Właściciele firm nie ukrywają dużych obaw w związku z wejściem Krajowego Systemu e-Faktur. Boją się m.in. odpowiedzialności za błędne decyzje. Wielu z nich uważa, że w tak skomplikowanej materii, jak KSeF, wyręczy ich księgowa. Czy mają rację?
E-fakturowa rewolucja coraz bliżej. Do wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostało mniej niż dwa miesiące. Od 1 lutego faktury w nowym systemie będą musiały wystawiać duże firmy. Dwa miesiące później obowiązek obejmie pozostałe przedsiębiorstwa.
Przedsiębiorcy będą prosili o wsparcie
Im bliżej lutowego terminu, tym większe obawy przedsiębiorców dotyczące wdrożenia nowego systemu e-faktur. Wielu z nich nie ma odpowiedniej wiedzy z tego tematu, dlatego może próbować przerzucić działania z tego obszaru na księgowych. A trzeba podkreślić, że skala zmian dotyczących obiegu dokumentów w wielu firmach będzie bardzo duża.
– Do tej pory proces wystawiania i doręczania faktur był różnorodny. Jedni korzystali z zaawansowanych narzędzi, inni wystawiali fakturę w formie papierowej lub w Excelu. W obliczu wejścia w życie KSeF firmy mogą mieć zatem problem z dostosowaniem się do zmiany. Z pewnością przedsiębiorcy będą od księgowych oczekiwać rozwiązania problemu, a być może nawet fakturowania za nich dokonanych transakcji. Warto zatem, aby księgowi mieli świadomość czy jest to zgodne z prawem i z jakimi konsekwencjami się wiąże – podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy z fillup.pl i e-pity.pl.
Księgowe mają odpowiednią wiedzę o przepisach prawno-podatkowych i zwykle biorą na swoje barki wyzwania związane z wdrażaniem w firmach nowelizacji ustaw. Można się spodziewać, że przedsiębiorcy będą mieli wobec nich takie same oczekiwania w przypadku wdrażania KSeF.
– Z teoretycznego punktu widzenia nic nie stoi na przeszkodzie, aby to księgowy wystawiał faktury w imieniu klienta, o ile otrzyma stosowne uprawnienia. Jednak zanim księgowi zgodzą się na taki rodzaj współpracy, należy się zastanowić, na ile są gotowi odpowiadać i ręczyć za biznes klienta – podkreśla Monika Piątkowska.
Kluczowa kwestia: odpowiedzialność
Zaznacza, że w przypadku prowadzenia księgowości dla klienta biuro wykonuje na jego rzecz usługi związane z rachunkowością i rozliczeniami podatkowymi.
– Natomiast wystawienie faktury w imieniu klienta oznacza już potwierdzenie dokonania konkretnej transakcji. Za wystawioną fakturę odpowiada zawsze ten, kto ją wystawił. Po wejściu w życie KSeF będzie to osoba wprowadzająca fakturę do systemu. Księgowy godząc się na wystawienie faktury w imieniu swojego klienta przenosi na siebie odpowiedzialność nie tylko za błędy wynikające z jego pomyłki lub przeoczenia – przestrzega doradca podatkowy.
I od razu dodaje, że osoba wystawiająca fakturę może w ten sposób zostać pociągnięta do odpowiedzialności karno-skarbowej z wielu tytułów.
– Nieprawidłowości mogą dotyczyć przyjęcia nieprawidłowej stawki VAT, zawyżenia ceny wykonanej usługi czy sprzedanego towaru, a nawet wystawienia tzw. pustej faktury lub udziału w bardziej skomplikowanym procederze wyłudzenia podatku – wymienia Monika Piątkowska.
Przypomnijmy: w prawie podatkowym to podatnik – czyli osoba lub firma zobowiązana do zapłaty podatku – ponosi główną odpowiedzialność. Jednak w przypadku prawa karno-skarbowego zasada jest inna. Tu odpowiada konkretna osoba fizyczna, która popełniła wykroczenie lub przestępstwo skarbowe – niezależnie od tego, jakie stanowisko zajmuje w firmie.
Zatem jeśli księgowy decyduje się wystawiać faktury w imieniu klienta, bierze na siebie osobistą odpowiedzialność za ich prawidłowość i zgodność z rzeczywistością. Dlatego znaczna część księgowych może nie chcieć wyręczać przedsiębiorców w tych działaniach.
Księgowi również boją się KSeF
Tym bardziej, że księgowi też mają dużo obaw związanych z wprowadzeniem KSeF. Jak wynika z badania „Księgowi i przedsiębiorstwa wobec KSeF”, przeprowadzonego przez fillup k24, przedstawiciele tego zawodu najczęściej boją się problemów technicznych związanych z systemem i jego funkcjonowaniem – aż 44%. Drugie miejsce w zestawieniu największych obaw zajmują potencjalne problemy z integracją z programami księgowymi (38%). Natomiast na trzecim miejscu uplasowała się obawa przed odpowiedzialnością za niezawinione błędy w systemie (35%).
Nieco rzadziej księgowi wskazywali na trudności w obsłudze sytuacji nietypowych, takich jak np. zagraniczne faktury (33%). Sen z powiek wielu z nich spędza niewystarczające przygotowanie klientów do korzystania z KSeF (28,2%) oraz niejasne przepisy i interpretacje podatkowe (27,7%).
Księgowi: „KSeF jest przede wszystkim sprawą przedsiębiorców”
O podejściu księgowych świadczy również stanowisko dotyczące KSeF, jakie ich branżowa organizacja zajęła w piśmie przesłanym do Andrzeja Domańskiego, Ministra Finansów i Gospodarki. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce wskazuje w nim, że rządowe komunikaty wysyłane do podatników mogą prowadzić „do nieuzasadnionego oczekiwania, iż to księgowi przejmą odpowiedzialność za wdrożenie i funkcjonowanie KSeF”. Księgowi podkreślają, że spoczywa ona głównie na właścicielach firm. „KSeF jest przede wszystkim sprawą przedsiębiorców” – podkreśla stowarzyszenie. Więcej o tej sprawie przeczytasz tutaj.
