Zapewne masz gdzieś miejsce, w którym wpisujesz zadania do wykonania. Może to być kalendarz, notatnik, telefon, smartfon, komputer — cokolwiek. Zapewne wpisujesz tam różne zadania i odznaczasz te już zrobione. Szeregujesz je według priorytetów, terminu wykonania itp. Ale nie wszystkie zadania są takie same. Czy zauważyłeś, że mimo przydzielenia nieprzekraczalnych terminów i ustalenia ważności najczęściej nie wykonujesz zadań w kolejności ich zapisu? Jest jakiś inny tajemniczy klucz, który mimo tego, że nie jest uświadamiany, wydaje się być ważniejszy od wszystkich innych kryteriów. Gdy patrzysz na listę, dokonujesz wtórnej selekcji zadań niezależnie od wszystkiego, co tam widzisz. Jeżeli jesteś typowym przedstawicielem gatunku ludzkiego, masz wrażenie, że Twoja lista żyje własnym życiem.
Niektórzy są na tyle zaawansowani, że mają dwie listy. Pierwsza to ta na poważnie, z zadaniami, które naprawdę trzeba szybko wykonać. Druga to nie tyle lista zadań, co lista życzeń. Tylko autorowi się wydaje, że jest to lista zadań. W rzeczywistości jest to lista planów o bliżej nieokreślonej realizacji, projektów na przyszłość i pobożnych życzeń. Ta pierwsza lista jest faktyczną listą zadań, a ta druga służy do robienia sobie wyrzutów i pogarszania swojego samopoczucia.
| Sukces i spełnienie należą do osób skutecznych » |
Jest jeszcze jeden powód, dla którego mniejsze zadania mają większe prawdopodobieństwo realizacji. Nasz mózg jest bardzo wydajną maszyną, ale lubi być za swoją pracę wynagradzany. Zakończenie zadania wiąże się z przyjemnością wynikającą z satysfakcji, że zaplanowana praca została zakończona. Ta satysfakcja jest nagrodą. Jeśli wielki projekt podzielimy na osiem etapów, wówczas nagrodą będzie ukończenie każdego z nich, a do tego będziemy mieli nagrodę dodatkową po zakończeniu całości. Nagrody są częstsze i szybsze niż wtedy, gdy realizujemy wielki projekt, czyli tzw. „cegłę”. O „cegłach” słyszeli wszyscy, którzy musieli zdawać w życiu chociaż jeden egzamin z bardzo dużego zakresu materiału. Konieczność nauczenia się „cegły” (tu rozumianej jako wielkiej księgi) jest zniechęcająca i odpychająca. Ale jest na nią taki sam sposób jak na wszystkie inne sprawy: podzielić materiał nawet nie na rozdziały, ale na odcinki dzienne. Pozwólmy sobie odczuwać satysfakcję na koniec każdego dnia, a nie dopiero po przeczytaniu 700 stron.
| Większość ludzi żyje z dnia na dzień, licząc, że sprawy same się poukładają » |
Przy podziale wielkich zadań na mniejsze chodzi o to, żeby całość była konkretna i wykonalna. Ale należy także pamiętać o tym, żeby nie spuszczać z oka głównego celu. Gdy zadań robi się dużo, wtedy łatwo stracić z pola widzenia powód, dla którego w ogóle się tym zajmujemy. Zadania zaczynają być niezależnymi bytami. A gdy jeszcze rozdzielimy ich wykonawstwo na różne jednostki i do tego ustalimy, że planowaniem zajmuje się jeden poziom, a wykonaniem inny, to nieuchronnie musi dojść do oderwania zadań od celu. Przecież to jest właśnie głównym powodem tego, dlaczego tak trudno o spójność planowania i realizacji planów w firmach. Dziwi mnie tylko, dlaczego wszyscy się dziwią, że tak jest. Gdy firma składa się z funkcjonujących jak samodzielne i samowystarczalne jednostki silosów, które z powodu tej samowystarczalności nie muszą się nawet ze sobą komunikować, to przecież efekt jest jasny. Każdy będzie się zajmował tylko tym, co rozumie. A rozumie to, co jest blisko niego i co ma dla niego znaczenie. Jeżeli cel tych działań wyznaczył ktoś, kogo pracownik widział cztery razy w windzie, albo ktoś wynajęty przez tego w windzie, to przecież nie może na poważnie się tym przejąć.
OK. Podział na małe zadania, które są konkretne, jest dla nas dobry. Ale tutaj tkwi pokusa robienia wszystkiego naraz. Przecież jesteśmy wielozadaniowcami. Czyżby? Niestety wiele badań dowodzi, że jest to mit. Nie ma wielozadaniowości. Jest bardzo szybkie przeskakiwanie między czynnościami oraz koszty tego przeskakiwania, z którymi jedni radzą sobie lepiej, a inni gorzej. Gdy pracujemy nad czymś koncepcyjnie (powiedzmy, że piszemy książkę), to gdy nasza koncentracja zostanie nam przerwana przez dzwoniący telefon, pilny e-mail lub pytanie współpracownika i pozwolimy sobie zająć się tą pilną czynnością, wtedy powrót do głębokiego stanu koncentracji na wcześniej wykonywanym zadaniu może nam zająć nawet do 15 minut. Pomijam fakt, że mniej więcej w 40% takich przypadków w ogóle zapominamy, nad czym dokładnie pracowaliśmy, i musimy włożyć dodatkowy wysiłek w powtórne przejście procesu myślowego, który przeszliśmy już wcześniej. Podobno w środowisku pracy, gdzie pracuje wiele osób na jednej przestrzeni, przerywa się pracę jednej osobie średnio 20 razy w ciągu godziny. To oznacza, że na pracę koncepcyjną zostają jej trzyminutowe odcinki. Jakąż to koncepcję można opracować w trzy minuty?
Czy stosujemy wielozadaniowość, czyli błyskawiczne, najczęściej nerwowe przeskakiwanie między czynnościami, czy też nie, musimy zarządzać procesami. To, że zarządzamy narzędziami i projektami, jest tylko iluzją wynikającą z podziału ciągłych procesów na dające się ogarnąć odcinki. Ze względu na skuteczność działań warto jednak pamiętać, że tak naprawdę zarządzamy procesami. Warto też te procesy widzieć, np. w formie wizualizacji.
Czasami mówi się o wymiarowaniu danego zjawiska. W marketingu określenia tego używa się na przykład w stosunku do marki, która jest bytem złożonym z bardzo wielu elementów. Nie sposób zarządzać marką bez sprowadzenia tego abstrakcyjnego określenia do pewnych konkretnych obszarów, na które można wpływać. Bo co to znaczy zarządzać marką? Produkować i emitować reklamy, angażować celebrytów, budować świadomość istnienia jakiegoś produktu, prowadzić programy lojalnościowe? Ale jeśli powiemy, że marka ma swoją esencję, czyli krótką definicję tego, co obiecuje, zbiór korzyści oferowanych odbiorcy, osobowość i styl, wówczas wszystko wydaje się konkretniejsze. Wtedy możemy zacząć się zastanawiać, co robić, żeby ta obietnica i korzyści były widoczne i spełniane, a osobowość trafna i atrakcyjna dla konkretnych odbiorców.
| To sukces i spełnienie posiadają umiejętność dobrej oceny sytuacji » |
Może to wyglądać mniej więcej tak:
- Potrzebny jest wyjątkowy temat i wyjątkowa treść.
- Potrzebny jest wyraźny odbiorca — kolekcjoner. A więc to musi być przedmiot kolekcjonerski.
- Potrzebna jest ekskluzywna dystrybucja z oprawą i wyjątkowy system sprzedaży (aukcje?).
- Potrzebna jest wysmakowana, niestandardowa promocja.
- Potrzebny jest system gratyfikacji przed zakupem, w jego trakcie i po zakupie.
- Potrzebny jest system budowania wartości dzieła,
W ten sposób dokonujemy transformacji szalonej misji na dające się zarządzać miniprojekty.
Istnieje bardzo wiele metod pozwalających na podział projektów i problemów na mniejsze zadania. Jedne polegają na wizualizacji projektu ze wszystkimi jego elementami i połączeniami między nimi. Inne wykorzystują efekt torowania, czyli ukierunkowywania naszej uwagi. Polega to na tym, że jedna osoba na środku kartki zapisuje problem, a pozostałe doklejają do niego swoje propozycje rozwiązania zapisane na małych karteczkach samoprzylepnych. Ten sam efekt jest wykorzystywany w metodach, które opierają się na analizie problemu z narzuconego punktu widzenia. Inne metody polegają na rysowaniu różnego rodzaju map problemowych i projektowych, które funkcjonują jak żywe planery, gdzie kształt projektu zmienia się pod wpływem nowych informacji i analiz. Atomizacja, hierarchizacja, tablice i tabele, macierze, siatki, akronimy, historie i chaos. To wszystko może stanowić podstawę dobrej metody służącej do podziału wielkiego, zniechęcającego zadania na mniejsze części.
Zobacz też:
» Zobacz, jak wygospodarować pieniądze na zachcianki
» Dodaj skrzydeł swoim pracownikom
» Jak podpisać najkorzystniejszy dla nas kontrakt
» Zobacz, jak wygospodarować pieniądze na zachcianki
» Dodaj skrzydeł swoim pracownikom
» Jak podpisać najkorzystniejszy dla nas kontrakt
Źródło:
