Strach zaczynać wdrożenie
Statystyki są nieubłagane. Według najnowszego raportu Standish Group*, badającego sytuację w amerykańskich firmach, jedynie 32 procent wszystkich projektów IT kończy się sukcesem, a więc realizowanych jest w założonym czasie, budżecie i spełnia założone wymogi jakościowe. Całkowitą porażką kończy się 24 procent projektów, zaś 44 procent – niepowodzeniem częściowym, co oznacza, że projekty te przekraczają czas lub budżet bądź też nie przynoszą użytkownikom wszystkich zakładanych początkowo korzyści.
Skalowanie rzecz ważna
Jedną z przyczyn tak częstych porażek projektów IT jest wybór źle "wyskalowanego" systemu - zbyt małego lub, co było dość częstym zjawiskiem w ostatnich latach, zbyt dużego. Kilkuletni wzrost gospodarczy, jaki poprzedzał obecny kryzys, spowodował, że wiele firm wydawało na swoje funkcjonowanie więcej, niż wskazywałyby na to ich realne potrzeby. Działając w okresie prosperity firmy te zapominały o dyscyplinie kosztów, rozbudowując niektóre obszary działalności o niepotrzebne struktury, procesy czy komórki organizacyjne.
Jednym z przykładów poluzowania dyscypliny finansowej firm jest właśnie wybór zbyt rozbudowanego systemu informatycznego, obejmującego swym zakresem zbyt wiele procesów i funkcjonalności, często także architektonicznie i technologicznie znacznie wykraczającego poza aktualne oraz planowane potrzeby przedsiębiorstwa. Powodem wyboru w wielu firmach zbyt "dużego funkcjonalnie" systemu, była prognozowana perspektywa rozwoju firmy, a co za tym idzie również możliwości rozwoju wybranego systemu. Po pewnym czasie okazuje się, że koszty implementacji i utrzymania tych efektownych i bogatych w tzw. nowinki techniczne rozwiązań są znacznie większe niż korzyści z nich płynące. Owa nieopłacalność szczególnie uwidacznia się w czasie dekoniunktury gospodarczej, kiedy firmy szukają oszczędności - mówi Mariusz Pawłowski, Partner Zarządzający w firmie Optima Partners.
2 typy strat
Wdrożenie zbyt rozbudowanego systemu informatycznego naraża firmy na dwa rodzaje strat. Po pierwsze, powoduje konieczność poniesienia kosztów optymalizacji wdrożonego systemu i dostosowania go do faktycznych potrzeb przedsiębiorstwa.
W pewnym momencie wiele firm zmuszonych jest do wyasygnowania dodatkowych środków, aby zmniejszyć w dłuższym okresie koszty związane z utrzymaniem nieoptymalnych rozwiązań (chociażby koszty opłat licencyjnych i serwisowych) informatycznych. Uporczywe trwanie przy źle dobranym systemie, oprócz znacznego obciążenia dla budżetu firmy, w sposób nieunikniony prowadzi bowiem do zwiększania dystansu do firm konkurencyjnych, które w kryzys weszły z odpowiednimi systemami. Dzięki redukcji rozbudowanych założeń lub korekcie założeń błędnych jeszcze na etapie przygotowania wdrożenia, firmy te uzyskały narzędzie optymalnie dostosowane do ich potrzeb, umożliwiające błyskawiczne reagowanie na zmieniające się w czasie kryzysu realia biznesowe – wyjaśnia Mariusz Pawłowski.
Drugi rodzaj strat wynika z czasochłonności i pracochłonności procesów dostosowawczych, niezbędnych w rezultacie wyboru nieoptymalnego lub źle wyskalowanego rozwiązania. Czas i energia potrzebne do przeprowadzenia wymaganych zmian mogłyby zostać wykorzystane przez przedsiębiorstwo na szukanie aktywnych sposobów walki z kryzysem np. poprzez opracowywanie nowych strategii biznesowych.
Należy pamiętać, że modyfikacja wdrożonego już systemu informatycznego, oprócz tego, że jest procesem trudnym, czasochłonnym i kosztownym, obciążona jest też ryzykiem niewykonalności i każde zaniechanie w przygotowaniach tylko to ryzyko zwiększa - tłumaczy Mariusz Pawłowski.
Doradca potrzebny
Aby zwiększyć szansę powodzenia procesów dostosowawczych i uniknąć powtórzenia błędów, które doprowadziły do konieczności modyfikacji systemu, warto skorzystać z usług doświadczonych firm doradczych. Trzeźwe spojrzenie zewnętrznych konsultantów pozwala na kontrolowanie działań dostawcy, jak również racjonalizowanie oczekiwań i potrzeb generowanych przez użytkowników – szczególnie oczekiwań polegających na rozbudowie systemów w kierunku rozwiązań, do których użytkownicy są przyzwyczajeni, tak aby modyfikowany przez niego system był w efekcie odpowiednio wyskalowany i dostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Nie należy też zapominać, że zanim rozpoczęty zostanie proces optymalizacji systemu, analizie powinny zostać poddane procesy biznesowe przedsiębiorstwa i jeśli jest to konieczne, również one powinny zostać zoptymalizowane. W ramach optymalizacji doświadczeni doradcy mogą znaleźć możliwości usprawnienia procesów, a więc zwiększenia ich kontrolowalności, eliminacji zbędnych czynności lub skrócenia czasu ich trwania, a co za tym idzie, obniżenia kosztów.
Warto pamiętać, że koszt wynagrodzenia firmy doradczej jest wielokrotnie niższy niż kwota, jaką dzięki dobremu doradcy można zaoszczędzić wdrażając system odpowiednio wyskalowany i dostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Korzyści z posiadania takiego rozwiązania są trudne do przecenienia. Zoptymalizowany system informatyczny daje większe możliwości raportowania czy analizowania, a w efekcie prowadzi do usprawnienia procesów podejmowania decyzji w firmie i szybkiego zwrotu z inwestycji, co jest niezwykle istotne, zwłaszcza w obecnej sytuacji gospodarczej – mówi Mariusz Pawłowski.
11 sposobów na obniżkę kosztów IT
*CHAOS Summary 2009, Standish Group, Boston, 23.04.2009
Cezary Tchorek-Helm
Źródło:
