Rewolucja w e-fakturach ma wejść już 1 lutego, tymczasem w wielu polskich branżach wciąż dominują papierowe dokumenty. Jak wynika z badań, takie faktury stosuje 6 na 10 firm. Bardzo wątpliwe, aby zdążyły wdrożyć się do nowego systemu.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) według rządowych zapowiedzi zacznie obowiązywać już 1 lutego. Od tego dnia obowiązek wystawiania e-faktur za pomocą tego systemu będzie obejmował przedsiębiorców, którzy w 2024 r. osiągnęli sprzedaż przekraczającą 200 mln zł. Pozostałe firmy będą miały taki obowiązek od 1 kwietnia.
Z systemu zostały wyłączone mikrofirmy. Dla nich przewidziano okres przejściowy – do końca 2026 r. nie będą one musiały wystawiać e-faktur, jeśli ich miesięczny obrót jest mniejszy niż 10 tys. zł brutto.
Tyle w kwestii obowiązku wystawiania faktur. Jeśli natomiast chodzi o ich odbieranie – wszystkie firmy, niezależnie od wielkości, będą musiały dokonywać tego przez KSeF już od 1 lutego 2026 r.
Zobacz także
Krajowy System e-Faktur: firmy nie zdążą
Czy polscy przedsiębiorcy są na to gotowi? Wszystkie badania potwierdzają, że większość ma pod tym względem bardzo dużo do zrobienia. Jak wynika z raportu Webcon, 61% przedsiębiorstw w Polsce wciąż korzysta z faktur papierowych. To tylko o 5% mniej niż w 2022 roku, zatem spadek jest bardzo powolny. Bardzo oporni we wdrażaniu elektronicznych dokumentów są m.in. fryzjerzy, kosmetyczki, budowlańcy i mechanicy.
- Małe firmy nie mają zasobów finansowych czy organizacyjnych, by samodzielnie przeprowadzić integrację z systemem KSeF. Wykonywanie testów nie jest dla nich naturalną czynnością. Wg naszych analiz nie są gotowe takie branże i zawody jak fryzjerzy, fizjoterapeuci, częściowo mechanicy samochodowi czy budowlańcy. Proszę sobie wyobrazić fryzjerkę, która odkłada nożyczki i wykonuje tekst zgodności na platformie Ministerstwa Finansów. Także dla mechanika samochodowego komputer nie jest podstawowym narzędziem pracy – podkreśla Kamil Fac, wiceprezes platformy Faktura.pl.
Dodaje, że tacy przedsiębiorcy do cyfrowych dokumentów muszą się przyzwyczajać.
- Wielu z nich wciąż posługuje się papierowymi fakturami lub niekompatybilnym z systemem oprogramowaniem – np. kupowanym na płytach CD i nieaktualizowanym. Małe firmy nie mają własnych programistów, działów IT czy dedykowanych budżetów – wskazuje Kamil Fac.
E-faktury: problemem będą również specyfikacje techniczne
Duże trudności z wdrożeniem nowego systemu e-faktur mogą mieć również branże, w których następuje duża zmienność produktów i usług oraz posługujące się niestandardowymi dokumentami, załącznikami lub specyfikacjami technicznymi. Takimi sektorami są budownictwo oraz usługi instalacyjne lub techniczne. Problemy mogą mieć także branże logistyczna oraz transportowa.
Jak niedawno pisaliśmy, z badania przeprowadzonego przez fillup k24 wynika, że ponad połowa przedsiębiorców (56%) nawet nie zaczęła przygotowań do systemu: 26% deklaruje, że zajmie się tym wyzwaniem w ostatnim kwartale 2025 r., a 30% nie podejmuje żadnych działań, czekając na wytyczne.
– Całkowita bierność lub powściągliwe przygotowania niosą za sobą spore ryzyko dla całego biznesowego ekosystemu w Polsce. Po publikacji ostatecznych wytycznych takie firmy nie będą już miały przestrzeni, by starannie wdrożyć KSeF na czas, zespoły prawdopodobnie wejdą w nową erę rozliczeń niekompetentne i zestresowane, a nieprzepracowane problemy techniczne mogą sparaliżować firmowe procesy – podkreślała Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup k24.
Nie tylko firmy się nie spieszą. Biura rachunkowe też odkładają obowiązki
Eksperci podkreślają, że listopad to już ostatni dzwonek na rozpoczęcie działań w kierunku wdrożenia KSeF. Co ciekawe, nie tylko przedsiębiorcy ociągają się w tej kwestii. Jak wynika z ostatniego raportu Symfonii „Gotowość biur rachunkowych do wdrożenia KSeF”, pomimo zbliżającego się terminu obowiązkowego systemu, zdecydowana większość biur rachunkowych nie rozpoczęła jeszcze kluczowych działań przygotowawczych.
Zaledwie 1 proc. ankietowanych zadeklarował pełną gotowość, jeśli chodzi o procedury, narzędzia i przeszkolony zespół. Natomiast aż 69% badanych biur rachunkowych wciąż nie rozpoczęło przygotowań do obsługi klientów w nowym modelu, a 72% nie zdecydowało jeszcze o sposobie integracji. Do tej pory tylko jedno biuro rachunkowe na 10 rachunkowe korzystało z oprogramowania zintegrowanego z nowym systemem.
Księgowi: najbardziej pracochłonna zmiana? Zdecydowanie KSeF
Natomiast w badaniu „Barometr nastrojów polskich księgowych 2025” 46% pytanych reprezentantów tego zawodu przyznało, że „zmagają się z dużymi wątpliwościami i mają sporo zastrzeżeń”, jeśli chodzi o wprowadzenie KSeF. Księgowi wskazywali, że jego wejście w życie oznacza kolejne obciążenia administracyjne i konieczność poniesienia dodatkowych kosztów na techniczne zabezpieczenie sprzętu i oprogramowania.
Pytani, jaka zmiana legislacyjna może w największym stopniu wpłynąć na wzrost pracochłonności pracy w ich zawodzie w najbliższym czasie, najczęściej wskazywali KSeF – zebrał on 27,9% odpowiedzi.
- Tradycyjne biura księgowe są często obłożone pracą. Działania pilne związane z comiesięcznymi deklaracjami i wyliczeniami podatków biorą górę nad rozwojem kwalifikacji związanych z KSeF, szkoleniami, testami. Widzimy to, bo wiele biur księgowych posiłkuje się wsparciem kompetencyjnym platform elektronicznych. Pozytywnym sygnałem jest spostrzeżenie, że w naszych rozmowach z nimi temat Krajowego Systemu e-Faktur, pojawia się coraz częściej. Nie można z tym czekać do następnego roku – podkreśla Kamil Fac.
