Krajowy System e-Faktur budzi u księgowych olbrzymie obawy. Traktują go wręcz jako tykającą bombę, która może odpalić w najmniej spodziewanym momencie. Boją się m.in. problemów technicznych i większej odpowiedzialności związanej z potencjalnymi błędami. Co jeszcze spędza księgowym sen z powiek?
E-fakturowa rewolucja jest coraz bliżej. Już 1 lutego w Polsce zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF), co oznacza wielkie zmiany w wystawianiu tych dokumentów dla kontrahentów. Jak się okazuje, nowy system powoduje wiele obaw nie tylko u przedsiębiorców. Drżą przed nim również księgowi. Czego boją się najbardziej? To postanowili sprawdzić eksperci z firmy fillup k24 i w tym celu przeprowadzili badanie „Księgowi i przedsiębiorstwa wobec KSeF”.
Mnóstwo obaw: sprawy techniczne, niejasne przepisy, ryzyko opóźnień...
Główny wniosek z badania? Spektrum obaw księgowych związanych z KSeF jest ogromne. Najwięcej z nich boi się problemów technicznych związanych z systemem i jego funkcjonowaniem – aż 44%. Drugie miejsce w zestawieniu największych obaw zajmują potencjalne problemy z integracją z programami księgowymi (38%). Natomiast na trzecim miejscu uplasowała się obawa przed odpowiedzialnością za niezawinione błędy w systemie (35%).
Nieco rzadziej księgowi wskazywali na trudności w obsłudze sytuacji nietypowych, takich jak np. zagraniczne faktury (33%). Sen z powiek wielu z nich spędza niewystarczające przygotowanie klientów do korzystania z KSeF (28,2%) oraz niejasne przepisy i interpretacje podatkowe (27,7%).
Księgowi mają świadomość ryzyka opóźnień w obiegu dokumentów (takich, jak np. faktura niewidoczna dla kontrahenta) – obawę z tym związaną ma 26,2% ankietowanych. Natomiast co czwarty (25,2%) boi się zwiększenia obciążeń administracyjnych, co przekładałoby się na więcej pracy przy obsłudze faktur.
– Kiedy przeanalizujemy odpowiedzi ankietowanych, już na pierwszy rzut oka zauważymy, że lista obaw jest naprawdę pojemna – księgowi spodziewają się szeregu trudności. Oczywiście ta grupa nie jest homogeniczna i przyglądając się uważnie odpowiedziom księgowych z niezależnych biur oraz księgowych pracujących w kancelariach czy działach księgowych, zobaczymy, że ich stosunek do konkretnych obaw bywa różny. Ci pierwsi są nastawieni zdecydowanie bardziej krytycznie – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka księgowo-podatkowa i ambasadorka marki fillup k24.
Księgowi: Przepisy nie są sprzymierzeńcem
Duże rozbieżności między tymi dwiema grupami odnotowano zwłaszcza w odpowiedziach księgowych, w których wyrażali obawy o bezpieczeństwo danych i przed zwiększeniem obciążeń administracyjnych, a także strach strach przed ponoszeniem odpowiedzialności za błędy w systemie niewynikające z winy księgowego.
– Trudno się dziwić tym rozbieżnościom. Księgowi z niezależnych biur stawiają czoła bardziej zróżnicowanym przypadkom niż ci z działów księgowych w firmach. Co do zasady inna też jest natura relacji zawodowych z klientami. W związku z tym odpowiedzialność prawna oraz komunikacja na linii księgowy–przedsiębiorca są dużo bardziej złożone, obarczone większym ryzykiem. A – jak wynika z badania – księgowi nie widzą sprzymierzeńców w klarownych przepisach, ani w satysfakcjonującym dostępie do materiałów edukacyjnych – zwraca uwagę Zuzanna Kwiatkowska.
Czy firmy przerzucą swoje obowiązki na księgowych?
Poziom skomplikowania KSeF i związane w nim niejasności mogą spowodować, że wielu przedsiębiorców będzie chciało przerzucać na księgowych obowiązek wystawiania faktur w ich imieniu. Czy księgowi powinni się na to godzić?
– Za wystawioną fakturę odpowiada zawsze ten, kto ją wystawił. Po wejściu w życie KSeF będzie to osoba wprowadzająca fakturę do systemu. Księgowy, godząc się na wystawienie faktury w imieniu swojego klienta, przenosi na siebie odpowiedzialność nie tylko za błędy wynikające z jego pomyłki lub przeoczenia. Osoba wystawiająca fakturę może w ten sposób zostać pociągnięta do odpowiedzialności karno-skarbowej z wielu tytułów. Nieprawidłowości mogą dotyczyć przyjęcia nieprawidłowej stawki VAT, zawyżenia ceny wykonanej usługi czy sprzedanego towaru, a nawet wystawienia tzw. pustej faktury lub udziału w bardziej skomplikowanym procederze wyłudzenia podatku – podkreśla Monika Piatkowska, doradca podatkowy portali fillup.pl i e-pity.pl.
Ostatni dzwonek na przygotowanie się do KSeF
Księgowi deklarują, że zamierzają stawić czoła wyzwaniom związanym z nowym systemem. 26% ankietowanych planuje istotne zmiany w organizacji z powodu KSeF – chodzi przede wszystkim o udział w tematycznych szkoleniach (56,6%) i reorganizację procesów oraz zadań w obecnym zespole (50,9%).
– Z jednej strony to dobry sygnał. Znaczące grono księgowych znalazło sposób na swoje obawy: stawiają na rozwój, uruchamiają krytyczne podejście do dotychczasowej organizacji. Całkiem wysoki odsetek rozważa nawet poważniejsze - z punktu widzenia chociażby budżetu - posunięcia: 34% planuje skorzystać z zasobów zewnętrznych, prawie 23% myśli o zatrudnieniu nowych osób. Jednocześnie widzimy, że aż 74% księgowych na ten moment nie przymierza się do konkretnych zmian. Biorąc pod uwagę potężny odsetek księgowych wyrażających obawy wobec KSeF, wynik niepokoi – podkreśla Monika Piątkowska.
