Miało być prościej, a wyszło jak zawsze. Przedsiębiorcy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur poprzez Aplikację Podatnika zgłaszają wiele trudności z jej użytkowaniem. Jakie są często wskazywane niedogodności i jak można sobie z nimi poradzić?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wciąż spędza przedsiębiorcom sen z powiek. Wiele problemów sprawia im zwłaszcza działająca w ramach tego mechanizmu Aplikacja Podatnika KSeF 2.0. Jest ona bezpłatnym narzędziem, które powstało z myślą o wystawianiu i odbieraniu faktur w systemie przez najmniejsze przedsiębiorstwa.
Firmy za nią nie płacą, ale muszą mierzyć się z wieloma trudnościami – zwraca uwagę Business Insider (BI). Są one związane zarówno ze sposobem działania tego narzędzia, jak i jego ograniczonymi możliwościami.
ReklamaZobacz także
Wpisywanie tych samych danych
Konrad Filip Turzyński, doradca podatkowy i partner w KNDP, w rozmowie z BI zwraca uwagę, że podatnik musi dwa razy podawać te same dane – wpisuje NIP przy logowaniu się do aplikacji, a potem ponownie przy wystawianiu faktur. To ewidentna wada Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
– Szkoda, że aplikacja po zalogowaniu podatnika nie pobiera danych, którymi przecież administracja skarbowa już dysponuje. Nie mówimy przecież o przekazywaniu danych między ministerstwami czy innymi instytucjami państwa, ale o danych wykorzystywanych przez podatnika – zwraca uwagę Konrad Turzyński.
Nie zapiszesz danych podatnika
Kolejnym minusem jest brak możliwości zapisywania danych podatnika, w tym danych sprzedawcy. A to oznacza, że za każdym wejściem do aplikacji podatnik musi uzupełniać m.in. dane sprzedawcy, swój rachunek bankowy itd.
– Przecież w relacjach biznesowych, gdybym stale obsługiwał klienta i prosił go za każdym razem o przesłanie dokumentów, na których sam wcześniej pracowałem, to klient nie traktowałby mnie poważnie. A w przypadku Aplikacji Podatnika KSeF mamy dokładnie z taką sytuacją do czynienia – mówi Konrad Turzyński.
Co ciekawe, gdy przedsiębiorca zamierza wpisać dane podatnika, które są zbędne, system nie daje mu takiej możliwości – od razu wyłapuje, że określone uzupełniane informacje są nieprawidłowe.
Dwie metody rozwiązujące problem
Jak rozwiązać ten problem? Odpowiedź przynosi Andrzej Pałys, doradca podatkowy i dyrektor w PwC Polska. Opcje są dwie.
– Przedsiębiorca powinien wygenerować z aplikacji plik XML ze swoimi danymi i zapisać na swoim komputerze, a przy wystawianiu kolejnej faktury nie zaczynać od zera, tylko od załadowania tego pliku XML [polecenie "wczytaj XML" – przyp. red.]. System wypełnia wtedy dużą część danych niezbędnych do wystawiania faktury z automatu – mówi „BI” Andrzej Pałys.
Alternatywną możliwością jest to wybór przez podatnika podobnej faktury, czyli opcja w aplikacji "Wystaw podobną". Tu należy zmienić dane.
Kolejna wada: brak zapisu wersji roboczych
Minusem Aplikacji Podatnika jest też brak zapisywania wersji roboczych. Jak zwraca uwagę Konrad Turzyński, jeśli system w jakimkolwiek momencie uzupełniania danych faktury wyrzuci błąd - a to niestety się zdarza - to te same działania trzeba wykonać kilka razy.
Problem z fakturami korygującymi
Przedsiębiorcy mają też kłopoty z wystawianiem faktur korygujących. Zasadniczo można to robić za pomocą dwóch sposobów: "było-jest" oraz przez różnicę. Jak tłumaczy w rozmowie z „BI” Andrzej Pałys, w pierwszym przypadku podatnik wskazuje np. że było 20 zł, a jest 5 zł, natomiast w drugim przypadku wystawia fakturę korygującą na minus 15 zł. Trudność związana z Aplikacją Podatnika KSeF 2.0 polega na tym, że umożliwia ona wystawianie faktur korygujących tylko według pierwszej metody.
– Natomiast KSeF (poprzez API) nie ma takiego ograniczenia, a więc faktury korygujące można wystawiać również zgodnie z mechanizmem "przez różnicę" – zwraca uwagę Andrzej Pałys.
Uważa on, że jeśli KSeF zasadniczo pozwala na oba mechanizmy, to obie możliwości powinny być dostępne również w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Tym bardziej, że zdarzały się przypadki, w których nie można było wystawić korekty w systemie "było-jest".
Czy da się wystawić faktury z datą wsteczną?
Kolejnym minusem aplikacji jest brak możliwości wystawienia faktury z datą wsteczną. Dla wielu osób może się to wydawać zaskakujące, bo Ministerstwo Finansów dopuściło wystawianie faktur z datą wsteczną w trybie offline24.
– Jeśli podatnik korzysta z Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 i się do niej loguje, to nie może wystawić faktury z datą wczorajszą, aby zmieścić się w terminie przewidzianym dla trybu offline24. Aplikacja pozwala na wystawianie faktur w KSeF wyłącznie z datą bieżącą – mówi Andrzej Pałys dla „BI”.
To oznacza, że w sytuacji, gdy podatnik zechce skorzystać z trybu offline24, będzie musiał skorzystać z oprogramowania komercyjnego (połączenie z KSeF poprzez interfejs API).
