Płatnikiem ZUS są wszystkie osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz firmy mające osobowość prawną. Podlegają one obowiązkowi do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.
Zgłoszenie należy do płatnika
Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych należy do płatnika składek. Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od:
· daty zatrudnienia pierwszej osoby fizycznej lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,
· daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenia albo ubezpieczenia osób z nimi współpracujących.
Zgłoszenia płatnika składek na formularzu ZUS ZFA lub ZUS ZPA należy dokonać w podanych terminach we wskazanej przez Zakład jednostce terytorialnej ZUS w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład. Do przekazywanego zgłoszenia płatnik składek jest zobowiązany dołączyć kopię decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON. Rozliczanie należnych składek, które Przedsiębiorca opłaca za siebie, dokonuje się na deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA - za każdy miesiąc kalendarzowy.
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych zobowiązuje płatników składek do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w jednej z dwóch form:
· elektronicznej, utworzonej w aktualnej wersji programu "Płatnik" - obowiązkowej dla płatników rozliczających składki za więcej niż 20 osób,
· papierowej, tj. w postaci formularzy, dostępnych w każdej jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, lub wydruków z aktualnej wersji programu "Płatnik" - z której mogą korzystać płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 20 osób.
Dostarczanie dokumentów ubezpieczeniowych w postaci elektronicznej umożliwia znaczne skrócenie czasu ich przekazywania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz wprowadzania do systemu informatycznego. Eliminuje także czynności związane z ręcznym wypisywaniem lub drukowaniem dokumentów ubezpieczeniowych. Co za tym idzie, daje również większe gwarancje prawidłowego zapisu danych na koncie płatnika i ubezpieczonego.
Warunkiem korzystania z elektronicznej formy przekazywania dokumentów jest posiadanie programu "Płatnik". Tylko pliki pochodzące z tego programu są przyjmowane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
W formie elektronicznej płatnik może przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe na dwa sposoby:
· za pomocą teletransmisji, wykorzystując komputer osobisty i modem - warunkiem skorzystania z tego sposobu jest autoryzacja specjalnych kluczy, za pomocą których przesyłane dokumenty będą zabezpieczone,
· dostarczając je na komputerowym nośniku informacji (CD ROM); z tego sposobu przekazywania dokumentów, mogą korzystać wyłącznie płatnicy, którzy rozliczają składki za więcej niż 1000 ubezpieczonych - warunkiem skorzystania z omawianego sposobu jest wcześniejsze uzyskanie zgody dyrektora właściwego oddziału ZUS, który wskaże miejsce dostarczenia nośnika i jego rodzaj, a ponadto autoryzacja specjalnych kluczy, o których mowa wyżej.
Ubezpieczenia i wskaźniki
Do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych należą :
· ubezpieczenia emerytalne
· ubezpieczenia rentowe
· ubezpieczenia wypadkowe
· ubezpieczenia zdrowotne
Osoby płacące składni na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podlegają także obowiązkowi odprowadzania składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Nie opłaca się składek na ten fundusz za osoby podlegające ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na zasadzie dobrowolności.
Ubezpieczenie chorobowe ma charakter dobrowolny i zależą od woli płatnika.
Dla wszystkich ubezpieczonych wysokość składek na poszczególne ubezpieczenia od 1 stycznia 2003 r. wynosi:
· ubezpieczenia emerytalne - 19,52% podstawy wymiaru
· ubezpieczenia rentowe - 13,00% podstawy wymiaru
· ubezpieczenia wypadkowe - od 0,97% do 3,86% podstawy wymiaru
· ubezpieczenia zdrowotne - 8% podstawy wymiaru
· ubezpieczenie chorobowe - 2,45% podstawy wymiaru
Od 1 stycznia 2003 r. stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe (od 0,97% do 3,86%) płatnicy składek ustalają samodzielnie na podstawie ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Składka na Fundusz Pracy od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 r. wynosi 2,45% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 r. wynosi 0,15% podstawy wymiaru.
Wysokość kosztów pracy można oszacować w kalkulatorze płacowym.
Terminy rozliczania i opłacania składek
Składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na fundusze poza ubezpieczeniowe (Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) za dany miesiąc kalendarzowy należy rozliczać i opłacać w następujących terminach:
· do 5. dnia następnego miesiąca - jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze w rozumieniu art. 18 ust. 1, art. 19 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych,
· do 10. dnia następnego miesiąca - osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,
· do 15. dnia następnego miesiąca - pozostali płatnicy.
Dodatkowe informacje dotyczące terminu rozliczania i opłacania składek można uzyskać na stronie kalendarium. Umożliwi ona sprawdzenie ważnych terminów i ułatwią rozliczenia na czas.
Program Płatnik
Ustawa z dnia 11 stycznia 2001 roku o zmianie systemu ubezpieczeń społecznych, nałożyła na płatników obowiązek przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS drogą elektroniczną. W tym celu został też stworzony bezpłatny program dla płatników składek „Płatnik”. Najnowsza wersja tego programu znajduje się pod adresem "Płatnik", wraz z podręcznikiem użytkownika oraz specyfikacją wejścia-wyjścia, definiującą format wymienianych plików.
Celem programu „Płatnik” jest ułatwienie płatnikom współpracy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Program pozwala na przygotowanie i wydruk dokumentów ubezpieczeniowych, które następnie w formie papierowej mogą być dostarczone do ZUS.
Rozszerzeniem programu płatnik jest program Płatnik Przekaz Elektroniczny, który umożliwia emisję dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej. Pozwala on na przekazywania do ZUS dokumentów drogą teletransmisji oraz odbieranie potwierdzeń przesłania dokumentów. Wspomaga on postępowanie na wszystkich etapach elektronicznych kontaktów pomiędzy płatnikiem a ZUS, począwszy od uruchomienia tej formy łączności, poprzez bieżące wykorzystanie sieci internetowych do transmisji dokumentów, aż po zakończenie komunikacji.
Do przygotowywania dokumentów ubezpieczeniowych płatnicy składek są zobowiązani stosować aktualną wersję programu "Płatnik" i programu "Płatnik Przekaz Elektroniczny.
Funkcje programu "Płatnik" możemy podzielić następująco:
1. Przygotowanie do pracy z programem:
· rejestracja danych identyfikacyjnych i ewidencyjnych płatnika,
· rejestracja danych dotyczących kont bankowych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
2. Przygotowanie dokumentów ubezpieczeniowych – obejmuje:
· rejestrację danych dotyczących ubezpieczonych, która może odbywać się dwiema metodami:
o wczytanie (import) z pliku danych źródłowych dotyczących ubezpieczonych; pliki tekstowe o określonym formacie mogą być generowane przez programy kadrowo-płacowe płatników,
o wprowadzanie manualne za pomocą klawiatury komputerowej,
· wypełnianie i poprawianie dokumentów ubezpieczeniowych, tj. między innymi:
o wyliczanie składek,
o kontrola formalna,
o przeglądanie i korekta.
Emisja dokumentów ubezpieczeniowych i przelewów dla banku
· w formie papierowej - drukowanie,
· w formie elektronicznej - zapis (eksport) do pliku
Płatnicy prowadzących jednoosobową działalność nie posiadają zazwyczaj systemów KP, z których mogli by pobierać potrzebne dane. W ich wypadku praca z programem będzie polegała jednorazowym zarejestrowaniu swoich danych, a następnie comiesięcznym, ręcznym przygotowaniu dokumentów ubezpieczeniowych, które następnie będą wysyłane do ZUS.
W przypadku gdy firma ma osobowość prawną albo zatrudnia wielu pracowników, praca z programem będzie uproszczona. Większość z nich posiada bowiem odpowiednie oprogramowanie, które można przystosować do przygotowywania danych pochodzących z KP. Praca z Płatnikiem zostaje w dużym stopniu zautomatyzowana, dane które zostały raz wprowadzone do systemu KP mogą być wielokrotnie wykorzystane do tworzenia dokumentów ubezpieczeniowych.
Polecamy użytkowanie programu Płatnik ponieważ znacznie ułatwia on przygotowywanie dokumentów ubezpieczeniowych oraz pozwala uniknąć błędów mogących powstać przy ich ręcznym wypełnianiu.
Jacek Rupiński
Wszystkie składki i zasiłki ZUS w Niezbędniku przedsiębiorcy
