Przedsiębiorcy zakładają, że Krajowy System e-Faktur będzie obejmował kolejne grupy firm etapami. Dlatego czekają na kwiecień. Jest to założenie iluzoryczne, bo wszyscy, którzy chcą odbierać faktury kosztowe w nowym systemie, muszą być na to przygotowani już 1 lutego.
W sieci krąży informacja o tym, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 lutego obejmie tylko duże firmy, których roczny obrót brutto w 2024 r. przekroczył 200 mln zł. Doprecyzujmy – od tego dnia duże firmy będą miały obowiązek wystawiania faktur w tym systemie. Ten sam obowiązek obejmie dwa miesiące później, 1 kwietnia, wszystkie pozostałe firmy. Natomiast najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 tys. zł, zostaną obarczone obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od początku przyszłego roku.
Wiemy, że przygotowanie firmy do Krajowego Systemu e-Faktur może wymagać uwagi i czasu.
— Ministerstwo Finansów (@MF_GOV_PL) January 14, 2026
✅ Jeśli jeszcze nie sprawdziłeś, czy Twój aktualny program do wystawiania faktur jest zintegrowany z KSeF, zrób to teraz.
ℹ️ Więcej na 🔗 https://t.co/kq29I48gyA pic.twitter.com/0E2ZGJrKxt
Wystawianie a odbieranie: dwa różne obowiązki
Warto podkreślić, że powyższy obowiązek i terminy dotyczą wyłącznie wystawiania faktur.
Zobacz także
– Nie są natomiast związane z ich odbiorem przez kontrahentów. Faktury od największych firm będziemy musieli odebrać w KSeF już od 1 lutego, czyli z dniem ich obowiązkowego przystąpienia do systemu. Przy doręczeniu faktury bez znaczenia jest dzień, w którym my jako firma powinniśmy przystąpić do KSeF. Ważne jest, czy nasz kontrahent powinien już wystawiać fakturę poprzez system stworzony przez resort finansów. Jeżeli tak, to my jesteśmy zobowiązani odebrać od niego daną fakturę również za pośrednictwem KSeF – tłumaczy Monika Piątkowska, doradca podatkowy w fillup k24 i e-pity.
Firmy mają mniej czasu niż im się wydaje
To oznacza, że przedsiębiorca, który będzie chciał otrzymać fakturę np. za paliwo na stacji benzynowej, za leasing auta czy za dowolny kupiony sprzęt, będzie musiał zalogować się do KSeF już w lutym. Co istotne, według nowych przepisów nasz kontrahent nie będzie zobowiązany, aby doręczyć nam ją w inny sposób.
– Przedsiębiorcy mają mniej czasu niż im się wydaje. Część firm nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, że za kilka tygodni nie otrzyma faktur w dotychczasowy sposób. Może z tego wyniknąć szereg nieporozumień i problemów, a także opóźnienia w płatnościach za towary i usługi. Przeoczenie danej faktury powodować może również problemy w comiesięcznych rozliczeniach z fiskusem i ZUS – wyjaśnia doradca podatkowy fillup k24.
Bez przygotowań ani rusz
Podkreśla, że jest bardzo ważne, aby każdy przedsiębiorca miał świadomość, że obowiązek zalogowania się do KSeF obejmie go już w lutym. Druga ważna kwestia - do odbioru wspomnianych faktur trzeba się odpowiednio przygotować, a więc zadbać o odpowiedni dostęp do KSeF oraz oprogramowanie.
– Trzeba również skontaktować się ze swoją księgową, aby ustalić m.in. sposób przekazywania faktur sprzedażowych i kosztowych, zakres upoważnienia do działań KSeF dla biura księgowego czy działu księgowości. Jako przedsiębiorcy powinniśmy również zastanowić się, którzy z pracowników w imieniu naszej firmy będą mogli wystawiać faktury, a kto będzie je odbierał i weryfikował – zwraca uwagę Monika Piątkowska.
Dodaje, że wprowadzenie KSeF to nie tylko nowy sposób wystawiania faktury. To wręcz e-fakturowa rewolucja, która zmienia cały proces odbioru, weryfikacji i obiegu dokumentów księgowych. I każdy przedsiębiorca powinien poświęcić czas, aby być na nią gotowy.
