Początek roku to dla wielu podatników czas pytań o PIT-y. Najczęściej powtarza się jedno: do kiedy pracodawca musi przekazać PIT i w jakiej formie? Przepisy jasno określają zarówno terminy, jak i sposób wysyłki dokumentów. Ich niedotrzymanie może mieć konsekwencje dla płatnika, nie dla pracownika.
Już wkrótce rozpocznie się coroczny sezon rozliczeń podatkowych. Jednym z pierwszych kroków dla pracownika jest otrzymanie informacji PIT-11 od pracodawcy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca, jako płatnik, ma dwa odrębne obowiązki:
- do końca stycznia musi przesłać informacje podatkowe do urzędu skarbowego (w 2026 roku termin wypada 2 lutego),
- do końca lutego musi przekazać PIT podatnikowi (w 2026 roku będzie to 2 marca).
Zobacz także
W praktyce oznacza to, że pracownik swój PIT otrzyma najpóźniej pod koniec lutego, nawet jeśli urząd skarbowy dostał go wcześniej.
Papier nie wchodzi w grę
Od kilku lat obowiązuje zasada pełnej elektronizacji dokumentów przesyłanych do fiskusa. Płatnik nie ma prawa wysłać PIT-ów do urzędu w formie papierowej. Takie dokumenty zostaną odrzucone. Informacje podatkowe muszą być wysyłane przez internet i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo w przypadku osób fizycznych podpisane danymi uwierzytelniającymi.
Jednolity termin i elektroniczna forma dotyczą m.in. druków: PIT-11, PIT-4R, PIT-8C, PIT-8AR, PIT-R, PIT-11A, PIT-40A. Wyjątkiem jest IFT-1R, który do urzędu skarbowego trafia do końca lutego, czyli miesiąc później.
PIT dla pracownika w dowolnej formie
Inaczej wygląda sytuacja po stronie podatnika. Przepisy dają pracodawcy większą elastyczność w sposobie przekazania informacji. PIT przekazywany pracownikowi może mieć:
- formę elektroniczną (np. e-mail, system kadrowy),
- formę papierową (wydrukowaną i podpisaną tradycyjnie).
Kluczowe znaczenie ma jednak nie forma, lecz termin. PIT musi trafić do pracownika najpóźniej do końca lutego, ponieważ od tego momentu podatnik może przystąpić do prawidłowego rozliczenia rocznego z fiskusem.
Nie każdy dostanie PIT od pracodawcy
Warto pamiętać, że obowiązek wystawiania PIT-ów nie dotyczy wszystkich źródeł przychodów. Dokumentów od płatnika nie otrzymają m.in.:
- osoby samozatrudnione,
- osoby uzyskujące przychody z działalności wykonywanej osobiście,
- wynajmujący prywatnie mieszkania.
W tych przypadkach podatnik sam oblicza zaliczki i wykazuje przychody bezpośrednio w rocznym zeznaniu podatkowym.
Brak PIT-u nie zwalnia z rozliczenia
Jeśli pracodawca nie przekaże PIT-u w terminie, nie oznacza to, że podatnik nie składa zeznania rocznego. Wręcz przeciwnie, w takiej sytuacji należy samodzielnie ustalić kwoty przychodów i zaliczek oraz złożyć PIT do urzędu skarbowego. Odpowiedzialność za rozliczenie podatku zawsze spoczywa na podatniku. Nawet jeśli płatnik nie wywiązał się ze swoich obowiązków.
