Jerzy Kowalski: Czy outsourcing to krótkotrwała moda w różnych branżach, czy też jest to trwałe zjawisko w polskiej gospodarce, od którego nie będzie już odwrotu?
Dr Marek W. Michalski: W świetle zachodzących zmian rzeczywiście można by się pokusić o stwierdzenie, że mamy do czynienia ze swoistą modą na outsourcing. Myślę jednak, że przyczyna takiego stanu rzeczy leży nie tyle w dostosowywaniu się do pewnego trendu, ile w poszukiwaniu sposobów na redukcję kosztów oraz koncentrację na podstawowej działalności firmy. Outsourcing to znak czasów. Delegowanie na zewnątrz tych procesów biznesowych, które nie są bezpośrednio związane z podstawową działalnością firmy jest modne, ale przede wszystkim bardzo zasadne. Dlatego jestem przekonany, że korzystanie z usług outsourcingowych w Polsce już wkrótce stanie się rynkowym standardem.
Najpierw pytanie teoretyczne - jakie generalnie korzyści może przynieść outsourcing firmie, która z niego korzysta?
- Lista zalet outsourcingu jest długa. Myślę, że w ogólnym ujęciu do podstawowych korzyści outsourcingu można zaliczyć kontrolę i redukcję kosztów operacyjnych, zwiększenie koncentracji firmy na podstawowej działalności, uzyskanie dostępu do wysokiej jakości mocy produkcyjnych, uwolnienie zasobów w celu wykorzystania ich do innych celów, uporanie się z trudną lub niemożliwą do wykonania czy kontrolowania funkcją oraz podział ryzyka.
Są to główne powody, dla których managerowie decydują się na zlecanie firmom zewnętrznym realizacji wybranych procesów biznesowych. Należy jednak pamiętać, że tylko przemyślany i uzasadniony outsourcing przynosi korzyści. Wybór niedoświadczonych usługodawców może stanowić poważne zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania firmy.
Jakie usługi poleca Pan swoim potencjalnym klientom? Jakie korzyści mogą oni odnieść z usług, które oferuje Infor Systems?
- Infor Systems od 1999 roku specjalizuje się w świadczeniu kompleksowych usług outsourcingowych z zakresu obsługi korespondencji masowej, zarządzania dokumentami elektronicznymi oraz personalizowanej korespondencji transakcyjnej i marketingowej. Naszym klientom oferujemy szeroki wachlarz usług bazujących na czterech podstawowych produktach naszej firmy: usłudze InfoList, czyli kompleksowych czynnościach służących przygotowaniu i obsłudze korespondencji; usłudze InfoDruk, która zaspokaja potrzeby klientów w zakresie produkowania wielostronicowych materiałów drukowanych w technice laserowej; usłudze InfoKolor, polegającej na opracowywaniu personalizowanych i dedykowanych materiałów transakcyjnych i marketingowych oraz InfoHost, która polega na tworzeniu i archiwizowaniu dokumentów elektronicznych oraz udostępnieniu użytkownikom odpowiednich narzędzi umożliwiających przetwarzanie i przeszukiwanie danych zgodnie z nadanymi uprawnieniami i przy zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa.
Korzyści wynikające ze współpracy z nami to, między innymi, dostęp do specjalistycznej wiedzy i wykwalifikowanych pracowników, efektywna kontrola przebiegu i realizacji procesów tworzenia i dystrybucji korespondencji, dostosowanie sposobu realizacji zleceń do potrzeb klienta. Nie bez znaczenia są elastyczne godziny pracy, które zapewniają możliwość przetwarzania korespondencji w wymaganych reżimach czasowych - Infor Systems pracuje w systemie pracy ciągłej: 24 godziny na dobę, 365 dni w roku. Inną korzyścią jest zdolność Infor Systems do realizacji zamówień niezależnie od zmian wolumenu korespondencji, jak również zapewnienia możliwości optymalnego wykorzystania dostępnych kanałów komunikacji.
Towarzystwa ubezpieczeniowe muszą zajmować się zarządzaniem obfitą korespondencją ze swoimi klientami i firmami współpracującymi? Czy Infor Systems obsługuje jakieś firmy z ubezpieczeniowego rynku?
- Nasza oferta adresowana jest do wszystkich tych przedsiębiorstw, które dla utrzymania kontaktu ze swoim klientem drukują wiele dokumentów. Realizujemy usługi masowego przetwarzania korespondencji dla szerokiego grona firm sektora bankowego, telekomunikacyjnego, medialnego, usługowego, a także dla instytucji z sektora ubezpieczeniowego.
Korespondencja to także tajemnice handlowe w niej zawarte. Jak zapewniacie jej ochronę i bezpieczeństwo danych osobowych?
- Infor Systems przez wiele lat swojego funkcjonowania wypracował ściśle określone, ustandaryzowane procedury bezpieczeństwa realizacji zleceń. Zostały one opracowane w oparciu o doświadczenia firmy, jak i uregulowania zewnętrzne - takie jak Ustawa o Ochronie Danych Osobowych, Prawo Bankowe czy normy ISO. Ochrona powierzonych nam danych dotyczy każdego z etapów realizacji usługi. Ma to miejsce już na poziomie transferu danych, które są przesyłane do nas w formie zaszyfrowanej. Oznacza to, że nie można ich ani podejrzeć ani odczytać bez znajomości uzgodnionego z naszym zleceniodawcą sposobu szyfrowania. Po rozszyfrowaniu przesłanych informacji rozpoczyna się proces przygotowania do produkcji - na tym etapie z danymi ma kontakt ograniczona liczba osób, osobiście odpowiedzialnych za naruszenie poufności powierzonych informacji. Z kolei podczas samego procesu produkcji ściśle kontrolowana jest ilość przesyłek, która musi być zgodna z ilością przesłanych danych osobowych. Taki zabieg jest gwarancją, że żadna z przesyłek nie zaginęła w procesie produkcji.
W końcowej fazie realizacji zlecenia, w przypadku dystrybucji korespondencji drogą pocztową, gotowe przesyłki - wraz wykazem ilościowym zgodnym z raportem z produkcji - przekazywane są na teren terminalu Poczty Polskiej.
Czy z Infor Systems może być atrakcyjnym partnerem outsourcingowym dla zakładów ubezpieczeń? Co może im zaoferować?
- Naszym podstawowym atutem są kompetencje w zakresie tworzenia kompleksowych systemów zarządzania dokumentami. Dzięki wysoko wykwalifikowanym specjalistom oraz nowoczesnemu zapleczu technologicznemu, Infor Systems jest wiodącym dostawcą zaawansowanych technologicznie rozwiązań informatycznych z zakresu zarządzania dokumentami. Z wdrażanych przez nas rozwiązań korzyści czerpią wszyscy nasi partnerzy - bez względu na branżę, jaką reprezentują.
Specyfika firm ubezpieczeniowych polega na tym, że generują one cykliczną korespondencję transakcyjną oraz specjalną korespondencję marketingową. W tego typu korespondencji nacisk kładzie się przede wszystkim na elementy graficzne i kolorystykę wydruków. Nasza atrakcyjność polega na tym, że oferujemy zarówno korespondencję jedno-, jak wielokolorową. Ma to niebagatelne znaczenie w przypadku współpracy z zakładami ubezpieczeń - szeroka oferta sprzedaży wiązanej prezentuje się znaczenie lepiej wtedy, gdy przekaz listowy jest atrakcyjny zarówno kolorystycznie, jak i graficznie. Efekt taki osiągamy dzięki nowoczesnym technologiom i aplikacjom informatycznym umożliwiającym elastyczną budowę układu dokumentu. Druk kolorowy w technice cyfrowej zapewnia firmom ubezpieczeniowym szeroki wachlarz możliwości w zakresie układu i kolorystyki przekazów wizerunkowych oraz informacji na temat oferowanych produktów i usług.
Zawieranie umów ubezpieczeniowych przez Internet stanie się już w niedalekiej przyszłości standardem rynkowym. Czy jest w tym zakresie miejsce dla działalności biznesowej Pan firmy?
- To prawda, że zawieranie umów handlowych za pośrednictwem sieci komputerowych i Internetu odgrywa coraz większą rolę. Elektroniczna wymiana informacji nie tylko wspomaga przecież działalność gospodarczą firm, ale i zdecydowanie przyspiesza oraz ułatwia kontakt z klientem. Dlatego naturalnym efektem postępującego procesu informatyzacji jest zwiększenie roli obrotu elektronicznego. Nie oznacza to jednak, że zawieranie umów ubezpieczeniowych przez Internet uchroni instytucje ubezpieczeniowe oraz ich klientów przed korespondencją drukowaną. W tym zakresie z całą pewnością w dalszym ciągu będzie dużo do zrobienia. Jeśli zaś chodzi o miejsce dla działalności Infor Systems w zinformatyzowanych strukturach biznesowych, to już je mamy. Mówię tu o usłudze InfoHost, czyli elektronicznym archiwum, które jest istotnym uzupełnieniem dla tradycyjnego sposobu magazynowania dokumentów papierowych. Nasz system pozwala na swobodne przekształcanie i uzupełnianie przechowywanych w nim elektronicznych obrazów dokumentów. Ponadto gwarantuje bezpieczny i kontrolowany dostęp do dokumentów tylko osobom upoważnionym. Dodatkowo InfoHost znacząco redukuje koszty związane z ich produkcją, dystrybucją, a także magazynowaniem.
Infor Systems to firma z certyfikatami. Mówi się, że służą one wyłącznie zaspokojeniu próżności menadżerów i celom marketingowym. Gdzie jest prawda?
- Myślę, że jak w większości przypadków, tak i tutaj prawda leży po środku. Certyfikat jest dokumentem gwarantującym jakość i bezpieczeństwo definiowane konkretnymi normami i standardami. Uzyskanie certyfikatu wiąże się z wdrożeniem i stosowaniem szczegółowych procedur i instrukcji - dla wielu firm sprostanie wymogom restrykcyjnego systemu wynikającego z przyjętego poziomu jakości i bezpieczeństwa jest bardzo trudne. Dlatego wraz z certyfikatem firmie przypisuje się prestiż, uznanie i zaufanie rynku, co z kolei można wykorzystać w komunikatach służących celom marketingowym. Jednak certyfikacja to nie tylko marketing czy stymulowanie wzrostu sprzedaży - to przede wszystkim wysoka dbałość o zadowolenie klienta z oferowanych mu produktów i usług, budowanie konkurencyjności firmy czy optymalizacja jej funkcjonowania. Jest to też dowód na przemyślane zarządzanie organizacją w myśl koncepcji zarządzania przez jakość.
Infor Systems działa na rynku, na którym panuje ostra konkurencja, czy i jak radzicie sobie z rywalami?
- Poza atrakcyjną ofertą handlową naszym niezaprzeczalnym atutem jest elastyczność działania. Zawsze staramy się dostosować procesy produkcji do indywidualnych wymagań poszczególnych klientów. Bardzo dużą wagę przywiązujemy do sposobu realizacji zlecenia, który opracowujemy w oparciu o szczegółową analizę potrzeb każdego z naszych partnerów biznesowych.
Infor Systems jest członkiem CIP4 - prestiżowej, międzynarodowej organizacji integrującej środowisko firm zarządzających procesem produkcji dokumentów. Dzięki współpracy z tą organizacją, utrzymujemy liczne kontakty z międzynarodowym gronem ekspertów, co umożliwia bezustannie pogłębianie naszej specjalistycznej wiedzy.
Inwestujemy również w nowoczesne technologie i linię produkcyjną. Myślę, że właśnie te czynniki w połączeniu z profesjonalizmem pracowników Infor Systems składają się na nasz sukces i stabilną pozycję na rynku.
Czy przy nawale obowiązków zawodowych, zwłaszcza od chwili gdy w 2002 roku objął Pan funkcję Prezesa Zarządu spółki Infor Systems znajduje Pan czas na życie prywatne?
- Z trudem udaje mi się wygospodarować czas na życie pozazawodowe. Gdy już jednak dysponuję czasem wolnym, staram się wykorzystać go w sposób aktywny. Z dużą przyjemnością pływam oraz jeżdżę na rowerze i nartach. Syn, któremu oczywiście kibicuję, woli sporty bardziej ekstremalne, w szczególności jazdę na rowerze wyczynowym, rolkach i snowboardzie.
Dziękuję za rozmowę.
Jerzy Kowalski
Źródło:
