Standardowo fakturę wystawia się po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru, ewentualnie po otrzymaniu zapłaty, jeśli ma to miejsce przed sprzedażą. Warto jednak wiedzieć, że obecnie możliwe jest wystawienie faktury także do 30 dni przed transakcją. O czym trzeba pamiętać wystawiając fakturę przed sprzedażą?
Od początku 2014 r. faktury można wystawiać do 30 dni przed dokonaniem sprzedaży lub do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce transakcja.
Kiedy trzeba zapłacić VAT?
Chwila wystawienia faktury nie wpływa jednak na moment rozliczenia podatku, a więc transakcje ujmuje się w ewidencji VAT w chwili sprzedaży (a nie wystawienia faktury) i rozlicza w deklaracji VAT za miesiąc (lub kwartał), w którym nastąpiła sprzedaż. Data widniejąca faktury zwykle nie ma znaczenia. To ogólna zasada, od której istnieją jednak wyjątki, o których warto pamiętać.
ReklamaZobacz także
Obowiązek podatkowy w dacie wystawienia faktury powstaje w przypadku wystawiania dokumentów przed sprzedażą dotyczących m.in.:
- dostawy mediów,
- najmu, dzierżawy, leasingu,
- ochrony osób,
- stałej obsługi prawnej i biurowej,
- usług budowlanych,
- usług wydawniczych.
A więc np. dostawca mediów lub właściciel firmy budowlanej, który wystawi fakturę przed sprzedażą usługi, będzie musiał wcześniej zapłacić VAT z niej wynikający (w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił dokument).
Uwaga:
Przedsiębiorcy świadczący wyżej wymienione usługi, w przypadku których
wystawienie faktury jest równoznaczne z powstaniem obowiązku rozliczenia
podatku, zamiast faktur przed sprzedażą mogą wystawiać faktury proforma, które
nie powodują powstania obowiązku podatkowego.
A co z podatkiem dochodowym?
Wystawienie faktury przed sprzedażą nie wiąże się z koniecznością natychmiastowej zapłaty podatku dochodowego. Przychód i obowiązek jego rozliczenia powstają dopiero z chwilą faktycznej sprzedaży, a zatem podobnie jak w przypadku VAT nie ma to związku z terminem wystawienia faktury.
Warto jednak pamiętać, że nieco inaczej jest w przypadku kosztów. Standardowo faktury kosztowe rozlicza się w dacie wystawienia faktury, a nie daty sprzedaży. Co za tym idzie, nabywca może rozliczyć w kosztach fakturę wystawioną przed sprzedażą, ale gdyby transakcja nie doszła do skutku to istnieje prawdopodobieństwo, że będzie miał obowiązek skorygować rozliczenia.
W sytuacji, gdy istnieje szansa, że transakcja nie będzie jednak miała miejsca, to być może lepszym pomysłem jest wystawienie proformy.
Niekiedy fakturę można wystawić wcześniej niż na 30 dni przed sprzedażą
30 dni przed sprzedażą nie jest najwcześniejszym terminem wystawienia faktury. Jeszcze wcześniejsze fakturowanie jest możliwe w przypadku gdy transakcja dotyczy usług lub towarów co do których ustalane są następujące po sobie okresy płatności lub rozliczeń (w tym usługi ciągłe z płatnościami rzadszymi niż rok).
Jeżeli faktura na tego typu usługi lub towary zawiera informację jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy można ją wystawić nawet kilka miesięcy wcześniej. Wtedy nie ma bowiem określonego minimalnego terminu jej wystawienia.
Za usługi ciągłe uznaje się m.in. dostawy energii cieplnej, wody, dostawy energii elektrycznej czy też najem, dzierżawę, przechowanie itp.
Czy można wystawiać faktury zaliczkowe przed otrzymaniem płatności?
Obecnie do faktur zaliczkowych zastosowanie ma taka sama zasada ogólna, jak w przypadku innych faktur. To oznacza, że fakturę zaliczkową można wystawiać przed otrzymaniem zaliczki (jednak nie wcześniej niż 30 dni przed tym terminem), ale tylko wtedy gdy znany jest dokładny terminy wpłaty środków pieniężnych przez kontrahenta.
Ponadto przedsiębiorca nie wystawia faktur zaliczkowych w przypadku usług takich jak: dostawa energii elektrycznej, usługi telekomunikacyjne, leasing, najem dzierżawa itp.
A co jeśli transakcja nie dojdzie do skutku?
Największym ryzykiem związanym z wystawianiem faktur przed sprzedażą jest to, że transakcja faktycznie nie dojdzie do skutku. Wątpliwości wśród przedsiębiorców budzi też sytuacja, gdy nie jest dokładnie znana data dokonania transakcji. W tym drugim przypadku bezpiecznym rozwiązaniem może być wystawienie tradycyjnej „proformy” zamiast faktury przed sprzedażą. Jeżeli natomiast do sprzedaży w ogóle nie dojdzie, przedsiębiorca ma dwie możliwości:
- anulować fakturę, ale tylko w sytuacji, gdy nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego, tzn. nie została przekazana nabywcy,
- wystawić fakturę korygującą „do zera”, jeżeli faktura została już przekazana nabywcy.
Brak korekty faktury skutkuje koniecznością zapłaty podatku z tej faktury.
