Kto może przeprowadzić kontrolę w firmie i w jakiej sprawie?
Kontrole w jednoosobowych firmach mogą przeprowadzać: urząd skarbowy, ZUS, Państwowa Inspekcja Pracy czy Urząd Kontroli Skarbowej. Niniejszy artykuł omawia wyłącznie kontrolę podatkową z urzędu skarbowego, która jest wysoce prawdopodobna w przypadku jednoosobowych firm.
Zakres uprawień kontrolerów zależy od rodzaju wszczętego postępowania. Lokalny urząd skarbowy jest uprawniony tylko do przeprowadzania procedury kontrolnej w zakresie zobowiązań podatkowych, np. z tytułu PIT oraz VAT.
Czy kontrola może być niezapowiedziana?
 | »Kogo w tym roku skontroluje skarbówka? |
Istnieją jednak przypadki, w których wciąż praktykowana jest niezapowiedziana kontrola. Powiadomienie o kontroli nie jest wysyłane, jeżeli dotyczy ona:
- zwrotu naliczonego podatku VAT,
- nieopodatkowanych przychodów,
- działalności gospodarczej, która nie została wcześniej zgłoszona,
- postępowania przygotowawczego wszczętego przez organ podejrzewający popełnienie przestępstwa (karnego lub skarbowego),
- doraźnego sprawdzenia spisu z natury lub ewidencji kasy fiskalnej.
Podstawa kontroli to upoważnienie
W przypadku kontroli podatkowej, istotną rolę pełni dokument określany jako „upoważnienie”. Prawidłowo sporządzone upoważnienie, jako podstawa postępowania kontrolnego, prócz podpisu osoby upoważnionej (naczelnika właściwego urzędu skarbowego) powinno zawierać następujące elementy:
- dokładne oznaczenie urzędu skarbowego,
- datę oraz miejsce sporządzenia dokumentu,
- wskazanie podstawy prawnej dla kontroli (ustawa, ordynacja podatkowa),
- oznaczenie kontrolowanego (m.in. numer NIP),
- personalia wszystkich urzędników przeprowadzających kontrolę oraz ich numery legitymacji,
- przewidywany czas trwania kontroli,
- dokładny zakres działań kontrolnych (np. sprawdzenie podstawy ustalenia podatku PIT za lata 2008-2011).
foto: thetaXstock
Ostatni element upoważnienia z powyższej listy odgrywa szczególną rolę, ponieważ fiskus jest związany zakresem kontroli. Oznacza to, że urzędnik oddelegowany do przedsiębiorstwa może domagać się okazania tylko tych dokumentów, które dotyczą zobowiązań podatkowych i przedziału czasu wymienionego w upoważnieniu (inne działania kontrolera są bezprawne i można wnieść na nie skargę).
Czy trzeba dysponować historycznymi dokumentami?
Tak - wedle generalnej zasady dokumentacja podatkowa musi być przechowywana przez 5 lat od końca roku, w którym przypada termin płatności danego zobowiązania. W związku z tym, organ podatkowy w 2012 r. wciąż może zażądać udostępnienia całej dokumentacji, która została wykorzystana do rozliczenia PIT w roku 2006. Przedsiębiorca samodzielnie prowadzący księgowość powinien składować archiwalne dokumenty w miejscu wykonywania działalności lub pod adresem wskazanym jako siedziba przedsiębiorstwa (podobnie jak aktualne księgi podatkowe).
W trakcie kontroli należy przedstawić dokumenty rejestracyjne
Każdy przedsiębiorca w trakcie kontroli musi okazać dokumenty rejestracyjne firmy. Chodzi przede wszystkim o dokumenty potwierdzające wpis do CEIDG, nadanie NIP-u oraz nadanie REGON-u. Konieczność okazania innych dokumentów niż rejestracyjne firmy zależy od zakresu kontroli.
| »Myślisz, że kontrola fiskusa Ci nie grozi? A zapłaciłeś abonament? |
Kontrola może dotyczyć ksiąg podatkowych
W trakcie kontroli podatkowej, przedsiębiorca (lub biuro rachunkowe odpowiedzialne za księgowość firmy) może być zobowiązany do przedstawienia m.in. ksiąg podatkowych. Księgi podatkowe to różnego rodzaju dokumenty, ewidencje i rejestry prowadzone dla celów podatkowych. O tym co konkretnie kryje się pod pojęciem ksiąg podatkowych, decyduje forma opodatkowania.
Podatnicy objęci kartą podatkową, w trakcie kontroli mogą być zobowiązani okazać:
- ewidencję zatrudnienia,
- rachunki oraz faktury wystawione na życzenie klientów,
- rejestry sprzedaży i zakupów VAT (wraz z fakturami) - jeśli firma jest podatnikiem VAT.
- ewidencji przychodów,
- wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- wykazu wyposażenia,
- dowodów zakupu towarów (rachunki i faktury),
- rejestrów sprzedaży i zakupów VAT - jeśli firma jest podatnikiem VAT.
- wydruki z KPiR (należy je sporządzać za każdy miesiąc, do 20 dnia następnego miesiąca),
- wszystkie dowody księgowe, w tym rachunki i faktury dokumentujące zarówno przychody, jak i koszty,
- rejestry sprzedaży i zakupów VAT - jeśli firma jest podatnikiem VAT,
- ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- ewidencje przebiegu pojazdów,
- ewidencję zatrudnionych pracowników (tzw. imienne karty wynagrodzeń),
- ewidencję wartości dewizowych,
- ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy.
Rejestry VAT, kasa fiskalna i deklaracje podatkowe
 | »Żona z sąsiadem doniosą do skarbówki |
Niezależnie od formy opodatkowania, przedsiębiorca w trakcie kontroli może zostać poproszony o raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumenty z kasy fiskalnej przez 5 lat. Ponadto, przedsiębiorcy mający obowiązek rejestrować sprzedaż kasą fiskalną, powinni spodziewać się kontroli mających na celu sprawdzenie nienaruszalności kasy (obecność plomb) oraz czy za każdą sprzedaż wydawane są paragony.
Księgi podatkowe, dokumenty z kasy fiskalnej i rejestry VAT to nie wszystko, co może objąć kontrola skarbowa. Przedsiębiorca musi być również gotowy na przedstawienie deklaracji podatkowych, jeśli upoważnienie kontrolerów to nakazuje. Np. jeśli chodzi o VAT-owców, należy przedstawić deklaracje VAT-7 lub VAT-7K, wraz z odpowiednimi potwierdzeniami przekazania ich do urzędu skarbowego (np. druki z poczty). Deklaracje podatkowe należy przechowywać do 5 lat wstecz. Nie ma natomiast konieczności przedstawienia deklaracji PIT-5, ponieważ na początku 2007 roku zniesiono konieczność jej wypełniania i składania w urzędzie skarbowym. Mimo tego, warto sporządzać formularze PIT-5 dla własnych potrzeb. Kontroler może bowiem domagać się uzasadnienia kwoty zaliczki na podatek dochodowy w danym okresie. Wówczas PIT-5 powinien stanowić wystarczający dowód.
Do czego służy książka kontroli?
Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać w swojej firmie dokumentację dotyczącą przeprowadzanych kontroli. Należy nie tylko zachować upoważnienia i protokoły, ale również posiadać książkę kontroli. Jest to ewidencja, która uwzględnia między innymi: liczbę dotychczasowych kontroli, czas ich trwania czy zalecenia pokontrolne wydawane przez organ podatkowy.
Wpisów w książce kontroli dokonują sami kontrolerzy, ale dokument przechowuje przedsiębiorca. Książka kontroli pozwala m.in. ustrzec firmę przed nadmierną liczbą kontroli oraz służy jako dowód potwierdzający wprowadzanie zaleceń pokontrolnych. Ponadto, na podstawie zapisów w książce ustala się czy zalecenia pokontrolne zostały wprowadzone.
/Sebastian Bobrowski (inFakt)
Źródło:
