Trudność ta wynika z kilku powodów, jej przebieg jest regulowany przez kodeks pracy a co ważniejsze jej celem nadrzędnym jest mimo wszystko spowodowanie aby pracownik ponownie świadczył pracę z oczekiwanym standardem.
Jeżeli do tego dodamy silne emocje towarzyszące obu stronom to mamy iście wybuchową mieszaninę. Odpowiedzialność dyscyplinarna również rządzi się sztywnymi standardami. Michale Armstrong wyróżnia tu trzy zasady:
* Pracownicy powinni znać standardy efektywności, które muszą osiągać oraz zasady których muszą przestrzegać.
* Pracownikom należy jasno wskazać w jakiej dziedzinie osiągają niedostateczne efekty lub jakie zasady zostały przez nich złamane
* Z wyjątkiem poważnych przypadków nieodpowiedniego zachowania, przed podjęciem działań pracownikom należy dać szansę poprawy.
Już same te przesłania sugerują aby firma w swoim regulaminie wewnętrznym umieściła swój własny standard takiej rozmowy co ważne zgodny z Kodeksem Pracy. Takie działanie zabezpiecza organizację przed zbędnymi kosztami ewentualnych procesów wszczętych przez pracowników , którzy zostali narażeni na samowolę swoich przełożonych. Procedura zabezpiecza interesy zarówno pracownika jak i pracodawcy . Jej przygotowanie należy pozostawić profesjonalistom, gdyż złamanie przepisów może nas narazić na koszty związane z ewentualnymi procesami.
Ze względu na uwarunkowania formalne rozmowy tego typu dzielimy na formalne i nie formalne. Te drugie różnią się od formalnych tym, że nie można na ich podstawie pociągać pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej, a ich jedyną sankcja jest psychiczny nacisk na pracownika.
Rozmowy formalne rządzą się przede wszystkim sztywnymi terminami. Pierwszym warunkiem przed nałożeniem kary jest sprawdzenie czasu jaki upłynął od zdarzenia.
KP Art. 109.§ 1. Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.
Co ważne mówimy tu o oficjalnym powzięciu informacji np. raport po audycie stwierdzający rażące braki w dokumentacji. Moment powzięcia informacji jest kluczowy dla całego procesu. Po jego przekroczeniu pracodawca nie może formalnie ukarać pracownika.
Ważny jest też termin miesięczny od czasu wystąpienia bądź ustania nagannego zachowania/działania pracownika. Ustawodawca tu definiuje 3 miesiące i koniec. W szczególnych przypadkach kodeks przewiduje jednak ustępstwa od tej zasady.
Kluczowym warunkiem nałożenia kary jest wysłuchanie pracownika KP Art. 109§ 2. Kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika.
§ 3. Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu przewidzianego w § 1 nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy .
Dopiero po zbadaniu tych terminów jest sens do przystąpienia do rozmowy z pracownikiem, której celem jest wysłuchanie pracownika, danie mu szansy na wyjaśnienie przyczyn jego zachowania. Podczas takiej rozmowy dobrze jeżeli oprócz przełożonego i pracownika jest osoba będąca świadkiem/protokolantem. Idealnie gdyby był to pracownik działu HR przeszkolony ze znajomości Kodeksu Pracy i znający wewnętrzne procedury personalne . Jego obecność zabezpiecza firmę przed często absurdalnymi oskarżeniami ze strony pracownika (słynna scena z Kevinem Spacey z „American beauty” gdzie pracownik szantażuje pracodawcę).
Rozmowa ta ma swój ustalony prawnie przebieg.
* przedstawienie celu rozmowy jakim jest wyjaśnianie okoliczności zdarzenia. Jeżeli na początku rozmowy pracownik jest informowany, że celem jest nałożenie kary to po co ta rozmowa.
* Wysłuchanie pracownika na okoliczność zdarzenia
* Przerwa formalna wystarczą 2 minuty aby był czas na podjęcie decyzji co ważne w tym czasie pracownik nie powinien opuszczać Sali pokoju gdzie prowadzona jest rozmowa .
* Następnie odczytanie kary pracownikowi z informacją o możliwości odwołania się.
* Pracownik podpisuję przyjęcie kary
Kara jaka może być nałożona na pracownika to zgodnie z Art.108.KP
§ 1. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy , przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy , przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy , pracodawca może stosować:
* karę upomnienia,
* karę nagany.
§ 2. Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy - pracodawca może również stosować karę pieniężną.
Po nałożeniu kary podpisane dokumenty trafiają do archiwum działu personalnego. Pracownik ma prawo w ciągu 7 dni od nałożenia kary wnieść sprzeciw do pracodawcy jeżeli według niego została nałożona z naruszeniem prawa . Pracodawca ma 14 dni na uznanie bądź odrzucenie sprzeciwu. Jeżeli pracodawca nie podejmie żadnej akcji z mocy prawa sprzeciw zostaje uznany za zasadny a kara za niebyłą. Jeżeli jednak pracodawca odrzuca sprzeciw to pracownik ma 14 dni na wniesienie sprawy do sądu.
Ostatecznie zgodnie z Art. 113.§ 1 KP. Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy . Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu. Tak wygląda strona formalna prostsza. Radzenie sobie z emocjami podczas takiej rozmowy to prawdziwe wyzwanie dla prowadzących.
Sylwester Pietrzyk
Źródło:
