Wielu właścicieli małych i średnich firm na razie nie przejmuje się wejściem Krajowego Systemu e-Faktur. Czekają na 1 kwietnia, kiedy zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur w nowym mechanizmie. I tu popełniają błąd, bo na KSeF powinni być gotowi już 1 lutego.
Do rewolucji w fakturowaniu zostało już tylko kilka tygodni. Przypomnijmy, Krajowy System e-Faktur (KSeF) zacznie obowiązywać 1 lutego. Od tego dnia faktury ustrukturyzowane będą musiały wystawiać w nim duże przedsiębiorstwa, które w 2024 r. zanotowały sprzedaż przekraczającą 200 mln zł brutto.
Natomiast pozostałe firmy zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur przez KSeF 1 kwietnia. Ta zasada nie obejmie mikroprzedsiębiorców, którzy osiągają miesięczny obrót poniżej 10 tys. zł – dla nich możliwość fakturowania poza KSeF została utrzymana do końca 2026 r.
Zobacz także
KSeF: obowiązek odbierania już od 1 lutego
W związku z powyższym wielu przedsiębiorców nie podejmuje żadnych działań związanych z KSeF, czekając na 1 kwietnia. Warto jednak podkreślić, że powyższy obowiązek dotyczy jedynie wystawiania faktur. A jak będzie z ich odbieraniem? Według przepisów wszystkie firmy w Polsce – zarówno mikro, małe, średnie, jak i duże przedsiębiorstwa – będą musiały odbierać faktury kosztowe przez Krajowy System e-Faktur już od 1 lutego.
Jeżeli przedsiębiorcy będą chcieli odliczyć VAT od zakupów i zaliczyć wydatki do kosztów podatkowych, będą musieli uzyskać faktury, a te – od dużych podmiotów – będą dostępne tylko w nowym systemie. Zatem na odbiór faktur z KSeF muszą trzeba być gotowym już z pierwszym dniem lutego.
– Kluczowym terminem, o którym wielu przedsiębiorców zapomina, jest 1 lutego. To właśnie wtedy za pośrednictwem KSeF rozpocznie się odbiór faktur od największych podmiotów na rynku: dostawców mediów, operatorów telekomunikacyjnych, stacji paliw czy firm leasingowych. Oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca formalnie nie będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od tej daty, jego system księgowy lub narzędzie do fakturowania musi być w pełni gotowe do obsługi KSeF – mówi Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych z fillup k24.
Zostało mało czasu. Na co zwrócić uwagę?
Dodaje, że brak przygotowania w tym terminie może skutkować m.in. opóźnieniami w księgowaniu faktur i w płatnościach. Jak w tak krótkim czasie przyszykować firmę do KSeF? Zdaniem ekspertki przygotowanie wymaga przemyślanego planu i przetestowania rozwiązania, z którego przedsiębiorca chce korzystać w ramach integracji z nowym systemem.
– To nie tylko posiadanie oprogramowania, deklarującego zgodność z KSeF, ale przede wszystkim sprawdzenie, czy procesy biznesowe i księgowe są gotowe na realne scenariusze: od wystawienia faktury po jej archiwizację i odbiór. Kluczowe jest zweryfikowanie obiegu dokumentów w wewnętrznych działach księgowych oraz w ramach współpracy z biurem rachunkowym – wymienia Zuzanna Kwiatkowska.
Kluczowe obszary
Zdaniem ekspertki przy wyborze lub aktualizacji systemu do wystawiania i odbierania faktur w ramach KSeF warto dokładnie zweryfikować kilka kluczowych obszarów i poszukać odpowiedzi na związane z nimi pytania:
Dostosowanie narzędzi do KSeF:
- Czy oprogramowanie obsługuje pełny proces wystawiania i odbioru faktur w KSeF?
- Czy integracja działa stabilnie i zgodnie z aktualną strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej (Fa3)?
Plan awaryjny na wypadek braku dostępu do KSeF:
- Jak wygląda procedura postępowania przy awarii lub niedostępności po stronie Ministerstwa Finansów? Resort przewiduje mechanizmy tymczasowego przesyłania faktur offline – warto je znać.
- Czy stosowane narzędzie umożliwia wystawianie faktur w trybie offline po stronie podatnika? To kluczowe, aby zapewnić ciągłość sprzedaży i obsługi klienta nawet w przypadku awarii KSeF.
- Czy wiemy, jak zapewnić ciągłość działania procesów księgowych i sprzedażowych? Warto w tym zakresie rozpoznać ewentualne ryzyka, które zniwelują skutki ewentualnego braku dostępu do KSeF.
Ostatni dzwonek. Nie warto czekać na ostatnią chwilę
Zuzanna Kwiatkowska podkreśla, że czasu na przygotowanie do KSeF jest mniej niż się wydaje.
– Firmy nie powinny czekać na obowiązek formalny dla wszystkich, lecz już teraz testować swoje systemy i scenariusze operacyjne, aby 1 lutego być w pełnej gotowości do obsługi faktur od największych podmiotów na rynku. Niedostosowanie systemów może skutkować poważnymi opóźnieniami w księgowości i zakłóceniami w regulowaniu płatności, co w praktyce oznacza realne ryzyko finansowe – podkreśla ekspertka ds. księgowo-podatkowych z fillup k24.
