Działania w obszarze public relations, choć z założenia powinny mieć charakter ciągły, planowy i długofalowy bo wtedy przynoszą pożądane efekty, często przybierają postać pojedynczych projektów czy krótkich kampanii komunikacyjnych – najczęściej w obszarze tzw. PR produktu. O tym ile będą nas kosztować może zdecydować m.in. przyjęty model organizacji pracy.
Specjalista PR w firmie
To komfortowa sytuacja dla każdej organizacji. Człowiek wewnątrz wie wszystko o organizacji. Ma, a przynajmniej powinien mieć, dobry kontakt z zarządem i realny wpływ na strategię rozwoju firmy, a przynajmniej sposób komunikacji tej strategii. Gwarantuje również stałe i planowane działania komunikacyjne. Warunek jest jeden – musi być specjalistą z wyższej półki. Wtedy ww. założenia są prawdziwe. Osoby mianowane z innych stanowisk i wchodzące w rolę PR menedżera, bez gruntownego doświadczenia, nie spełnią tej roli. Wręcz przeciwnie mogą okazać się głównym ‘hamulcowym’ całego procesu komunikacji organizacji.
Wracając jednak do specjalisty z właściwym doświadczeniem do przejęcia odpowiedzialności za politykę komunikacyjną organizacji zatrudniając go (lub ją – kobiet w branży PR jest statystycznie więcej) musimy liczyć się z etatem menedżerskim podobnym do tych, na innych strategicznych w firmie stanowiskach. Doliczając opłaty związane z etatem możemy spodziewać się w budżecie pozycji z przedziału 10 – 20 tysięcy złotych miesięcznie.
Wolny strzelec
Podobnie jak specjalista etatowy, freelancer PR nawiązując bliską współpracę z organizacją może zbliżyć się w znajomości organizacji i relacjach z zarządem do sytuacji, w której zwykle znajduje się specjalista etatowy. W przypadku wolnego strzelca musimy jednak liczyć się z tym, że nie poświęcimy nam 100 proc. swojego czasu. Zwykle jednocześnie realizuje dwa do trzech projektów. Z drugiej strony rozliczamy się z nim za określony pakiet zadań. Jest poza wieloma, sami wiemy jak czasochłonnymi procedurami organizacyjnym, a jego czas pracy jest zwykle nielimitowany, więc w zasadzie może wykonać podobną pracę do specjalisty in-house realizując dwa do trzech zleceń jednocześnie.
Zaletą wolnego strzelca PR jest również to, że pracując dla różnych branż i realizując różne projekty dysponuje siłą rzeczy większym doświadczeniem od specjalisty zatrudnionego na etacie, który skupia się przez dłuższy czas na działaniach wyłącznie naszej firmy. Jego zaletą mogą być również koszty zatrudnienia. To on nam, jako podwykonawca wystawia fakturę, a jego usługa jest dla nas kosztem. Może też odejść na jakiś czas, kiedy nasze potrzeby w obszarze PR są mniejsze, po czym wrócić – o ile będzie dysponował wolnym czasem - realizując kolejne zadania.
Oba powyższe rozwiązania organizacyjne w zakresie PR mają jedną wadę, niezależną od talentu zatrudnianych osób, a mianowicie ograniczone tzw. ‘moce przerobowe’.
Agencja PR
Jeżeli mamy do zrealizowania działania komunikacyjne o większym rozmachu lub pracujemy w modelu możliwie szerokiego outsourcingu usług warto zastanowić się nad współpracą z agencją public relations. Model i zakres współpracy w tym przypadku jest najbardziej skalowalny. Na nasze potrzeby pracuje zwykle zespół, którego skład może być zmieniany w zależności od potrzeb i wyzwań komunikacyjnych. Inny zespół pomoże nam zakomunikować wprowadzenie nowego produktu lub usługi na rynek, a kolejny lub uzupełniony zespół zażegnać sytuację kryzysową, gdy produkt z jakiegoś powodu może okazać się wadliwy.
Za agencją, podobnie jak freelancerem przemawia również możliwość elastycznego kształtowania czasu i intensywności współpracy, na które zgadzamy się podpisując umowę o współpracy. Faktura agencji jest też dla nas kosztem uzyskania przychodu.
Ponadto z agencją określone zadania możemy zrealizować szybciej – w zależności od projektu obsługujący nas zespół może zostać powiększony o dodatkowe osoby, po czym wrócić do poprzedniej postaci. Tej elastyczności nie zapewnimy sobie z przyczyn obiektywnych wiążąc się ze specjalistą na etacie czy wolnym strzelcem.
Nie wszystkie agencje PR radzą sobie natomiast z odpowiednią znajomością problematyki klienta oraz, będąc na zewnątrz organizacji, pozyskiwaniem informacji do wykorzystania od klienta. Koszty obsługi agencyjnej mogą, choć nie muszą w porównaniu z kosztami zatrudnienia dobrego etatowego specjalisty, być wyższe od innych form organizacji działań PR.
Czy istnieje model idealny?
Jeśli tak, to nie jeden. Przy dużych, mocno absorbujących projektach nie poradzimy sobie bez zespołu, który może zaoferować agencja PR (lub alternatywnie stworzenia własnego zespołu public relations, na który jednak mogą sobie pozwolić wyłącznie najwięksi gracze). Przy projektach mniejszych freelancer lub specjalista in-house teoretycznie rozwiązują problem. Jednak to rozwiązanie ma jedną zasadniczą wadę. Mocne zaangażowanie pojedynczej, nawet doświadczonej osoby wyłącznie w bieżące aktywności mocno ogranicza możliwość strategicznego spojrzenia na politykę komunikacyjną firmy z odpowiednim dystansem. Brak czasu jest zwykle zabójcą kreatywności i ogranicza możliwość dokonania obiektywnej, odpowiednio przeanalizowanej oceny sytuacji.
Wydaje się zatem, że szukając właściwego modelu organizacji działań PR możnaby wskazać dwie drogi pozwalające uniknąć niebezpieczeństw, o których wspomniałem. W przypadku mniejszych wyzwań komunikacyjnych i większej elastyczności czasowej skupić się na zatrudnieniu specjalisty PR posiłkując się wsparciem pojedynczych specjalistów z zewnętrz.
Kiedy planujemy działania o większym zasięgu, czas jest dla nas znaczącą kwestią, lub wyzwanie jest ambitne i wymagające szerokiej wiedzy i doświadczenia w różnych obszarach komunikacji dobrym rozwiązaniem będzie zatrudnienie agencji public relations, a idealnym model łączony, w którym za współpracę z agencją odpowiadał będzie doświadczony specjalista in-house.
Michał Sobiło
ekspert public relations, Client Service Director w agencji Imago Public Relations.
Jest wiceprzewodniczącym Polskiego Stowarzyszenia Public Relations Oddział Śląsk.
Źródło:
