Od 1 listopada 2025 r. firmy będą mogły pobierać w KSeF własne certyfikaty – cyfrowe „pieczęcie” potwierdzające, kto faktycznie wystawił e-fakturę. To ostatni krok Ministerstwa Finansów przed obowiązkowym e-fakturowaniem zaplanowanym na 1 lutego 2026 r. Ekspert radzi zrobić to z wyprzedzeniem, żeby uniknąć kolejek i problemów z dostępem.
Od 1 listopada 2025 r. firmy dostaną do ręki brakujący element układanki wokół KSeF – Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). To z niego będą pobierane certyfikaty KSeF, czyli cyfrowe „pieczęcie”, bez których nie będzie można w sposób pewny potwierdzić, kto faktycznie wystawił e-fakturę. Resort finansów traktuje to jako ostatni krok przed pełnym startem obowiązkowego e-fakturowania zaplanowanym na luty 2026 r.
Certyfikat – nowy klucz do KSeF
– MCU to system służący do wydawania certyfikatów KSeF, czyli elektronicznych „pieczęci” identyfikujących podmiot w procesie wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Certyfikat pozwala przedsiębiorcy lub osobie przez niego upoważnionej na uwierzytelnianie się w KSeF, a tym samym, na bezpieczne wystawianie, podpisywanie i przesyłanie e-faktur do systemu Ministerstwa Finansów. Certyfikaty staną się jednym z kluczowych narzędzi w nowym modelu dostępu do KSeF, alternatywnym wobec tokenów i podpisów kwalifikowanych. Umożliwią szybkie i bezpieczne potwierdzanie tożsamości użytkownika, a ich dane będą automatycznie umieszczane w kodach QR widocznych na fakturach – wyjaśnia Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.
Certyfikat na fakturze i w dwóch kodach QR
Nowością, która odróżni ten etap KSeF od wcześniejszych zapowiedzi, jest mocne powiązanie certyfikatu z samą fakturą, podkreśla Piotr Juszczyk. W trybie online identyfikator certyfikatu będzie zapisany w kodzie QR prowadzącym bezpośrednio do faktury w systemie KSeF. Z kolei trybie offline, czyli wtedy, gdy faktura zostanie wystawiona poza systemem, ale strony uzgodnią taki sposób przekazania na wizualizacji dokumentu pojawią się dwa kody QR. Jak wylicza rozmówca:
- pierwszy – prowadzący do treści faktury w KSeF,
- drugi – służący do weryfikacji tożsamości wystawcy przy pomocy certyfikatu KSeF.
Jak podkreśla Juszczyk takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo obrotu i ułatwia pracę odbiorcy. Nabywca będzie mógł od razu sprawdzić, czy dokument faktycznie wystawiła firma, z którą współpracuje, a nie ktoś podszywający się pod kontrahenta. To ważne w kontekście coraz liczniejszych prób wyłudzeń na „podstawioną” fakturę.
Kiedy i gdzie po certyfikat?
Moduł Certyfikatów i Uprawnień wystartuje 1 listopada 2025 r. w ramach Modułów Centralnych Usług (MCU) Ministerstwa Finansów. Jak podkreśla Piotr Juszczyk certyfikat będzie można uzyskać całkowicie online po zalogowaniu przez login.gov.pl albo z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Natomiast od 1 lutego 2026 r. certyfikaty będą już widoczne także w Aplikacji Podatnika KSeF. To oznacza, że w okresie przejściowym (od listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r.) będą one co prawda wydawane, ale jeszcze nie w pełni wykorzystywane w samym KSeF. Zdaniem doradcy podatkowego warto uzyskać je z wyprzedzeniem, żeby na starcie obowiązkowego systemu uniknąć kolejek i problemów z dostępem.
Po co to wszystko robić przed lutym 2026 r.?
Piotr Juszczyk zaznacza, że w okresie przejściowym tj. od 1 listopada 2025 r. do 31 stycznia 2026 r. certyfikaty będą de facto w trybie uśpienia. W tym okresie przedsiębiorcy i firmy mogą:
- zweryfikować uprawnienia: kto w organizacji faktycznie będzie mógł wystawiać, podpisywać i wysyłać e-faktury w KSeF;
- zbudować politykę dostępu: inaczej będzie wyglądał dostęp w jednoosobowej działalności, inaczej w spółce z kilkoma działami, a jeszcze inaczej u biura rachunkowego obsługującego kilkudziesięciu klientów;
- przygotować oprogramowanie: dostawcy systemów FK będą mogli wdrożyć obsługę certyfikatów i przetestować ją z klientami przed startem obowiązku.
– Dzięki temu od 1 lutego 2026 roku, gdy certyfikaty staną się aktywne w Aplikacji Podatnika KSeF, przedsiębiorcy będą mogli bez zakłóceń rozpocząć korzystanie z systemu – wskazuje Piotr Juszczyk.
Nowy standard bezpieczeństwa
Resort finansów przewidział dla certyfikatów ograniczony okres ważności 2 lata. Po tym czasie trzeba będzie je odnowić. To ważne z dwóch powodów:
- rotacja dostępu – w firmach zmieniają się pracownicy i zakresy obowiązków; możliwość wygaszenia certyfikatu i wydania nowego pozwala utrzymać porządek w uprawnieniach;
- bezpieczeństwo – krótszy cykl życia certyfikatu oznacza mniejsze ryzyko, że ktoś będzie używał „starego”, zapomnianego dostępu.
Ministerstwo Finansów zapowiada też możliwość wygaszania i ponownego wydawania certyfikatów. To daje administracji i przedsiębiorcom narzędzie do szybkiej reakcji w sytuacjach incydentów bezpieczeństwa.
Co to oznacza dla firm i księgowych?
Dla przedsiębiorców, biur rachunkowych i dostawców oprogramowania to kolejny etap wdrożenia Krajowego Systemu eFaktur. O ile dotychczas koncentrowali się głównie na tym, jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną i jak ją wysłać do KSeF, o tyle teraz na pierwszy plan wychodzi zarządzanie tożsamością i uprawnieniami w środowisku cyfrowym. Innymi słowy, nie tylko „czy faktura została wystawiona”, ale też „kto i na jakiej podstawie ją wystawił”.
