Początek 2014 r. dla przedsiębiorców będzie oznaczał istotne zmiany w wystawianiu faktur. Nowości obejmą przede wszystkim terminy na wystawienie dokumentów, a także terminy, w których z faktur będzie trzeba rozliczyć VAT. Warto poznać zmiany zawczasu, aby móc się na nie przygotować.
foto: Thinkstock
Zmiana terminów rozliczania VAT-u z faktur
Zanim przejdziemy do opisania zmian w fakturowaniu, warto przyjrzeć się zmianom w terminach rozliczeń VAT. Niewątpliwie, nowe zasady fakturowania są ich konsekwencją.
Obecnie, ogólna zasada mówi, że VAT z faktury należy rozliczyć w okresie (miesiącu lub kwartale) przypadającym na datę wystawienia faktury. Jeśli faktura została wystawiona np. 10 października, to wynikający z niej VAT powinien trafić do rozliczenia za październik lub za IV kwartał. Analogicznie, nabywca może odliczyć VAT z faktury zakupowej zgodnie z terminem jej otrzymania (od tej zasady są nieliczne wyjątki, dotyczące np. zakupu mediów, który rozlicza się według terminu płatności). Faktura z powyższego przykładu pozwoliłaby zmniejszyć VAT do zapłaty urzędowi skarbowemu za październik lub za IV kwartał.
 | » Kolejne zmiany w ustawie o VAT |
Od 1 stycznia 2014 r. te ogólne zasady ulegną zmianie - data wystawienia faktury w większości przypadków nie będzie miała wpływu na terminy rozliczanie podatków. Ogólna zasada będzie nakazywała zapłatę VAT-u z faktury sprzedażowej w terminie przypadającym na datę sprzedaży (wykonania usługi lub dostarczenia towaru). Od tej zasady będzie nieco wyjątków, w których terminem rozliczenia VAT będzie data wystawienia faktury - dotyczą one m.in. usług budowlanych, najmu, dzierżawy, leasingu.
ReklamaZobacz także
W konsekwencji, datą pozwalającą na odliczenie VAT-u z faktury zakupu będzie termin, w którym pojawi się obowiązek podatkowy u sprzedawcy. Z powyższego wynika, że zwykle będzie to data sprzedaży, przy czym nie zawsze - dlatego odliczając VAT będzie trzeba to sprawdzić.
Terminy wystawiania faktur - obecne i przyszłoroczne
Z wyżej opisanych zmian wynika, że od przyszłego roku rola faktury, w tym data jej wystawienia, będzie mniejsza, niż dotychczas. Tym samym, znacznemu wydłużeniu ulegnie ogólny termin na wystawienie faktury. Jak wygląda on obecnie?
Do końca 2013 r. według ogólnej zasady fakturę należy wystawić do 7 dni od daty wykonania usługi, dostarczenia towaru lub otrzymania zapłaty. Ta zasada znajduje się zarówno w ustawie o VAT, jak i w rozporządzeniu o wystawianiu faktur. Jest od niej kilka wyjątków, które dotyczą m.in.:
sprzedaży ciągłej, np. dostawy mediów - fakturę wystawia się do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego,
faktur zbiorczych dokumentujących kilka dostaw dla jednego klienta w jednym miesiącu - fakturę wystawia się nie później, niż ostatniego dnia miesiąca
faktur dla klientów z Unii Europejskiej - wystawia się je do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż.
 | » Księgowość dla firmy: taniej w banku czy w biurze rachunkowym? |
Od 1 stycznia 2014 r. terminy na wystawianie faktur ulegną zmianie. Ogólna zasada 7 dni przestanie obowiązywać. W jej miejsce obowiązywać będzie zasada mówiąca, że fakturę trzeba wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż lub otrzymanie płatności.
Co za tym idzie, gdy sprzedaż (lub zapłata) miała miejsce na początku miesiąca, na wystawienie faktury będzie maksymalnie 45 dni. Oprócz tego, będzie obowiązywał też zapis ograniczający zbyt wczesne wystawienie dokumentu sprzedaży. Faktury nie będzie można wystawić wcześniej, niż 30-go dnia przed dokonaniem sprzedaży lub spodziewanym uzyskaniem płatności (ta zasada jednak nie będzie dotyczyć np. usługi najmu, o ile wiadomo będzie którego okresu dotyczy płatność).
Korekty zmniejszające VAT do zapłaty przestaną być kłopotliwe
Inna ważna zmiana dotyczy faktur korygujących. Obecnie, fakturę korygującą (inaczej korektę), która zmienia kwotę VAT do zapłaty należy wysłać do nabywcy (w dowolny sposób, np. elektronicznie), a następnie uzyskać od nabywcy potwierdzenie odbioru tej faktury. Potwierdzenie to może mieć dowolną formę (np. e-maila), ale bez niego nie można dokonać zmian w rozliczeniach. Co więcej, wszelkie zmiany w kwotach podatków wynikające z korekty można wprowadzić dopiero w okresie przypadającym na termin uzyskania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę.
Ta zasada stanowiła dla sprzedawców pewien kłopot. W międzyczasie pojawiały się już interpretacje zezwalające sprzedawcom na obniżenie podatku do zapłaty wówczas, gdy tylko dopełnili oni starań w dostarczeniu korekty. Nabywca może bowiem odmawiać potwierdzenia odbioru, a wówczas sprzedawca nie dysponuje żadnym środkiem przymusu.
Od początku 2014 r. zasada konieczności posiadania potwierdzenia odbioru korekty zmieni się w sposób korzystny dla sprzedawców. W przepisach pojawi się zapis, który mówi, że potwierdzenie odbioru korekty nie jest konieczne, o ile sprzedawca podjął próbę dostarczenia korekty i dysponuje na to dowodami.
Przepisy o fakturowaniu w jednym miejscu
Przedsiębiorcy zapewne rzadko zaglądają do aktów prawnych, ale niekiedy jest to konieczne. Osoby, które jednak szperały w przepisach zapewne wiedzą, że obecnie część zasad dotyczących fakturowania znajduje się w odrębnym rozporządzeniu, a część w ustawie o VAT, zaś niektóre w obu tych aktach prawnych.
Zmieni się to z początkiem 2014 r. - zasady wystawiania faktur będą już w całości znajdowały się w ustawie o VAT, a obecne rozporządzenie w całości traci swoją moc. Trwają jednak prace nad nowym rozporządzeniem, które będzie regulować wystawianie faktur dokumentujących niektóre rodzaje transakcji.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy Infakt
