Prowadzenie firmyKSeF i zmiany w e-fakturach: już za kilka dni bardzo ważna data
Newsletter
REKLAMA
JANUSZ KRYPTO

KSeF i zmiany w e-fakturach: już za kilka dni bardzo ważna data

Sylwester Sacharczuk2025-10-29 06:00redaktor Bankier.pl
publikacja
2025-10-29 06:00

Zbliża się istotny termin dla przedsiębiorców. Niebawem zyskają nową możliwość związaną z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur. To już za kilka dni. Przypominamy też kolejne ważne daty.

KSeF i zmiany w e-fakturach: już za kilka dni bardzo ważna data
KSeF i zmiany w e-fakturach: już za kilka dni bardzo ważna data
fot. PawelKacperek / / Shutterstock

Rewolucja w e-fakturowaniu jest coraz bliżej. Przypomnijmy, 1 lutego przyszłego roku zacznie w Polsce obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). Choć do jego wdrożenia zostało niewiele ponad trzy miesiące, wielu przedsiębiorców nie jest gotowych na tę zmianę i nie rozpoczęło jeszcze działań w tym kierunku.

Nowe możliwości dla firm

Być może zmobilizują ich do tego terminy kolejnych wdrożeń i udostępnień nowych rozwiązań ogłaszane przez Ministerstwo Finansów. I tak 30 września Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe interfejsu programistycznego API KSeF 2.0.

Zobacz także

Rozlicz PIT online i zyskaj maksymalny zwrot podatku za 2025 r.

Dało to współpracującym z firmami dostawcom systemów finansowo-księgowych możliwość sprawdzania, jak ich oprogramowanie współpracuje z systemem w jego docelowej wersji KSeF 2.0.

Dwa tygodnie później – 15 października – resort finansów udostępnił firmom środowisko przedprodukcyjne interfejsu programistycznego API KSeF 2.0. Od tego dnia przedsiębiorcy mogą sprawdzać systemy księgowe z wykorzystaniem rzeczywistych metod uwierzytelniania.

Można będzie występować o certyfikaty

Teraz zbliża się kolejna bardzo ważna data dotycząca KSeF. Od 1 listopada przedsiębiorcy będą mieli możliwość występowania o nadanie im certyfikatów wystawcy faktury. Są one potrzebne do uwierzytelniania w nowym systemie.

W tym celu 1 listopada w KSeF uruchomiony zostanie Moduł Ceryfikatów i Uprawnień (MCU). Certyfikaty będą konieczne do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym.

Kto będzie mógł wystąpić o certyfikat KSeF?

O wydanie w MCU certyfikatu KSeF od 1 listopada będą mogły się starać:

  • osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
  • osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
  • podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie, posługujący się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF.

Możliwa będzie również opcja ponownego nadania uprawnień w module MCU. Będzie ona obowiązkowa w przypadku:

  • osób fizycznych, które nie zostały uprawnione na podstawie ZAW-FA w KSeF 1.0 do 31 października 2025 r.
  • podmiotów, które otrzymały uprawnienia do KSeF do 31 października 2025 r.

Certyfikat KSeF: jakie warunki należy spełnić?

Aby otrzymać certyfikat, podatnik lub osoba uprawniona będzie musiała uwierzytelnić się w Krajowym Systemie e-Faktur. Może to zrobić przy pomocy Podpisu zaufanego, elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej.

Po uwierzytelnieniu certyfikatem taka osoba będzie miała możliwość np. wnioskowania o wydanie kolejnego certyfikatu.

Jakie funkcje pełnią certyfikaty?

Certyfikaty KSeF dadzą systemowi większy poziom bezpieczeństwa. Poza tym zapewnią ciągłość procesu wystawiania faktur niezależnie od okoliczności zewnętrznych – można będzie z nich korzystać również w przypadkach awarii systemu. Generalnie dzięki certyfikatom procesy w KSeF mają być realizowane szybciej i prościej.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że jeden certyfikat będzie można wykorzystać do pracy w różnych kontekstach (czyli w ramach różnych podmiotów). Nawet jeśli zostaną wprowadzone zmiany w zakresie uprawnień posiadanych przez właściciela certyfikatu, nie będzie to miało znaczenia dla jego ważności.

KSeF: już niebawem kolejne ważne terminy

Przedsiębiorcy powinni pamiętać o kolejnych ważnych datach dotyczących wdrażania KSeF. Już 3 listopada nastąpi udostępnienie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym. Jak podkreśla resort finansów, to rozwiązanie umożliwi podatnikom "wcześniejsze przygotowanie się do obowiązkowego KSeF, zapoznanie się z obsługą właściwego oprogramowania oraz poznanie funkcjonalności", których będą używać obligatoryjnie od 1 lutego przyszłego roku.

Z kolei 15 listopada wprowadzona zostanie możliwość korzystania z tej aplikacji w środowisku przedprodukcyjnym.

Więcej o zasadach uzyskiwania certyfikatów KSeF możesz przeczytać w tym tekście. 

Źródło:
Sylwester Sacharczuk
Sylwester Sacharczuk
redaktor Bankier.pl

Redaktor i dziennikarz w Bankier.pl. W branży pracuje od 2001 r. Z Bonnier Business Polska związany od 2006 r. Przez kilkanaście lat pracował w „Pulsie Biznesu”, początkowo jako dziennikarz, a potem redaktor działu Puls Firmy. Specjalizuje się dotacjach dla firm. Bliskie są mu również tematy dotyczące innych form finansowego wspierania przedsiębiorczości, zwłaszcza małej. Był odpowiedzialny za realizację wielu projektów informacyjnych dotyczących funduszy europejskich. Absolwent prawa oraz historii. Hobby: podróże, muzyka rockowa i fotografia.

Tematy
Szukasz szybkiej i bezpiecznej pożyczki?
Szukasz szybkiej i bezpiecznej pożyczki?

Komentarze (10)

dodaj komentarz
pjsalata
42
Sporo rzeczy należy sprostować, bo są albo nieprawdziwe, albo nie do końca prawdziwe, albo wprowadzające w błąd.
1. "Od 1 listopada przedsiębiorcy będą mieli możliwość występowania o nadanie im certyfikatów wystawcy faktury. Są one potrzebne do uwierzytelniania w nowym systemie."
Po pierwsze - nie ma czegoś takiego,Sporo rzeczy należy sprostować, bo są albo nieprawdziwe, albo nie do końca prawdziwe, albo wprowadzające w błąd.
1. "Od 1 listopada przedsiębiorcy będą mieli możliwość występowania o nadanie im certyfikatów wystawcy faktury. Są one potrzebne do uwierzytelniania w nowym systemie."
Po pierwsze - nie ma czegoś takiego, jak "certyfikat wystawcy faktury". Jest certyfikat KSeF. A w zasadzie 2 rodzaje certyfikatów KSeF: (1) przeznaczone do uwierzytelnienia oraz (2) przeznaczone do oznaczania faktur offline. Są to dwa różne certyfikaty, wystawiane oddzielnie i wykorzystywane w różnych celach.
Po drugie - nie tylko przedsiębiorcy mogą występować o certyfikaty KSeF. Certyfikaty te są przeznaczone dla każdego użytkownika systemu (osoby fizycznej lub podmiotu). Certyfikat nie ma nic wspólnego z byciem przedsiębiorcą. Jest to oczywiste: skoro certyfikaty mają służyć do uwierzytelnienia, to muszą być w posiadaniu każdego, kto będzie się uwierzytelniał w systemie. A w systemie nie uwierzytelniają się przedsiębiorcy, tylko użytkownicy.
Po trzecie: nieprawdą jest, że certyfikaty KSeF są POTRZEBNE do uwierzytelnienia. Oczywiście, że nie są potrzebne, ponieważ można uwierzytelniać się przy użyciu profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego (podpisu lub pieczęci). Certyfikaty KSeF są tylko jednym z dopuszczalnych środków uwierzytelnienia. Na dodatek niemożliwym do użycia w Aplikacji Podatnika. A zatem osoba korzystająca wyłącznie z Aplikacji Podatnika nie będzie miała potrzeby posiadania certyfikatu.
2. "O wydanie w MCU certyfikatu KSeF od 1 listopada będą mogły się starać: ..." i tutaj lista - generalnie: właściciele i osoby zgłoszone przez ZAW-FA.
To nieprawda! O certyfikat KSeF - poza wymienionymi osobami i podmiotami - może wnioskować KAŻDY, kto otrzyma w module MCU jakiekolwiek uprawnienie. Inaczej nie miałoby to sensu, ponieważ, jak pisałem wyżej, certyfikaty są przeznaczone do używania przez wszystkich użytkowników KSeF, a nie tylko właścicieli. Czyli - właściciel lub "administrator" zgłoszony w ZAW-FA uprawnia inne osoby, a te wnioskują o swoje certyfikaty. Oczywiście, właściciele i administratorzy mogą to robić od razu, ponieważ od początku mają uprawnienia w KSeF.
Po drugie - określenie "wydanie w MCU certyfikatu KSeF" jest błędne. MCU NIE WYDAJE certyfikatów. Certyfikaty są wydawane przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów. KSeF, a w szczególności MCU jest jedynie pośrednikiem - służy do składania wniosków o wydanie certyfikatów i umożliwia ich pobranie.
No i oczywiście, o wydanie certyfikatu się nie staramy. Składamy wniosek, który - jeśli jest poprawny, o co nietrudno - jest obsługiwany automatycznie i certyfikat jest wydawany. Żadne starania nie są potrzebne.
3. "Możliwa będzie również opcja ponownego nadania uprawnień w module MCU" To nie chodzi o żadną "możliwą opcję". To jest w istocie NAJWAŻNIEJSZA FUNKCJONALNOŚĆ MCU! Chodzi o to, że w KSeF 1.0 funkcjonują uprawnienia, które zostały nadane użytkownikom tego systemu. Poza uprawnieniami nadanymi przez ZAW-FA żadne inne uprawnienia nie zostaną przeniesione do KSeF 2.0. Dlatego, aby zachować ciągłość pracy użytkowników przy przejściu z KSeF 1 do 2, konieczne jest ponowne nadanie im uprawnień - tym razem w KSeF 2.0. I do tego właśnie służy MCU. I dlatego zostaje wdrożony teraz, aby podatnicy mieli 3 miesiące na obsłużenie nadania uprawnień.
4. "Certyfikaty KSeF dadzą systemowi większy poziom bezpieczeństwa." Większy od czego? To zdanie nic nie znaczy. A przede wszystkim, certyfikaty KSeF mają niewielki wpływ na poziom bezpieczeństwa systemu. Jedyne, co można w tym zakresie powiedzieć o certyfikatach to to, że są bezpieczniejsze od tokenów KSeF, które w KSeF 1 były jedną z możliwości logowania. Po wdrożeniu certyfikatów w KSeF 2.0 tokeny mają zostać wycofane z użycia.
5. "Generalnie dzięki certyfikatom procesy w KSeF mają być realizowane szybciej i prościej." Nieprawda. Certyfikaty KSeF w żaden sposób nie wpływają na szybkość procesów. Należy raczej stwierdzić, że umożliwiają niektóre procesy, w szczególności w obecnym kształcie przepisów są konieczne do wystawiania faktur w trybie offline i awaryjnym.
mrdab
90
Jak mozna przetestowac opcje certyfikatu ksef w programie zewnetrznym na srodowisku testowym, jak mozna przetestowac modul mcu na srodowisku testowym. Jak można wygenerowac sobie certyfikat ksef dla testow na srodowisku testowym?
Najpierw stworzyli sobie deadliny, potem pisza i publikuja ze zrobili je i publikuja w polowie pusta Jak mozna przetestowac opcje certyfikatu ksef w programie zewnetrznym na srodowisku testowym, jak mozna przetestowac modul mcu na srodowisku testowym. Jak można wygenerowac sobie certyfikat ksef dla testow na srodowisku testowym?
Najpierw stworzyli sobie deadliny, potem pisza i publikuja ze zrobili je i publikuja w polowie pusta ksiazke. Ktory autor ksiazki albo filmu puscilby cos takiego dla klientow?
dzyszla
50
Dobry przykład to dzisiejsze szkolenia w ramach środy z KSeF. Czytanie slajdów, teoretyczne zrzuty ekranów a wszystko prowadzone przez osobę, która nie ma większego pojęcia o certyfikatach (bez obrazy, po prostu została przymuszona do przedstawienia ogromu informacji). Z dzisiejszej prezentacji w ogóle nie wiadomo, czy klucz prywatny Dobry przykład to dzisiejsze szkolenia w ramach środy z KSeF. Czytanie slajdów, teoretyczne zrzuty ekranów a wszystko prowadzone przez osobę, która nie ma większego pojęcia o certyfikatach (bez obrazy, po prostu została przymuszona do przedstawienia ogromu informacji). Z dzisiejszej prezentacji w ogóle nie wiadomo, czy klucz prywatny będzie sobie trzeba samemu scalać z publicznym, aby utworzyć certyfikat instalowany w systemie, czy dostajemy jednak gotowy przy zakładaniu i po co w zasadzie ściąganie kluczy publicznych w formacie PEM (nie, to nie ma żadnego związku z peppolem, jak podało podczas prezentacji w kato), skoro do niczego się tego nie użyje?
adra odpowiada dzyszla
50
Byłam na szkoleniu z MCU w urzędzie skarbowym. Generalnie te szkolenia są skierowane do zwykłego użytkownika KSeF, a nie integratorów. I to jest największy problem, że nie ma szkoleń dla integratorów. Panie w US bardzo się starają, ale one mówią tylko tyle, co im powiedziano na ich szkoleniach (to są słowa pań z US). Np. padło pytanie Byłam na szkoleniu z MCU w urzędzie skarbowym. Generalnie te szkolenia są skierowane do zwykłego użytkownika KSeF, a nie integratorów. I to jest największy problem, że nie ma szkoleń dla integratorów. Panie w US bardzo się starają, ale one mówią tylko tyle, co im powiedziano na ich szkoleniach (to są słowa pań z US). Np. padło pytanie jak wystawić fakturę offline w aplikacji KSeF, w trybie awarii KSeF - bo osoba, która o to pytała będzie pracować tylko na bezpłatnej aplikacji KSeF. Panie nie były pewne, ale zasugerowały, że trzeba będzie ręcznie wypełnić pola bezpośrednio w XMLu. Generalnie strach i obawy są po wszystkich stronach, przedsiebiorców małych i dużych, biur rachunkowych, zwykłych użytkowników, a chyba najwięcej wśród integratorów, bo oni wiedzą jak to wygląda od środka od strony API (albo nie wiedzą, bo dokumentacja API non stop się zmienia....)
dzyszla odpowiada adra
40
Cóż, absolutnie masz rację. Przeraża to, że onlinowe "szkolenia" są nieinteraktywne, więc nie ma możliwości zadawania pytań. A na stacjonarnych to słyszałem już, że przychodzą ludzie, którzy mówią "ja przyszedłem, bo księgowa mnie wysłała, ale mnie to nie dotyczy", "ja nie będę musiał" itp. Z drugiej Cóż, absolutnie masz rację. Przeraża to, że onlinowe "szkolenia" są nieinteraktywne, więc nie ma możliwości zadawania pytań. A na stacjonarnych to słyszałem już, że przychodzą ludzie, którzy mówią "ja przyszedłem, bo księgowa mnie wysłała, ale mnie to nie dotyczy", "ja nie będę musiał" itp. Z drugiej strony - jak szkolić na czymś, czego nie ma? Z jednej strony narzuca się terminy, a z drugiej prowadzi szkolenia w momencie, gdy nie ma ani jak tego przećwiczyć, ani pokazać na żywo, co sami nie wyrabiają się w terminach.
mrdab odpowiada dzyszla
30
Bylem na tym szkoleniu 2 z MCU 2 razy, raz onsite i teraz online. Onsite mozna przynajmniej zadac pytanie - oczywiscie z punktu widzenia integratora odpowiedzi satysfakcjonujacej nie ma szans uslyszec ale na rozne pytania otrzymywalem szczere odpowiedzi typu: niestety sami nie wiemy jak to bedzie wygladac, niestety ale takich pytan Bylem na tym szkoleniu 2 z MCU 2 razy, raz onsite i teraz online. Onsite mozna przynajmniej zadac pytanie - oczywiscie z punktu widzenia integratora odpowiedzi satysfakcjonujacej nie ma szans uslyszec ale na rozne pytania otrzymywalem szczere odpowiedzi typu: niestety sami nie wiemy jak to bedzie wygladac, niestety ale takich pytan nie obejmuja sesje bardziej dla biur rachunkowych i podatnikow niz integratorow, zdarzylo sie ze na pytanie jedna osoba z prowadzacych miala inny osad od drugiej osoby prowadzacej...
Zglosilem tez zapytanie dlaczego dla integratorow wczesniej nie bylo takich spotkan, chociaz jednego webinaru takiego jak dla wersji 1 - ale tam wydaje sie pokutuje osad ze integratorzy to juz dawno sobie z tym poradzili i jak podatnik wejdzie w program to tam juz wszystko jest...
Ale zapiminaja ze przede wszystkim integrator musi rozumiec co, po co i jak aby dostosowac do potrzeb uzytkownika. Wydaje mi sie ze takich spotkan dla integratorow nie bylo bo ludzie techniczni i kierujacy tym zdaja sobie sprawe ze takie spotkania w obliczu tego ze rzadowa strona tez jest w trakcie prac a nie ma gotowego produktu nie chce tracic czasu i sie osmieszac...
secundus
50
coraz większa kontrola

S.
zoomek
152
Czy nadal trzeba będzie płacić podatek VAT pomimo braku otrzymania płatności za wystawioną fakturę?
dzyszla
551
Przedsiębiorcy nie są gotowi, bo dostawcy oprogramowania nie są gotowi.
Dostawcy nie są gotowi, bo API jest niegotowe.
API jest niegotowe, bo za późno opublikowane z licznymi błędami i brakami.

Po miesiącu od uruchomienia dostępu do API, 4 aktualizacjach przez uruchomieniem i 6 aktualizacjach po uruchomieniu wciąż Przedsiębiorcy nie są gotowi, bo dostawcy oprogramowania nie są gotowi.
Dostawcy nie są gotowi, bo API jest niegotowe.
API jest niegotowe, bo za późno opublikowane z licznymi błędami i brakami.

Po miesiącu od uruchomienia dostępu do API, 4 aktualizacjach przez uruchomieniem i 6 aktualizacjach po uruchomieniu wciąż planowane są kolejne zmiany i usprawnienia, które pozwolą na piękną integrację i tak z okrojonym środowiskiem (brak funkcji opisywanych w podręcznikach ksef)

Na dodatek brak wciąż angielskiej dokumentacji dla firm zagranicznych wykonujących oprogramowanie dla naszych przedsiębiorców.

Czy mam pisać dalej, dlaczego przyjęte terminy są nierealne, aby to wystartować w sposób przygotowany i gruntownie przetestowany?
peluquero
261
Te terminy jeśli nie zostaną ZNACZĄCO przesunięte będą świadczyły tylko o jednym absolutnej niekompetencji ustawodawcy - także już można głosić te "nowinę" ;)
Natomiast do tego czasu, co napsuje to krwi i skrócie życie i przefarbuje na siwo włosy kilku ludzi tego już się nie odwróci

Powiązane: Krajowy System e-Faktur

Polecane

Najnowsze

Popularne

Ważne linki

Giełda
Finanse
Rozliczenie pit
Zanim wyjdziesznie przegap tego, co ważne w finansach!