W kontaktach biznesowych nieuczciwość kontrahenta będziemy postrzegać głównie jako świadome działanie mające na celu oszukanie drugiej strony.
Bardzo nieprzyjemna jest sytuacja, gdy zostajemy bez pieniędzy za wykonaną usługę czy też dostarczony towar, a przy tym uświadamiamy sobie, że nasz kontrahent od początku nie planował nam zapłacić i działał z pełną premedytacją, aby w przyszłości móc uniknąć płatności. Czy możemy się przed takim scenariuszem obronić? Na pewno jesteśmy w stanie znacząco zmniejszyć ryzyko, podejmując kilka podstawowych działań weryfikujących rzetelność kontrahenta.
Internet - kopalnia wiedzy
Internet jest nieodzowną częścią codziennego życia, tak więc nabiera on też coraz większego znaczenia w sferze obrotu gospodarczego. Jeśli podmiot, którego wiarygodność i zamiary chcemy zweryfikować, podejmował już nieuczciwe działania, jest duża szansa, że inni gracze z rynku zdążyli już odnotować ten fakt w sieci. Trzeba jednak zaznaczyć, że treści umieszczanych w internecie, szczególnie anonimowo, nie możemy przyjmować jako pewne dane i odzwierciedlenie stanu faktycznego. Wszelkie informacje należy obiektywnie przeanalizować oraz potwierdzić w innych, nie tylko internetowych, źródłach. Przykładem takich mało przydatnych informacji może być jeden z portali internetowych, który w założeniu miał pełnić funkcję platformy wymiany opinii o pracodawcach, a w rzeczywistości stał się w dużym stopniu forum sfrustrowanych byłych pracowników, wypowiadających się anonimowo i nie mających zazwyczaj nic konstruktywnego do powiedzenia poza obrażaniem byłego pracodawcy.
| »Jak unikać nieuczciwych kontrahentów |
Z drugiej strony, jeżeli o podmiocie nie możemy znaleźć żadnej informacji to również jest to sygnał alarmujący. Obecnie, każdy odpowiedzialny podmiot gospodarczy dba o to, aby być widocznym w internecie, bądź to poprzez reklamę, bądź dopracowaną, wysoko pozycjonowaną stronę internetową. Oczywiście są wyjątki i branże, w których wirtualna obecność nie jest bardzo pożądana, ale co do zasady, każda firma korzysta obecnie z tego kanału informacyjnego i marketingowego. Korzystając z wyszukiwarki internetowej, warto też prześledzić bardziej odległe wyniki, gdyż najciekawsze treści często kryją się na dalszych stronach wyników wyszukiwania. Można też skorzystać z zaawansowanych opcji wyszukiwania np. aby określić przedział czasowy, w którym chcemy znaleźć informacje lub konkretną witrynę, którą ma przeszukać wyszukiwarka.
Nieważne podpisy
Kwestię osób upoważnionych do podpisywania umów, możemy łatwo zweryfikować, zanim jeszcze podpiszemy z kontrahentem formalny dokument o współpracy. Sprawdźmy w rejestrach kto może reprezentować dany podmiot, a co za tym idzie, kto w jego imieniu może zawrzeć umowę. Jeśli kontrahent upiera się, że ta właśnie osoba ma umowę podpisać, pomimo, że nie figuruje w rejestrach jako upoważniona do reprezentacji podmiotu, domagajmy się właściwego pełnomocnictwa, najlepiej w formie załącznika do umowy. To pozwoli nam uniknąć sytuacji, w której zgłosimy się po płatność, a nasz kontrahent stwierdzi, że nie czuje się zobowiązany do płatności, gdyż umowa została podpisana przez osobę do tego nieumocowaną. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji, można oczywiście udowadniać swoje racje w sądzie i dowieść tego, że dana osoba była u kontrahenta odpowiedzialna za zawieranie tego typu umów, a docelowo dochodzić odszkodowania od osoby, która zawarła umowę bez umocowania (falsus procurator).
| »Nierzetelność klientów sporo kosztuje polskie firmy |
Niemniej jest to zawsze trudna i długotrwała droga, tak więc lepiej na nią nie wchodzić i przy podpisywaniu umowy nie podejmować zbędnego ryzyka. Z praktyki zawodowej przypominam sobie sytuację, gdzie znany podmiot z branży samochodowej próbował podważyć umowę zawartą przez dyrektora operacyjnego. Zawierał on w imieniu spółki wszystkie umowy, gdyż był jedynym pracownikiem decyzyjnym w kraju (członkowie Zarządu byli obcokrajowcami nie przebywającymi w Polsce). Spółka przyjęła stanowisko, że dyrektor operacyjny nie reprezentuje spółki. Jednak bardzo szybko zmienili front, gdy rozpoczęliśmy działania mające na celu poinformowanie rynku, że wszelkie umowy zawarte przez owego dyrektora mogą zostać zakwestionowane. Tutaj jak ze zdrowiem. Lepiej zapobiegać niż leczyć. Jeśli zadbamy o porządek w dokumentacji, będziemy zabezpieczeni i nawet w przypadku problemów łatwiej dowiedziemy swoich racji.
Treść umowy budzi wątpliwości
Przy podpisywaniu umowy naszą uwagę powinna zwrócić aktywność i determinacja naszego kontrahenta w usuwaniu z treści umowy zapisów zawierających np. sankcje w przypadku niedotrzymania jej warunków. Nie kwestionuję tutaj prawa obu stron do swobody zawierania umów. Każdy ma prawo negocjować dla siebie jak najkorzystniejsze warunki. Warto jednak pamiętać, że podmiot podchodzący do transakcji z typowo biznesowymi zamiarami, skupia się przede wszystkim na kluczowych kwestiach związanych z realizacją umowy, a nie na sprawach związanych z jej ewentualnym niezrealizowaniem. Wiele osób nie zgodzi się z tym twierdzeniem, argumentując, że nie ma w takim zachowaniu nic złego. Przezorny przedsiębiorca powinien przecież rozpatrywać wszelkie scenariusze. Zgadza się, ale jeżeli jest uczciwym przedsiębiorcą to powinien też rozumieć, że jeśli zawini, ponosi za to odpowiedzialność. Tak więc kara regulowana zapisami umowy nie jest niczym niesprawiedliwym i nie przeszkadza mu w zawarciu współpracy.
Przedsiębiorcy nie powinni oczywiście zakładać od razu nieuczciwości kontrahentów. Lepiej jest mieć pozytywne podejście do partnerów biznesowych i zawieranych z nimi transakcji. Niemniej jednak nie zaszkodzi to nikomu, jeśli przedsiębiorca wykona kilka działań weryfikujących. Warto też pytać o referencje, które mogą wiele powiedzieć o kontrahencie pod warunkiem, że potwierdzimy je u wystawiającego. W sytuacjach, gdy w grę wchodzą duże kontrakty, warto zastanowić się nad skorzystaniem z usługi wywiadu gospodarczego. Specjalistyczne firmy, które zawodowo zajmują się weryfikowaniem wiarygodności kontrahentów, przeprowadzą często przedsiębiorstwo także przez proces zawarcia kontraktu i odpowiednio go zabezpieczą.
Wojciech Głodny
Dyrektor Operacyjny w Pragma Collect Sp. z o.o. (Grupa PRAGMA INKASO)
