Krajowy System e-Faktur już wkrótce stanie się codziennością polskich firm. Przedsiębiorcy na sześć dni przed startem nie mają dostępu do kluczowych funkcji systemu. Na koniec miesiąca nie można nadawać uprawnień ani generować certyfikatów.
– 26 stycznia 2026 r. został wyłączony Krajowy System e-Faktur w wersji 1.0. Oznacza to nie tylko niedostępność Aplikacji Podatnika KSeF 1.0, ale również wyłączenie Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Do startu obowiązkowego KSeF 2.0, który nastąpi 1 lutego 2026 r., pozostaje 6 dni, w trakcie których przedsiębiorcy i księgowi nie będą mieli dostępu do kluczowych funkcjonalności systemu – mówi Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.
Przerwa techniczna potrwa od 26 do 31 stycznia. W praktyce oznacza to, że na koniec miesiąca nie będzie możliwe:
- nadawanie i odbieranie uprawnień do KSeF,
- generowanie certyfikatów KSeF (osobistych i podmiotowych),
- generowanie i zarządzanie tokenami dostępowymi.
Zobacz także
Ekspert podkreśla, że o ile wyłączenie Aplikacji Podatnika KSeF 1.0 jest zrozumiałe w kontekście przejścia na nową wersję systemu, brak dostępu do MCU oznacza faktyczną „lukę techniczną” w okresie przejściowym. Przedsiębiorcy nie mogą w tym czasie uporządkować struktury uprawnień ani przygotować się organizacyjnie do startu KSeF 2.0.
Nadal w tym tygodniu można składać do urzędów skarbowych druki ZAW-FA, które to pozwolą uwierzytelnić się wyznaczonym osobom w imieniu podmiotu. Warto zaznaczyć, że osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze nie muszą tego robić – wyjaśnia Juszczyk.
Najważniejsze reguły przed wejściem w życie KSeF
Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać wszystkich podatników w zakresie odbierania faktur. Niezależnie od tego, kiedy dany przedsiębiorca rozpocznie ich wystawianie w systemie. Choć sam proces wystawiania faktur będzie wdrażany etapami, obowiązek ich odbioru obejmie wszystkich już od pierwszego dnia funkcjonowania KSeF w wersji obligatoryjnej.
Jak przypomina Piotr Juszczyk, faktura w KSeF nie ma postaci pliku PDF przesyłanego elektronicznie, lecz jest zapisem danych w jednej, ustrukturyzowanej formie. Za moment doręczenia faktury uznaje się nadanie jej numeru KSeF, a nie faktyczne pobranie dokumentu przez nabywcę. Dodatkoweo system nie przewiduje automatycznych powiadomień o wystawieniu nowej faktury. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą musieli regularnie monitorować KSeF lub korzystać z zewnętrznych narzędzi i aplikacji komercyjnych, które oferują funkcję powiadomień.
Istotną zmianą jest również brak możliwości anulowania lub „cofnięcia” faktury już wprowadzonej do systemu. Jedyną dopuszczalną formą zmiany danych pozostaje wystawienie faktury korygującej.
– Sześciodniowa przerwa pomiędzy KSeF 1.0 a KSeF 2.0 przypada na moment, w którym wiele firm finalizuje zmiany organizacyjne, kadrowe i księgowe. Brak dostępu do MCU w tym okresie zwiększa ryzyko chaosu na starcie obowiązkowego KSeF, zwłaszcza w spółkach, grupach kapitałowych oraz biurach rachunkowych obsługujących wielu klientów. Jeśli ktoś czekał na ostatnią chwilę z wdrożeniem, to niestety ale będzie musiał poczekać teraz do 1 lutego – podsumowuje Piotr Juszczyk.
