Prowadzę działalność i rozliczam się poprzez KPiR oraz ewidencję VAT. Czy rozliczając auto prywatne do celów służbowych, mogę w ewidencji kosztów eksploatacji ująć faktury VAT za naprawy i przeglądy techniczne? - pyta czytelnik.
Tak, wydatki te związane są z użytkowaniem pojazdu, stąd powinny być rozliczane w ramach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdów. Wydatek ujmuje Pan jednak w kwocie netto, podatek VAT podlega odliczeniu niezależnie.
 | Potrzebujesz więcej informacji o podatkach? Skorzystaj z naszego Niezbędnika przedsiębiorcy i podatnika |
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Zapisów dokonuje się chronologicznie, zgodnie z kolejnością wykonywanych jazd. Oprócz ewidencji przedsiębiorca powinien posiadać dowody faktycznego poniesienia kosztów używania pojazdu na cele służbowe. Są nimi dowody księgowe dokumentujące poniesione wydatki.
Zapisu w KPiR dokonuje się na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków do limitu wskazanego w ewidencji przebiegu pojazdu.
Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w kolumnie 13 KPiR (pozostałe koszty) po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.
Miesięczne zestawienie faktur może zawierać wszystkie dokumenty związane z użytkowaniem pojazdu, natomiast do KPiR dokonać należy wpisu do wartości zgodnej z limitem przejechanych kilometrów.
Podatek VAT z faktur za wydatki na przegląd techniczny czy naprawy pojazdu rozlicza się odrębnie. W przypadku podatnika VAT czynnego prowadzącego działalność opodatkowaną, wydatek, związany z działalnością opodatkowaną, będzie odliczany od podatku należnego.
| Szukasz informacji o podatku VAT? www.VAT.pl Zebrane w jednym miejscu wskaźniki, deklaracje, akty prawne i narzędzia podatkowe. Baza wiedzy podatkowej skierowana do podmiotów gospodarczych. |  |
UWAGA
Urzędy czasami nie są zgodne, które wydatki należy zaliczyć do „kosztów użytkowania pojazdu”, a które stanowią pozostałe wydatki, związane z działalnością, ale które tym „użytkowaniem” już nie są. Takimi kosztami użytkowania na pewno nie są wydatki modernizacyjne, które rozlicza się bezpośrednio w kosztach, bez konieczności pilnowania limitu kilometrów (np. wydatek na montaż instalacji gazowej, tunning pojazdu). Wydatki te stanowią koszty działalności pod warunkiem, że będę wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej.
W teorii wydatki wskazane w pytaniu są wydatkami związanymi zarówno z prowadzoną działalnością, jak i z wykorzystywaniem prywatnym. Skoro pojazd prywatny wykorzystywany jest również prywatnie, to wydatek na przegląd techniczny lub remont w części – służy również celom prywatnym. W praktyce jednak ujęcie takich wydatków w kosztach nie jest kwestionowane przez organy skarbowe.
Prostszą metodą rozliczeń kosztów eksploatacji pojazdu jest zaliczenie go do środków trwałych. Wówczas koszty poniesione na ten pojazd rozlicza się bezpośrednio, bez konieczności prowadzenia dodatkowej ewidencji.
Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl
» Korzystasz z prywatnego auta w pracy? Uważaj na podatek
» Zakup paliwa do samochodów "z kratką" - nie odliczysz VAT, lecz zaliczysz do KUP
» Właściciele aut z kratką znów mają pod górkę
