powyższych sytuacji, brak prawa do odliczenia VAT może wynika z tego, że faktura nie spełnia kryteriów wymaganych przez przepisy.

Ustawa o VAT przewiduje szereg przypadków, w których z danej faktury nie można odliczyć podatku. Dotyczą one m.in. błędów formalnych na fakturze oraz sytuacji gdy odliczenie mogłoby uszczuplić należności budżetowe w sposób nieuzasadniony.

Tak więc VAT nie można odliczyć w następujących sytuacjach:

• Gdy wystawiono fakturę dotyczącą transakcji, która w rzeczywistości nie wystąpiła. Chodzi tutaj o zjawisko tzw. „pustych faktur” dokumentujących fikcyjne usługi, np. faktura na usługę remontową lokalu, która nie została faktycznie wykonana. Jeżeli na fakturze znajduje się kilka pozycji, przedsiębiorca może odliczyć VAT tylko od tych, które zostały wykonane.
• Gdy wystawiono fakturę na kwotę niezgodną ze stanem rzeczywistym, np. w sytuacji gdy zafakturowano sprzedaż 1000 sztuk towaru zamiast 100 sztuk. Wówczas brak prawa do odliczenia VAT wiąże się jedynie z tą częścią faktury, która dotyczy fikcyjnej transakcji. Pozostała część zgodna z rzeczywistością może być podstawą rozliczenia podatku.
• Gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dotyczącą tej samej transakcji. W praktyce nierzadko zdarza się sytuacja, że sprzedawca przez niedopatrzenie lub awarię systemu komputerowego wystawia dwa razy fakturę dokumentującą jedno zdarzenie. Często dzieje się też tak, że gdy pierwsza faktura zawiera błąd sprzedawca dosyła drugą poprawioną. W takiej sytuacji należy uważać, aby dwukrotnie nie odliczyć VAT, a jeżeli przez niedopatrzenie tak się stało konieczne jest sporządzenie korekty deklaracji za dany okres rozliczeniowy.
• Gdy wystawcą faktury jest podmiot nieistniejący. Organy podatkowe i sądy za podmiot nieistniejący uznają firmę, która nie jest prawidłowo zarejestrowana lub rejestracja opiera się na danych nieaktualnych oraz firmę która nie wywiązuje się z obowiązków względem fiskusa – nie płaci podatków, nie składa deklaracji, itp.
• Zasadniczo do wystawiania faktur zobowiązany jest sprzedawca, ale możliwa jest także sytuacja, gdy dokument ten wystawia w imieniu sprzedającego nabywca towaru lub usługi. Jest to tzw. samofakturowanie. Strony transakcji, które podejmą decyzję o wystawianiu faktur przez nabywcę muszą ustalić procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez przedsiębiorcę dokonującego tych czynności. Nabywca, który wystawił fakturę na podstawie zawartego porozumienia , ale nie uzyskał akceptacji sprzedawcy nie ma prawa do odliczenia wynikającego z niej podatku VAT. Warto tutaj zauważyć, że forma akceptacji faktur w procedurze samofakturowania jest dowolna, może to być np. e-mail.

Źródło: