Obowiązkowy KSeF zbliża się wielkimi krokami. Choć ustawodawca dał firmom więcej czasu, to zdaniem ekspertów nie ma już miejsca na zwlekanie. "To ostatni moment, by zacząć realne przygotowania" – ostrzega Tomasz Mamys.
– Przesunięcie terminów nie oznacza, że można czekać do ostatniej chwili. To czas na przygotowanie m.in. analizę procesów, wdrożenie odpowiednich narzędzi IT, edukację pracowników i klientów. Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek, ale również szansa na uporządkowanie fakturowania i szybszy dostęp do zwrotu VAT – zaznacza Tomasz Mamys, Starszy Kierownik Zespołu Technicznego Wsparcia Sprzedaży.
W ocenie Tomasza Mamysa skuteczne przejście na KSeF wymaga znacznie więcej niż tylko spełnienia nowych formalnych obowiązków. To moment, który odpowiednio wykorzystany, może pomóc firmom w uporządkowaniu, uproszczeniu i unowocześnieniu wewnętrznych procesów. Rozmówca wskazuje, że przygotowania powinny rozpocząć się od dokładnej analizy procesów związanych z fakturowaniem – od wystawiania faktur, przez ich przesyłanie i odbiór, aż po archiwizację. Każdy z tych elementów należy ocenić pod kątem zgodności z wymaganiami KSeF i zidentyfikować ewentualne luki wymagające modyfikacji.
Wybór narzędzi IT i zarządzanie dostępami
Kolejnym krokiem jest dobór odpowiednich narzędzi IT. Firmy powinny sprawdzić, czy ich obecne systemy księgowe i fakturowe można zintegrować z KSeF. Tam, gdzie to niemożliwe, warto rozważyć wdrożenie nowego oprogramowania lub skorzystanie z darmowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, takich jak e-mikrofirma.
Mamys podkreśla również znaczenie zarządzania dostępem – czyli stworzenia jasnych zasad przydzielania uprawnień do obsługi systemu zarówno dla pracowników, jak i dla współpracujących biur rachunkowych. Dodatkowo podmioty powinny też przygotować się na sytuacje awaryjne, poznając zasady działania trybu offline24 i opracowując wewnętrzne procedury umożliwiające kontynuowanie pracy w przypadku awarii.
Ekspert zwraca uwagę na konieczność śledzenia zmian dotyczących faktur korygujących i załączników, ponieważ nowe przepisy umożliwiają dołączanie plików do faktur ustrukturyzowanych – co wymaga wdrożenia odpowiednich rozwiązań organizacyjnych i technologicznych.
Nie bez znaczenia są też działania edukacyjne m.in. udział w szkoleniach, webinariach oraz kursach online. Równie istotna jest weryfikacja przygotowania biura rachunkowego, by upewnić się, że posiada ono odpowiednie kompetencje i systemy wspierające obsługę e-fakturowania.
Nie obowiązek, a okazja do rozwoju
– Nie warto traktować KSeF jako przykrego obowiązku. To szansa na ograniczenie błędów, uproszczenie procesów i przyspieszenie zwrotu VAT. Im wcześniej firmy rozpoczną przygotowania, tym łatwiej przejdą przez wdrożenie bez niepotrzebnego chaosu. Zdecydowanie nie warto czekać do ostatniej chwili – podsumowuje Mamys.
Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 2026 roku dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT). Zostanie wprowadzony w dwóch głównych etapach z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców. Od 1 lutego 2026 r. zancznie obowiązywać dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem). Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
