Krajowy System e-Faktur wszedł w nowy etap. 1 kwietnia objął obowiązkiem wystawiania faktur zdecydowaną większość firm. Dopiero zaczynasz przygodę z systemem? Przeczytaj podstawowe informacje i dowiedz się, na co musisz zwrócić uwagę.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) zaczął w Polsce obowiązywać 1 lutego. Tego dnia wystawianie faktur w nim stało się obowiązkowe dla największych podatników, którzy w 2024 r. zanotowali obrót powyżej 200 mln zł. Kolejna ważny data dla systemu to 1 kwietnia. Tego dnia do KSeF muszą dołączyć pozostali przedsiębiorcy. Wyjątkiem są ci, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie. Oni znajdą się w systemie od 1 stycznia 2027 r.
O czym powinni pamiętać przedsiębiorcy, których objął system? Jak się z nim poruszać? Na co zwracać uwagę? Odpowiadamy poniżej. Przekazujemy wskazówki od ekspertów z Ministerstwa Finansów.
ReklamaZobacz także
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to elektroniczna platforma, która ma służyć przedsiębiorcom do wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wszystkie faktury są w nim dostępne w jednym miejscu, co ogranicza papierową dokumentację. System automatycznie archiwizuje faktury i jest krokiem w kierunku cyfryzacji obiegu tych dokumentów.
Jak zalogować się do KSeF?
- Wejdź na stronę: ksef.podatki.gov.pl i kliknij w panel „Zaloguj się do KSeF” znajdujący się po prawej stronie.
- Wybierz sposób logowania. Możesz zalogować się za pośrednictwem:
- login.gov.pl (m.in. aplikacji mObywatel, bankowości elektronicznej, e-dowodu lub Profilu Zaufanego),
- kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.
Logowanie przez aplikację mObywatel
- wybierz logowanie przez login.gov.pl,
- wskaż aplikację mObywatel jako metodę uwierzytelnienia,
- zeskanuj kod QR w aplikacji na telefonie,
- potwierdź udostępnienie danych.
Po zalogowaniu się będziesz mógł korzystać z systemu zgodnie z posiadanym zakresem uprawnień. Jeśli działasz w imieniu firmy, upewnij się, że masz nadane odpowiednie uprawnienia w KSeF.
Co będzie, jeśli popełnię błąd przy wystawianiu faktury w KSeF?
Rok 2026 to okres przejściowy – w tym czasie nie są nakładane kary za błędy związane z korzystaniem z KSeF. Najważniejsze jest spokojne poznanie nowych zasad, wdrożenie systemu oraz dostosowanie procesów w firmach.
Kto musi korzystać z KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF (w zakresie wystawiania faktur) wprowadzany jest etapowo:
- od 1 lutego 2026 r. - dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. - dla pozostałych przedsiębiorców oraz innych podmiotów wystawiających faktury (z wyjątkiem niektórych przypadków przewidzianych w przepisach),
- od 1 stycznia 2027 r. - przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł. brutto.
Dla najmniejszych podatników przewidziano rozwiązanie przejściowe – jeżeli w danym miesiącu wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami (brutto, z VAT) nie przekracza 10 000 zł, nie powstaje obowiązek wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 r. W przypadku przekroczenia tego limitu obowiązek ten powstaje od faktury, którą ten limit przekroczono.
Czy obowiązkowy KSeF dotyczy konsumentów?
Nie – obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C). Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy relacji pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), natomiast w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Takie faktury mogą być nadal wystawiane poza systemem, na dotychczasowych zasadach. Istnieje możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur B2C, pamiętając jednak o tym, aby fakturę wydać nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. jako wydruk lub plik, opatrzony kodem QR).
Jak odebrać fakturę w KSeF?
a. Wybierz narzędzie
Możesz korzystać z bezpłatnych rozwiązań Ministerstwa Finansów:
- Aplikacja Podatnika KSeF (ksef.podatki.gov.pl),
- Aplikacja Mobilna KSeF,
- e-mikrofirma (przez e-Urząd Skarbowy).
Oprócz tego możesz korzystać z rozwiązań komercyjnych.
b. Zaloguj się do systemu
- przez stronę KSeF lub system księgowy,
c. Wyszukaj fakturę
- przejdź do zakładki „Lista faktur”,
- znajdziesz tam wszystkie wystawione dla Ciebie faktury.
Regularnie sprawdzaj, czy pojawiły się nowe faktury – ma to znaczenie np. dla terminu płatności.
Jak uzyskać certyfikat i jakie są jego rodzaje?
Rodzaje certyfikatów KSeF:
- certyfikat typu 1 – służy do uwierzytelniania się w systemie,
- certyfikat typu 2 – wymagany przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych (offline-niedostępność KSeF, offline24, tryb awaryjny); umożliwia oznaczenie faktury kodem QR do weryfikacji.
Jak uzyskać certyfikat?
Certyfikat KSeF można uzyskać poprzez złożenie wniosku w systemie – funkcjonalność ta jest dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Aby uzyskać certyfikat:
- należy uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona (np. Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej , podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną),
- następnie złożyć wniosek o wydanie certyfikatu, podając dane wymagane przez system,
- po poprawnym przetworzeniu wniosku certyfikat zostaje wydany i udostępniony do pobrania.
Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty rozpoczęcia jego obowiązywania.
Kto może uzyskać certyfikat?
Certyfikat może uzyskać każdy podatnik/podmiot posiadający NIP jak również osoby i podmioty przez niego uprawnione. Aby uzyskać certyfikat KSeF trzeba zalogować się do systemu.
Szczegółowe informacje na stronie: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef
Jak działa samofakturowanie w KSeF?
Samofakturowanie w KSeF działa tak samo jak dotychczas - nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, pod warunkiem, że strony zawarły stosowną umowę. Jedyną zmianą jest konieczność nadania nabywcy odpowiednich uprawnień w systemie, aby mógł wystawiać e-faktury w imieniu sprzedawcy. Sam mechanizm samofakturowania oraz wynikające z niego obowiązki podatkowe pozostają natomiast bez zmian.
Co się dzieje po przekroczeniu limitu 10 tys. zł?
Jeżeli w danym miesiącu przekroczysz limit 10 tys. zł, masz obowiązek wystawiania faktur w KSeF – od faktury, która ten limit przekroczyła. Od tego momentu kolejne faktury również powinny być wystawiane w systemie.
Co istotne: po przekroczeniu limitu nie wracasz już do poprzednich zasad, nawet jeśli w kolejnych miesiącach wartość sprzedaży dokumentowana fakturami będzie niższa.
Co wlicza się do limitu?
Do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż dokumentowaną fakturami, które podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF. Limit ustala się jako łączną wartość tych faktur w danym miesiącu, liczonych w kwotach brutto (czyli wraz z VAT).
Do limitu 10 000 zł nie wlicza się:
- sprzedaży na rzecz osób fizycznych (B2C),
- sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej,
- paragonów z NIP do 450 zł (faktury uproszczone),
- faktur wyłączonych z KSeF na podstawie przepisów szczególnych.
Jak mam działać w trybie offline i offline 24?
W ramach obowiązkowego KSeF 2.0 funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline. Tryb online to wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury do KSeF w czasie rzeczywistym. Tryb offline sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.
Tryby offline
Rodzaje trybów:
Tryb offline24 – możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale masz obowiązek przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Ważne: twój kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie wydajesz jej nabywcy przed przesłaniem jej do systemu.
Tryb offline (niedostępność KSeF) – stosowany, gdy system KSeF jest czasowo niedostępny (np. przerwy serwisowe); faktury wystawiasz poza systemem i przekazujesz do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu tej niedostępności. Ważne: twój kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie wydajesz jej nabywcy przed przesłaniem jej do systemu. Informacja o czasowej niedostępności systemu z powodu prac serwisowych będzie publikowana w BIP MF z wyprzedzeniem oraz będzie dostępna z poziomu oprogramowania do wystawiania faktur, z którego korzystasz.
Tryb awaryjny – stosuje się po ogłoszeniu awarii KSeF komunikatem w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Pozwala on kontynuować wystawianie faktur mimo problemów technicznych systemu. W tym czasie faktura jest wystawiana elektronicznie zgodnie ze strukturą FA(3) i przekazywana kontrahentowi w uzgodniony sposób Następnie należy ją przesłać do KSeF w celu nadania numeru – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Ważne: tylko w tym przypadku możesz wydać fakturę swojemu kontrahentowi przed jej przesłaniem do KSeF.
Awaria całkowita KSeF – nadzwyczajna sytuacja, w której KSeF nie funkcjonuje z przyczyn systemowych (np. związanych z bezpieczeństwem państwa lub infrastruktury). Komunikat o tej awarii zostanie udostępniony w środkach społecznego przekazu np. radiu, telewizji, internecie. W tym okresie podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF – bez stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej do KSeF i bez obowiązku późniejszego przesyłania ich do systemu. Faktury mogą być przekazywane kontrahentom w dowolny sposób, co ma zapewnić ciągłość obrotu gospodarczego w sytuacjach kryzysowych.
Uwaga: jeśli wystawisz fakturę poza KSeF, nie wystawiaj jej ponownie w tym systemie. Takie działanie skutkuje wystawieniem dwóch odrębnych faktur do jednej sprzedaży. Przy następnej sprzedaży wystaw fakturę już prawidłowo w systemie, tam też odbierze ją nabywca.
Przypominamy, że wizualizację faktury wystawca może wydać nabywcy dopiero po jej zarejestrowaniu w systemie (nadaniu numeru KSeF). Taka faktura jest wówczas opatrzona kodem i numerem KSeF.
Kiedy i jak złożyć ZAW-FA?
ZAW-FA składa się, aby uzyskać dostęp do KSeF i wyznaczyć osobę do jego obsługi.
Kogo dotyczy?
- podmiotów niebędących osobą fizyczną (np. spółek, jednostek samorządu terytorialnego, fundacji, stowarzyszeń), które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej,
- organów egzekucyjnych.
Kiedy złożyć?
- przed rozpoczęciem korzystania z KSeF.
Jak złożyć?
- papierowo – w urzędzie skarbowym lub pocztą,
- elektronicznie – przez e-Urząd Skarbowy do właściwego naczelnika urzędu.
Jak nadać uprawnienia swojej księgowej?
Najprościej nadać uprawnienia za pomocą systemu KSeF:
- zaloguj się do KSeF,
- przejdź do zarządzania uprawnieniami,
- wskaż osobę i nadaj jej odpowiedni zakres uprawnień.
Gdzie po wsparcie i więcej informacji?
Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa prowadzą różne działania wspierające wdrażanie i obsługę KSeF. Jednym z kluczowych elementów jest infolinia KAS, która działa nieprzerwanie i jest dostępna dla przedsiębiorców przez całą dobę. Konsultanci udzielają zarówno pomocy merytorycznej, jak i technicznej związanej z funkcjonowaniem systemu. Dzwonić można na numery:
- 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych)
- 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych)
- +48 22 330 03 30 (z zagranicy)
Dodatkowo przedsiębiorcy mogą skorzystać z formularza kontaktowego dostępnego pod adresem ksef.podatki.gov.pl/formularz oraz umówić wizytę w urzędzie skarbowym. Pracownicy urzędów udzielają niezbędnych informacji i pomagają w nauce obsługi systemu.
Korzystaliśmy z informacji udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.
