Takie kategorie wydatków kwalifikowanych, jak przykładowo zakup środków trwałych, koszt szkoleń lub usług doradczych powinny być więc ściśle powiązane z projektami, które kwalifikują się do wsparcia w ramach danego działania i powinny przyczyniać się w sposób bezpośredni do realizacji celów projektu. Oznacza to, że wydatek jest tylko wtedy kwalifikowany, kiedy zostaje poniesiony w celu realizacji projektu kwalifikującego się do wsparcia ze środków funduszy strukturalnych. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego opracowało dokument ,,Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013’’.
Zawarto w nim wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków dla funduszy unijnych w myśl Rozporządzenia Rady nr 1083/2006, ustanawiającego ogólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności. Akt ten uchyla wcześniejsze rozporządzenie nr 1260/1999. Zasady zawarte w dokumencie odnoszą się do wydatków ponoszonych przez beneficjenta zarówno w ramach współfinansowania krajowego, jak i ze środków wspólnotowych, w ramach realizacji projektu współfinansowanego z funduszy strukturalnych lub z Funduszu Spójności.
Musisz zmieścić się w czasie
Pod pojęciem okresu kwalifikowania wydatków należy rozumieć okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifikowane. Początek okresu kwalifikowalności wydatków stanowi data otrzymania przez Komisję Europejską Programu Operacyjnego lub data 1 stycznia 2007 r., w zależności od tego, która z tych dat jest wcześniejsza. W przypadku projektów rozpoczętych przed datą 1 stycznia 2007 r. lub datą otrzymania przez Komisję Europejską Programu Operacyjnego, do kosztów kwalifikowanych zaliczamy wydatki faktycznie poniesione po tej dacie. Wydatki poniesione wcześniej nie stanowią wydatku kwalifikowanego. Koniec okresu kwalifikowalności wydatków na potrzeby rozliczenia z Komisją Europejską stanowi data 31 grudnia 2015 r. Datą końcową kwalifikowalności wydatków dla beneficjentów określa instytucja zarządzająca programem operacyjnym, uwzględniając czas potrzebny na dokonanie zamknięcia pomocy w ramach programu i końcowe rozliczenie z Komisją.
Ocena kwalifikowalności wydatku
Ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami. Oceny takiej dokonuje się zarówno na etapie wyboru wniosku, jak i podczas jego realizacji. Na etapie wyboru wniosków sprawdzeniu podlega potencjalna kwalifikowalność wydatków ujętych we wniosku, w tym przede wszystkim następujące elementy: Czy wydatek jest zgodny z postanowieniami programu operacyjnego, czy wydatek jest niezbędny do realizacji przedłożonego projektu, czy wydatek jest efektywny. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi do refundacji w trakcie realizacji projektu będą kwalifikować się do współfinansowania.
Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest w trakcie realizacji projektu, kiedy beneficjent przedkłada kolejne wnioski o płatność. Wówczas sprawdzeniu podlegają przede wszystkim: poniesienie przedłożonego wydatku w ramach współfinansowanego projektu, poniesienie wydatku zgodnie z kryteriami ustalonymi przez komitet monitorujący danego programu operacyjnego, zgodność przedkładanych do refundacji wydatków z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy o dofinansowanie projektu. Kategorie te mogą być ujęte we wniosku o dofinansowanie projektu, stanowiącym załącznik do umowy: zgodność z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego, zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu, efektywność poniesionego wydatku, sposób udokumentowania wydatków.
Dokumentowanie wydatków
Do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez beneficjenta. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu księgowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. O ile Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym nie określi tego inaczej, jako dowód poniesienia wydatku rozumie się opłaconą fakturę lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z wyciągiem bankowym potwierdzającym poniesienie wydatku. Zasady dokumentowania kosztów związanych z wkładem niepieniężnym, amortyzacją oraz innych kosztów określa Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym.
Wkład niepieniężny
Wkład niepieniężny wniesiony na rzecz projektu przez beneficjenta publicznego lub prywatnego w postaci dóbr lub usług, za które nie dokonano płatności, stanowi koszt kwalifikowany przy założeniu, że: polega na wniesieniu nieruchomości w rozumieniu art. 46 § 1 kodeksu cywilnego, urządzeń lub materiałów (surowców), badań, pracy wysoko kwalifikowanej lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy; jego wartość może zostać w niezależny sposób wyceniona oraz jeśli zaistnieje taka konieczność - zweryfikowana. W przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, jej wartość określa się z uwzględnieniem ilości poświęconego czasu na jej wykonanie oraz średniej stawki godzinowej lub dziennej za dany rodzaj pracy. W sytuacji wniesienia przez beneficjenta wkładu niepieniężnego do projektu, współfinansowanie z funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności nie może przekroczyć wartości całkowitych wydatków kwalifikowanych, pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego.
Opłaty finansowe i koszty gwarancji
Opłaty finansowe i koszty gwarancji należą również do grupy wydatków kwalifikowalnych do współfinansowania z funduszy strukturalnych oraz Funduszu Spójności, o ile ich poniesienie jest niezbędne dla przygotowania bądź realizacji projektu oraz nie są zakazane na mocy obowiązujących przepisów prawa wspólnotowego bądź krajowego. O jakich kosztach mówimy? Koszty otwarcia i prowadzenia odrębnego rachunku bankowego dla celów realizacji projektu oraz opłaty pobierane od dokonywanych transakcji finansowych, których dokonanie jest niezbędne dla realizacji projektu; koszty porad prawnych, opłaty notarialne; koszty doradztwa udzielonego przez ekspertów finansowych lub technicznych; koszty audytu i koszty księgowości; koszty obsługi instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie.
Amortyzacja
Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości środków trwałych stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: - Odpisy amortyzacyjne dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywany do jego wdrażania - Zakup środka trwałego nie był wcześniej finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej - Kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu - Wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (DzU 02.76.694, z późno zm.) W przypadku, gdy dane wyposażenie wykorzystywane jest także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania wyposażenia w celu realizacji projektu.
Wydatki niekwalifikowane
Zgodnie z Rozporządzeniem Rady nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 oraz przepisami rozporządzeń, dotyczących poszczególnych funduszy, za niekwalifikowane uznaje się poniższe kategorie wydatków: - Koszty prowizji i odsetek ponoszonych w ramach zobowiązań finansowych - Koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut oraz ujemne różnice kursowe ponoszone w ramach wdrażania i realizowania projektu - Wydatek poniesiony na środek trwały, który był współfinansowany ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 10 lat poprzedzających złożenie wniosku o dofinansowanie projektu - Koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych (z wyjątkiem kosztów związanych z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych po akceptacji instytucji zarządzającej programem operacyjnym) oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd
- Koszty kredytu - Koszt podatku VAT, który może zostać odzyskany na podstawie przepisów krajowych, tj. Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. - Koszt zakupu nieruchomości niezabudowanej przekraczający 10% wartości całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu w projektach, współfinansowanych w ramach EFRR i Funduszu Spójności. W przypadku projektów współfinansowanych ze środków EFRR wyższy udział procentowy jest dopuszczalny tylko w projektach związanych z ochroną środowiska naturalnego, za zgodą instytucji zarządzającej danym programem operacyjnym - wydatki poniesione na mieszkalnictwo w ramach projektów współfinansowanych przez Fundusz Spójności.
Zakaz podwójnego finansowania
Podwójne finansowanie oznacza niedozwolone zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych - wspólnotowych lub krajowych. Podwójnym finansowaniem jest w szczególności: zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności; zrefundowanie kosztów podatku VAT ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. z późniejszymi zmianami; zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności.
Kwalifikowalność wydatków w ramach funduszy strukturalnych Unii Europejskiej jest tematem istotnym dla każdego, kto zamierza ubiegać się o dotacje. Właściwe ujęcie kosztów projektu oraz zgodność projektu z dokumentami programowymi stanowią bowiem podstawę do pozytywnej oceny wniosku. Warto więc przed przystąpieniem do pracy nad dokumentacją aplikacyjną, zapoznać się z ogólnymi zasadami rządzącymi kosztami kwalifikowanymi w ramach funduszy strukturalnych UE oraz ze szczegółowymi wytycznymi w ramach konkretnych programów operacyjnych.
Agnieszka Żurawska- Tatała
Źródło:
