Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi (KPiR) niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży – tak wskazuje rozporządzenie o prowadzeniu KPiR. A co w sytuacji, gdy fakturę otrzymamy z opóźnieniem i nie mamy podstawy księgowania?
Niezwłoczność wpisu wymaga od nas zapisu w KPiR już chwili otrzymania, wpis powinien odbyć się wcześniej niż na koniec danego dnia, bezpośrednio przed przekazaniem do magazynu lub przerobu czy sprzedaży. Oznacza to, że praktycznie odbiór towaru powinien odbyć się jednocześnie z wpisem do KPiR.
Na koniec dnia wpisywać należy wydatki pozostałe, czyli wszystkie inne poza towarami handlowymi i materiałami podstawowymi.
Podstawą do dokonywania zapisów muszą być dokumenty księgowe (z reguły jest to faktura VAT). Może się zdarzyć tak, że dostawca wyśle towar bez faktury, którą wystawi w terminie późniejszym. Może się zdarzyć również tak, że:
- wystąpi odbiór osobisty, na miejscu u sprzedawcy,
- płatność dokonywana jest gotówką ,
- faktura będzie wystawiona w terminie późniejszym niż odbiór towaru.
Ustawodawca przewidział, że należy wówczas sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając na nim imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis musi być potwierdzony datą i podpisem oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą.
Opisu nie należy mylić z dowodem wewnętrznym, mino że forma wystawienia obu dokumentów jest podobna.
Jak już wskazaliśmy zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się, z zastrzeżeniem jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Podatnik może nie sporządzać opisu, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, pod warunkiem że specyfikacja spełnia wymogi określone dla opisu.
Opis lub specyfikacja z datą i podpisem osoby uprawnionej do dokonywania operacji gospodarczych (np. przedsiębiorca, upoważniony pracownik) stanowią dowody księgowe. Zapisu w KPiR w danym dniu otrzymania można dokonać na ich podstawie.
Gdy otrzymamy już fakturę
Po otrzymaniu faktury ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.
Jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał lub towar handlowy w tym samym miesiącu, opis, dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury. Wcześniej wprowadzony opis lub specyfikację należy zatem skorygować do zera (znak minus przy polu księgowym lub kolor czerwony zapisu). Wydaje się, że skoro opis wystawił sam podatnik, a obecnie tę samą czynność dokumentuje faktura, prawidłową drogą jest rozwiązanie, w którym fakturę księguje się wówczas w dacie jej wystawienia – a dotychczasowy zapis na podstawie opisu skreśla się.
| Szukasz informacji o podatku VAT? www.VAT.pl Zebrane w jednym miejscu wskaźniki, deklaracje, akty prawne i narzędzia podatkowe. Baza wiedzy podatkowej skierowana do podmiotów gospodarczych. |  |
Błędy (w tym momencie za błąd można uznać księgowanie na podstawie niewłaściwego dokumentu) poprawia się poprzez wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów (tutaj będzie to faktura VAT) lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów (jeżeli kwota z opisu i faktury różnią się). Dotychczasowy zapis na podstawie opisu należy wyeliminować do zera w uwagach (poz. 16 KPiR) wpisując jednocześnie, że powodem wyzerowania jest otrzymanie w danym terminie faktury).
Postępować należy zatem zgodnie z zasadą z rozporządzenia: jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał lub towar handlowy w tym samym miesiącu, opis, dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury. Wydaje się, że jeżeli fakturę przedsiębiorca otrzyma w następnym okresie rozliczeniowym, zapisu w KPiR nie powinien korygować i pozostawić jako podstawę księgowania – opis lub podpisaną specyfikację.
Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i podatki
