Optymalizacja procesów biznesowych w przedsiębiorstwie służyć ma dwóm podstawowym celom: pierwszym z nich jest usprawnienie bieżącego funkcjonowania firmy lub instytucji (tutaj określanych wspólnym terminem: organizacja), a także zarządzania. Drugi to maksymalne zmniejszenie kosztów, czy to produkcji czy też świadczonych usług. Realizacja wymienionych celów ma znaczenie nie tylko w czasach kryzysu, a optymalizacja kosztów niekoniecznie musi oznaczać redukcję zatrudnienia. Oto obszerny poradnik na temat zarządzania dokumentami w firmie
Outsourcing zarządzania dokumentami – nowoczesnametoda optymalizacji kosztów
Outsourcing procesów biznesowych (BPO, z angielskiego BusinessProcess Outsourcing) polega na zlecaniu do wykonania przez zewnętrzną firmę outsourcingową wybranych procesów biznesowych. Zasadniczo rzecz biorąc, wyróżnia się trzy typy procesów biznesowych: zarządcze (np. zarządzanie organizacją), operacyjne (stanowiące istotę działalności firmowej, jak np. produkcja, zaopatrzenie, sprzedaż) oraz pomocnicze (wsparcie techniczne, księgowość i podobne). Kiedy mowa o outsourcingu zarządzania dokumentami, dotyczy on niezwykle istotnego, choć zwykle niedocenianego procesu związanego z funkcjonowaniem organizacji, a mianowicie zarządzania całym cyklem życia dokumentu.
Zadanie to można zlecić profesjonalnym firmom, które od tego momentu ponoszą pełną odpowiedzialność za efektywność oraz jakość obsługi tego procesu.Zasadniczym pytaniem, jakie pojawia się przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z usługi outsourcingu w zakresie zarządzania firmowymi dokumentami, jest: czy to jest opłacalne?
Podstawowe korzyści związane z wykorzystaniem profesjonalnego outsourcingu zarządzania dokumentami
Termin outsourcing, choć wydaje się tak innowacyjny, po raz pierwszy został użyty już pod koniec lat 70. ubiegłego wieku w kontekście kupowania przez brytyjskie przedsiębiorstwa z branży motoryzacyjnej projektów stworzonych w Niemczech. Nazwa pochodzi od angielskiego zwrotu: outside-resource-using, co w wolnym tłumaczeniu oznacza użycie zasobów zewnętrznych. Sam pomysł, polegający na wydzieleniu ze struktury organizacyjnej firmy lub instytucji pewnych funkcji i zadań, a następnie zlecenie ich do wykonania przez inne podmioty, pojawił się jednak znacznie wcześniej. Za jednego z patronów tej idei uznaje się Henry'ego Forda, który uważał, że jeśli firma nie jest w stanie samodzielnie zrobić czegoś wydajniej, lepiej i taniej niż jej bezpośrednia konkurencja, to powinna zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto jest w stanie zrobić to lepiej od niej. Tak nakazuje biznesowy rozsądek.
Niewątpliwie, jednym z najbardziej uciążliwych obszarów działalności firm (a przede wszystkim urzędów i instytucji państwowych) jest obsługa dokumentów. Zdanie o przeroście biurokracji podzielają nie tylko klienci i petenci, narażeni na bezpośrednie konsekwencje ilości dokumentów powstających każdego dnia, ale także sami urzędnicy, pracownicy wielu instytucji państwowych, a także osoby zatrudnione do obsługi dokumentacji w prywatnych przedsiębiorstwach, które te dokumenty tworzą. Tymczasem wiele z tych uciążliwości można by dość sprawnie zminimalizować lub nawet całkowicie ich uniknąć, dzięki zastosowaniu prostego rozwiązania, jakim jest outsourcing zarządzania dokumentami. Intuicja przebadanych przez portal Information Week amerykańskich przedsiębiorców, iż podstawowym celem stosowania outsourcingu są oszczędności, jest jak najbardziej słuszna i potwierdzają ją bez wahania klienci, którzy korzystają w tym zakresie z usług specjalistycznych firm oferujących outsourcing zarządzania dokumentami. Jednak możliwe do uzyskania korzyści są znacznie bardziej różnorodne.
Poza redukcją i kontrolą kosztów działalności, można dzięki skorzystaniu z oferty zewnętrznego dostawcy usług zarządzania dokumentami oraz informacjami, zwolnić własne zasoby ludzkie do wykonywania innych, ważniejszych zadań i celów, usprawnić przepływ informacji w organizacji, przejść na nowoczesny system pracy na dokumentach elektronicznych, zagwarantować optymalne i bezpieczne warunki archiwizacji i przechowywania dokumentów papierowych, a także innych nośników informacji, a przede wszystkim uporać się z obszarem trudnym i przez wielu nawet doświadczonych specjalistów zajmujących się obiegiem dokumentacji uważanym za wyjątkowo niewdzięczny. Nie bez powodu ta sfera działalności doczekała się nieco pogardliwego miana "papierologii".
Cykl życia dokumentu – odpowstania do zniszczenia
Pozornie mogłoby się wydawać, że dokument dający się zmieścić na jednej kartce papieru formatu A4 nie jest obiektem zabierającym zbyt wiele miejsca. Waży tyle co nic – wszakto tylko papier. Ale co się stanie, jeśli tych dokumentów będą dziesiątki? Setki? Tysiące? Czy to się da w ogóle policzyć? Owszem, taka analiza jest jak najbardziej możliwa, a jej wyniki mogą zjeżyć włos na głowie nawet wyjątkowo lubiącego papier biurokraty. Podjęła się jej firma Rhenus Data Office, która od 2001 roku specjalizuje się w kompleksowej obsłudze dokumentów (zarówno w formie fizycznej, jak i elektronicznej), świadcząc usługi dla polskich i zagranicznych przedsiębiorstw, instytucji administracji rządowej i samorządowej oraz średnich i małych firm na terenie całej Polski.
Korzystając z ogólnodostępnych danych statystycznych, dotyczących między innymi liczby zatrudnionych w naszym kraju urzędników administracji publicznej, liczby generowanych przez każdego z nich kartek papieru oraz ich wagi, obliczono, ile będą ważyć łącznie wszystkie papierowe dokumenty, jakie powstaną w urzędach w bieżącym roku.
Według materiału naszym kraju pracuje 430 811 urzędników administracji publicznej. Warto zauważyć, że w opracowaniu wzięto pod uwagę wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
Przyjęto, że każdego dnia typowy polski urzędnik generuje około 20 kartek papieru (w praktyce bywa to jednak znacznie więcej). Oznacza to, że każdego dnia w naszym kraju powstają 8 616 220 kartkidokumentów dziennie i są to bardzo ważne kartki, które muszą zostać przechowane oraz zarchiwizowane. Każda (sic!) z nich wymaga przechowywania w archiwum, czy będzie to uchwała rady miasta, czy to podanie wraz odpowiedzią na owo podanie, decyzja administracyjna, odmowa, czy też potwierdzenie doręczenia decyzji.
Idźmy dalej: każda niepozorna kartka formatu A4 waży zaledwie 5 gramów. Jedna kartka to niewiele. Ale jeśli wziąć pod uwagę, że każdego dnia w polskich urzędach (nie licząc w tym zestawieniu ZUS-u, KRUS-u oraz urzędów odpowiedzialnych za obsługę runku pracy) zużywa się 17 232 ryz papieru? Każda ryza to 500 kartek. Pomnóżmy zatem 5 gramów (jedna kartka) razy 500 kartek (jedna ryza) razy 17 232 ryz. Wynik to ponad 43 tony papieru dziennie. Dziennie! I to bardzo ostrożnie licząc. W skali roku (w roku 2014 liczba dni roboczych wyniesie 252) daje to łącznie 10 tysięcy 856 ton.
Jak sobie wyobrazić taką ilość papieru? Dla ułatwienia wepnijmy te kartki w segregatory. Zakładając, że każdy segregator ma grzbiet o szerokości 10 centymetrów, to gdyby ustawić je wszystkie obok siebie, otrzymalibyśmy każdego dnia odcinek o długości 1 kilometra i 723 metrów. A w ciągu roku? Bagatela: 434,26 kilometra, czyli więcej niż wynosi odległość z Częstochowy do Gdańska.
Dodatkowe dane w tej kwestii oraz pełną infografikę firmy Rhenus, której fragmenty zostały powyżej omówione, można znaleźć pod adresem:
http://www.rhenus-data.pl/baza-wiedzy/publikacje-branzowe/infografika.html
Należy sobie przy tym zdawać sprawę z tego, że cykl życia dokumentu nie kończy się bynajmniej wraz z jego powstaniem. Większość tych dokumentów wymaga przechowywania. Wiele z nich ponadto musi być na dodatek przechowywane w specjalnych warunkach, z gwarancją stuprocentowego bezpieczeństwa, a jednocześnie łatwego, bieżącego dostępu. Zwykle ważne dokumenty urzędowe wymagają też obowiązkowej archiwizacji, której przeciętna długość wynosi 5 lat. Jednak niektóre dane muszą być przechowywane znacznie dłużej, jak chociażby dane medyczne, które powinno trzymać się przez okres 20 lub nawet 30 lat. Po obowiązkowym okresie przechowywania dokument musi zostać zniszczony, w sposób zapewniający pełne bezpieczeństwo niszczonych danych. W tym momencie kończy się jego cykl życia. Nie kończą się jednak kwestie związane z zarządzaniem dokumentacją, gdyż w miejsce dokumentów trwale zniszczonym powstają przecież nieustannie nowe.
Co robić z taką ilością papieru? Jak zadbać o bezpieczeństwo dokumentów i zawartych w nich danych? Jak jej przechowywać, aby nie uległy zniszczeniu, zamoczeniu lub kradzieży? W jaki sposób niszczyć je zgodnie z wymaganymi normami? Kwestia ta dotyczy oczywiście nie tylko urzędów administracji publicznej, ale także ogromnych przedsiębiorstw, małych i średnich firm oraz wszelkiego typu organizacji i instytucji. Niektóre firmy, mimo oczywistych trudności z tym związanych, decydują się na samodzielne zarządzanie całością swojej dokumentacji i założenie własnego archiwum. A pozostali?
Kompleksowe usługi outsourcingowe w zakresie zarządzania dokumentami
Kompleksowość outsourcingu zarządzania dokumentami wymaga profesjonalnej obsługi pełnego cyklu życia dokumentu, począwszy od jego powstania aż do zniszczenia. Taki charakter usług musi obejmować zarówno kwestie związane z zarządzaniem obiegiem informacji i dokumentów w firmie już na etapie ich pojawienia się, jak i problematykę digitalizacji dokumentów papierowych, a także zagadnienia przechowywania dokumentacji papierowej oraz innych (cyfrowych) nośników informacji, aż wreszcie ich sprawne i bezpieczne niszczenie.
Kluczowe jest sprawdzenie, czy interesująca nas firma posiada:
- certyfikat w zakresie bezpieczeństwa informacji ISO 27001,
- certyfikat zarządzania jakością ISO 9001,
- certyfikat za dostosowanie działań do normy branżowej DIN 66399 dotyczącej niszczenia dokumentów i nośników informacji.
Dokumenty papierowe: ciężkie, drogie i niemodne, czyli masowe skanowanie jako nowoczesny sposób obchodzenia się z dokumentami
Chociaż wielu analityków uważa, że epoka papierowych dokumentów nieuchronnie dobiega końca, to jednak w większości firm i urzędów zauważa się tendencję wręcz przeciwną. Ilość i objętość papierowej dokumentacji wciąż rośnie, a jej znaczenie bynajmniej nie maleje. Okazuje się, że nowoczesny świat dokumentów elektronicznych i tradycyjny świat papieru daje się bardzo sprawnie połączyć dzięki wdrożeniu rozwiązań opartych na elektronicznym obiegu dokumentacji. Wymaga to jednak wykorzystania masowego skanowania takich dokumentów, jak papierowe umowy, faktury, rachunki, zamówienia czy reklamacje, który to proces umożliwia włączenie ich do obiegu elektronicznego. Korzyści to przede wszystkim zwiększenie tempa i efektywności pracy oraz przepływu informacji w firmie oraz obniżenie kosztów. Zadaniami związanymi z przejęciem, skanowaniem, indeksowaniem, a następnie transferem danych do firmowej sieci informatycznej (z uwzględnieniem zarówno bezpieczeństwa, jak i funkcjonalności) też może zająć się firma outsourcingowa, uwzględniając przy tym indywidualne oczekiwania wynikające ze specyfiki działalności firmy zlecającej tę usługę.
Firma outsourcingowa może zapewnić też możliwość bezpiecznego przechowywania oryginałów dokumentów, ich wypożyczania, a po wymaganym okresie składowania także ich bezpiecznego (również dla środowiska naturalnego) zniszczenia. Ciekawą i coraz częściej wykorzystywaną formą udostępniania dokumentów w formie elektronicznej jest elektroniczne archiwum (inaczej repozytorium) dostępne online, przy czym transfer dokumentów do środowiska informatycznego może odbyć się jednorazowo lub odbywać na bieżąco, w miarę potrzeb i przy użyciu zabezpieczonego serwera. Możliwe jest także stworzenie archiwum na nośniku zewnętrznym: dysku, płycie DVD czy dysku pendrive. Jest to rozwiązanie możliwe do wdrożenia w każdej firmie i instytucji, niezależnie od jej struktury organizacyjnej, wielkości czy też rodzaju polegających digitalizacji dokumentów.
Wśród korzyści wynikających z zastosowania digitalizacji dokumentów i wdrożenia archiwum elektronicznego warto wymienić:
- zmniejszenie kosztów drukowania, kopiowania i wysyłki dokumentów papierowych,
- wyeliminowanie kosztów dystrybucji wewnętrznej dokumentów papierowych,
- zapewnienie możliwości jednoczesnej pracy z dokumentami przez kilka osób, co zwiększa efektywność,
- zniwelowanie kosztów inwestycji związanych z koniecznością budowy własnej infrastruktury technicznej przez firmę oraz utrzymywaniem zespołu pracowników odpowiedzialnych za to zadanie,
- skrócenie czasu związanego z przetwarzaniem dokumentów,
- gwarancję łatwego dostępu do dokumentów elektronicznych przez 24 godziny na dobę i przez 7 dni w tygodniu,
- stworzenie uporządkowanej i funkcjonalnej struktury firmowych dokumentów,
przejrzyste, bezpieczne i funkcjonalne archiwum jako podstawa efektywnego działania.
Systematyczne porządkowanie i ewidencjonowanie powstającej w firmie lub instytucji dokumentacji służy zapewnieniu właściwej ochrony danych, ciągłości działania, płynności finansowej, a także spełnieniu wymagań wizerunkowych. Jednocześnie, nowoczesne, profesjonalnie wyposażone archiwum, działające w oparciu o wystandaryzowane procesy ma za zadanie zapewniać szybki, sprawny i bezpieczny dostęp do przechowywanych dokumentów.
Prace związane z porządkowaniem i archiwizacją dokumentacji obejmują wszystkie niezbędne etapy, począwszy od zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii, przyporządkowania ich do określonej grupy rzeczowej, uporządkowania chronologicznego oraz tematycznego pudeł, segregatorów i teczek, poprzez ich odpowiednie oznaczenie i spakowanie do odpowiednio przystosowanych pudeł archiwizacyjnych, a następnie sporządzenie ewidencji (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej), wydzielenie akt, których okres przechowywania się skończył, opracowanie akt osobowych i rozlokowanie uporządkowanej dokumentacji w archiwum na terenie firmy zlecającej archiwizację lub przyjęcie jej do archiwum na terenie firmy outsourcingowej. Usługa taka obejmuje też zwykle przekazanie informacji o metodach korzystania z uporządkowanego archiwum. Można również zlecić zniszczenie akt wybrakowanych.
Korzyści płynące ze zlecenia archiwizacji dokumentów wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej:
- uzyskanie uporządkowanej dokumentacji z ewidencją papierową i elektroniczną,
- oszczędność miejsca: dokumentacja uporządkowana zajmuje zdecydowanie mniej miejsca na półkach,
- estetyka - archiwum po uporządkowaniu zyskuje estetyczny wygląd,
- bezpieczeństwo– uporządkowanie dokumentów pozwala uzyskać pełną kontrolę nad obiegiem firmowych informacji,
- komfort i wygoda połączone z oszczędnością czasu – nie traci się czasu na szukanie potrzebnego dokumentu, gdyż uporządkowane i zewidencjonowane akta są dostępne i łatwe do odnalezienia przez pracowników,
- możliwość udziału w szkoleniach uczących efektywnego korzystania z archiwum.
Kiedy cykl życia dokumentu dobiega końca
W czasach, kiedy informacja jest najważniejszym dobrem biznesowym, równie istotne, jak sprawne przetwarzanie dokumentów, ich przechowywanie oraz udostępnianie, jest także ich bezpieczne i skuteczne niszczenie. Zamiast porywać się na samodzielne niszczenie dokumentacji oraz ponoszenie wysokich kosztów związanych z zakupem i bieżącym serwisowaniem profesjonalnych niszczarek, zakupem worków i wywozem ścinek powstających w wyniku procesu niszczenia, zdecydowanie korzystniej będzie powierzyć to zadanie profesjonalistom, którzy dysponują nowoczesnymi instalacjami niszczącymi, w pełni bezpiecznymi pojemnikami oraz flotą monitorowanych pojazdów do przewozu dokumentów.
Większość firm nie dysponuje ani odpowiednim do profesjonalnego przeprowadzenia niszczenia dokumentów wyposażeniem, ani też fachową wiedzą, więc korzysta z systemu bezpiecznej zbiórki oraz niszczenia dokumentów oferowanych przez wyspecjalizowanego w outsourcingu dostawcę usług, który jest w stanie zapewnić standard zgodny z branżową normą DIN 66399. Równie ważne, jak zapewnienie kompleksowej ochrony wszelkich danych, a w szczególności wrażliwych informacji o samym przedsiębiorstwie, jego pracownikach, a także klientach, jest zagwarantowanie przebiegu usługi niszczenia w sposób bezpieczny dla środowiska naturalnego. Profesjonaliści korzystają z systemu bezpiecznych, aluminiowych pojemników, które gwarantują sto procent bezpieczeństwa na każdym etapie niszczenia dokumentacji, począwszy od jej zabezpieczenia i zbiórki, przez transport, a skończywszy na bezpowrotnym zniszczeniu. Firma zlecająca taką usługę ogranicza czynności związane z niszczeniem do minimum, czyli do wrzucenia dokumentów przez pracowników do specjalnego pojemnika. Można w ten sposób pozbyć się zarówno dokumentacji papierowej, jak i dokumentów znajdujących się na innych nośnikach: płyt CD i DVD, kaset VHS czy dysków HDD.
Płacąc za usługę, klient ma prawo oczekiwać pełnej niezawodności. W tym celu dostawca usługi dostarcza i rozstawia w jego siedzibie pojemniki (w różnych rozmiarach), odpowiada za ich cykliczną wymianę oraz protokolarny odbiór z siedziby, a także za transport do instalacji niszczącej oraz skuteczne, bezpowrotne zniszczenie pojemników w strzeżonym i odpowiednio zabezpieczonym obiekcie. Klient ma nawet prawo uczestniczyć w procedurze niszczenia lub otrzymać film z nagraniem całego procesu. Na koniec zostaje wystawiony certyfikat zniszczenia.
Jakie korzyści zapewnia zlecenie outsourcingu w zakresie niszczenia dokumentacji? Jest ich wiele. Po pierwsze, można w ten sposób zredukować w znaczący sposób koszty administracyjne: firma nie musi inwestować we własne niszczarki ani też wdrażać wewnętrznych procedur związanych zniszczeniem dokumentów na własną rękę. Może wdrożyć w szybkim tempie jednolity standard w zakresie polityki bezpieczeństwa obiegu informacji, a przy tym skoncentrować swoje zasoby na działalności bezpośrednio generującej wartość dodaną. Czas i energia pracowników nie są marnowane na procesy dotyczące niszczenia dokumentów. Co więcej, wyspecjalizowana firma outsourcingowa jest w stanie zapewnić dużo wyższy stopień utajnienia danych poprzez niszczenie ich nośników w profesjonalnych, przemysłowych instalacjach, przez co stają się one niemożliwe do odczytania i odtworzenia. Korzyścią dodatkową jest brak hałasów i zapylenia na terenie siedziby zleceniodawcy, a także ochrona środowiska: wyobraźmy sobie skutki wyrzucania do śmieci tych ton papieru generowanych każdego dnia w firmach lub urzędach państwowych!
Ratowanie dokumentów zalanych
Analizując kwestie związane z outsourcingiem zarządzania dokumentami, warto też wspomnieć o sytuacjach awaryjnych, które mogą się zdarzyć w każdej firmie, niezależnie od jej profesjonalizmu czy wielkości. Zalanie dokumentów na skutek pęknięcia rur kanalizacyjnych, powodzi, gaszenia pożaru albo innych efektów działania wody, nie musi być tragedią i oznaczać utraty danych. Można je uratować, pod warunkiem, że zostanie wezwana fachowa ekipa, która w profesjonalny sposób udzieli pierwszej pomocy. Szybka interwencja ma tutaj zasadnicze znaczenie, bo chodzi przede wszystkim o to, aby nie dopuścić do niszczącego działania pleśni i zarodników grzybów, które uszkadzają dokumenty. Procedura ratowania zamoczonych dokumentów obejmuje ich błyskawiczne zamrożenie (aby powstrzymać rozwój grzybni), usunięcie wody poprzez sublimację, a następnie poddanie suchego materiału sterylizującemu działaniu promieniowania gamma. Gwarancją, że dokumenty są już w pełni bezpieczne, jest otrzymanie certyfikatu badania mikrobiologicznego. Na koniec pracownicy firmy zajmującej się osuszaniem mogą na życzenie również uporządkować uratowane zasoby, umieścić je w pudłach archiwizacyjnych lub wpiąć w nowe segregatory.
Dla kogo outsourcing zarządzania dokumentami?
Z outsourcingu mogą skorzystać przedsiębiorstwa z każdej branży, a także instytucje i firmy z sektora publicznego, banki i inne instytucje finansowe, firmy specjalizujące się w ubezpieczeniach lub windykacji, a także organizacje z branż wymagających zastosowania specjalnych przepisów i norm, takich jak służba zdrowia czy branże chemiczna i farmaceutyczna. Outsourcing zarządzania dokumentami to rozwiązanie rekomendowane również dla firm, które specjalizują się w inżynierii budowlanej, zarządzaniu nieruchomościami oraz zarządzaniu dokumentami i informacją.
