Urzędnicy, kontrolując przedsiębiorcę prowadzącego księgi podatkowe przy użyciu programu komputerowego, mogą zażądać od niego udostępnienia danych księgowych w formie elektronicznej. Nie zawsze są one przekazywane w formatach nadających się do analizy. Ma to się zmienić po wprowadzeniu jednolitego pliku kontrolnego.
E-kontrola w firmie
Urząd skarbowy ma prawo sprawdzić, czy i jak przedsiębiorcy wywiązują się z obowiązków wobec fiskusa. Celem tych działań jest przede wszystkim weryfikacja rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania oraz prawidłowości obliczania i wpłacania podatków. Urzędnicy biorą w związku z tym "pod lupę" firmową dokumentację.
Zakres kontroli podatkowej musi być wskazany w upoważnieniu do jej przeprowadzenia.
Przedsiębiorcy, którzy posługują się komputerowymi systemami finansowo-księgowymi, mogą spodziewać się tzw. e-kontroli. Polega ona na analizie z wykorzystaniem specjalistycznego oprogramowania danych księgowych przekazanych przez kontrolowanego w formie elektronicznej, np. na DVD. Taka metoda weryfikacji rozliczeń pozwala w stosunkowo krótkim czasie - w porównaniu z tradycyjną kontrolą materiałów źródłowych - ocenić poprawność rachunkową wyliczeń, zbadać różnice kursowe, sprawdzić numerację faktur pod kątem ich powtarzalności, porównać sprzedaż z wielkością zakupów, znaleźć powiązania między posiadanymi informacjami itp. Podstawą prowadzenia e-kontroli jest art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej. Stanowi on, że kontrolerzy są uprawnieni do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej.
Jednolity plik
Przeprowadzenie e-kontroli utrudnia, a niekiedy uniemożliwia to, że przedsiębiorcy nie są zobligowani do zapisania i przekazania danych w formie jednolitego pliku. Urzędnicy otrzymują więc niekiedy informacje zapisane w formatach nienadających się do natychmiastowej analizy, np. word, xps, pdf. Takie pliki wymagają odpowiedniej przeróbki (importu danych). Pliki przekazane w postaci nieedytowanej, np. pdf, są natomiast praktycznie bezużyteczne.
Ministerstwo Finansów postanowiło to zmienić. Najnowsza nowelizacja Ordynacji podatkowej (czekająca obecnie na podpis Prezydenta - stan na dzień oddania gazety do druku) zakłada wprowadzenie od połowy przyszłego roku obowiązku udostępniania danych księgowych w formie ujednoliconego pliku.
Przedsiębiorca prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programu komputerowego będzie musiał, na żądanie urzędników, wyciągi z ksiąg oraz dokumentów księgowych przekazać zapisane w postaci pliku o określonym formacie i strukturze (xml). Plik ten będzie dostarczany za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych. Podobne regulacje obowiązują już w innych krajach UE, m.in. Holandii, Portugalii, Austrii, Luksemburgu, Słowenii.
Nowe rozwiązanie będzie miało o wiele szerszy zakres stosowania niż teraz. Obecnie pobieranie od przedsiębiorcy danych księgowych w formie elektronicznej jest dozwolone tylko w trakcie kontroli podatkowej. Jednolity plik kontrolny będzie natomiast można stosować także w trakcie innych procedur: postępowania podatkowego, kontroli krzyżowych, kontroli skarbowych.
Nowe rozwiązanie powinno ułatwić pracę wewnętrznym i zewnętrznym audytorom, zmniejszyć uciążliwość kontroli podatkowych, zminimalizować konieczność sporządzania wydruków papierowych. Ministerstwo Finansów nie ukrywa, że narzucając przedsiębiorcom sposób przekazywania danych księgowych, liczy także na wzrost o 7,5% rocznie wpływów z ustaleń uszczupleń podatkowych. Zwiększy się bowiem efektywność i liczba kontroli podatkowych. Dodatkowe wpływy z podatków mają wynieść docelowo około 200-400 mln zł rocznie.
Czas na zmianę
Konsekwencją wprowadzenia wymogu przekazywania danych księgowych w formie jednolitego pliku będzie konieczność dostosowania do tego systemów finansowo-księgowych. Ministerstwo Finansów przekonuje, że nie będzie to wiązało się z dodatkowymi wydatkami, ponieważ odpowiednie modyfikacje powinny być dokonane przez producentów w ramach aktualizacji oprogramowania. Modyfikacje są wprowadzane zazwyczaj raz w roku - przede wszystkim w związku ze zmianami prawa podatkowego i rachunkowego. Koszt aktualizacji wynosi w przypadku oprogramowania dla ksiąg rachunkowych około 600 zł, a dla pozostałych ksiąg i ewidencji - 200 zł. Cena nie jest uzależniona od zakresu dokonywanych zmian, czyli liczby modyfikowanych lub dodawanych funkcji. Praktyka pokazuje przy tym, że małe i średnie firmy zlecają zazwyczaj prowadzenie księgowości biurom rachunkowym, i nie kupują na własne potrzeby oprogramowania finansowo-księgowego.
Przedsiębiorcy będą mieli czas na przygotowanie się do nowego rozwiązania. Obowiązek stosowania jednolitego pliku kontrolnego wejdzie w życie 1 lipca 2016 r. Nieoficjalnie wiadomo jednak, że szablon, w jakim należy zapisać przekazywany dokument, zostanie udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej (na stronie internetowej urzędu obsługującego Ministra Finansów) jeszcze przed końcem bieżącego roku.
Przewidziano jednocześnie dłuższy okres przystosowawczy dla małych i średnich przedsiębiorców w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Przez dwa lata, od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r., będą mogli - a nie musieli - przekazywać dane w postaci jednolitego pliku. Zaskakujące jest jednak to, że takim okresem przejściowym nie zostali objęci mikroprzedsiębiorcy. Stanowią oni odrębną kategorię przedsiębiorców, obok małych, średnich i dużych. Oznaczałoby to, że mikroprzedsiębiorcy, tak jak duże firmy, musieliby stosować jednolity plik kontrolny już od 1 lipca 2016 r. Nie było to zapewne intencją ustawodawcy.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.07.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613)
autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 80 (1225) z dnia 2015-10-05
Zasady dokonywania korekt w księgach rachunkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
