Start Krajowego Systemu e-Faktur był reklamowany jako księgowa rewolucja i „koniec papieru”. Jednak już pierwsze dni po wejściu w życie KSeF pokazują, że papier na razie z rozliczeń nie zniknie. Za to przedsiębiorcy mają ból głowy, bo np. na stacjach paliw mogą dostać faktury w różnych formach. Jak się w tym połapać?
1 lutego wszedł w życie Krajowy System e-Faktur. Od tego dnia wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek odbierać faktury w tej nowej elektronicznej platformie. Natomiast wystawiać takie dokumenty w KSeF muszą od 1 lutego tylko duże przedsiębiorstwa, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem.
Fakturowa bałagan. Jaki dokument otrzymasz?
Jednak, jak się okazuje, mimo obowiązku, nie wszystkie duże przedsiębiorstwa zdążyły się do tego przygotować – niektóre komunikują wprost, że na razie nie będą wprowadzały radykalnych zmian, aby klienci mieli możliwość przyzwyczajenia się do nowej e-fakturowej rzeczywistości.
Zobacz także
W efekcie mamy fakturowy chaos. Od początku lutego przedsiębiorcy otrzymują np. na stacjach benzynowych faktury w różnych formach. W jednym miejscu mogą dostać faktury ustrukturyzowane w KSeF w formacie XML – one są wprowadzone w ramach nowego obowiązku. Ale inne stacje mogą im wystawić e-faktury w formie np. PDF wysyłanego na e-maila. Trzecia opcja to tradycyjne faktury papierowe.
Przepisy przewidują wyjątki, a to oznacza, że wszystkie stacje paliw (niezależnie od obrotów) mogą wystawiać również wydruki faktur z kas lub drukarek fiskalnych oraz paragony z NIP nabywcy (do 450 zł).
Ból głowy dla przedsiębiorców
Różne podejścia dużych firm do KSeF wywołały duże zamieszanie wśród przedsiębiorców.
– Dla podatników oznacza to konieczność utrzymywania różnych kanałów otrzymywania faktur, by odbierać część faktur w KSeF, a część nadal poza systemem. Wszystkie te dokumenty trzeba będzie później przenieść do jednego systemu księgowego – mówi dla portalu Prawo.pl Natalia Pielka, doradca podatkowy, menedżer ds. VAT w Kancelarii Chojnacka&Łagowski Doradcy Podatkowi.
Orlen: „dla wygody klientów”
Koncerny sprzedające paliwa musiały podjąć decyzje, czy wystawiają faktury tylko w KSeF, czy oferują swoim klientom-przedsiębiorcom również inne formy dokumentów. I tak np. Orlen poinformował, że co najmniej do 1 kwietnia wydruki faktur dla klientów biznesowych na stacjach paliw będą wydawane jak do tej pory. Koncern podaje argument, że okres przejściowy pozwoli klientom lepiej przygotować się na wejście w życie nowych zasad wystawiania i odbierania faktur w systemie KSeF.
– Jako lider rynku stacji paliw w Polsce dążymy do zapewnienia najwyższych standardów i jakości obsługi. Dlatego w odpowiedzi na oczekiwania naszych klientów postanowiliśmy, że po 1 lutego wydruki faktur dla klientów biznesowych będą wydawane na stacjach podobnie, jak miało to miejsce do tej pory - poinformowała Ilona Kachnierz, kierownik zespołu prasowego Orlenu.
Tej faktury nie zobaczysz w KSeF
Orlen zapowiedział, że co najmniej do 1 kwietnia będzie dokumentował sprzedaż B2B za pośrednictwem kas fiskalnych (z wyłączeniem sprzedaży flotowej). Z kolei sprzedaż flotowa będzie realizowana na podstawie faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF.
– Sprzedaż paliwa dla firm wciąż w dużej mierze opiera się na fakturach generowanych z kas fiskalnych oraz systemów kart flotowych. Przepisy przejściowe dopuszczają utrzymanie dotychczasowych modeli dokumentowania sprzedaży przez określony czas. W praktyce oznacza to, że klient biznesowy może nadal otrzymywać papierową fakturę lub wydruk – potwierdza Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych w fillup k24.
Przedsiębiorca, który kupi paliwo na Orlenie i poprosi o fakturę w formie wydruku z kasy fiskalnej, po zalogowaniu do KSeF nie zobaczy jej w swoich fakturach zakupowych.
– Na podstawie art. 145n ustawy o VAT, Orlen wystawia faktury z wykorzystaniem kas fiskalnych, dokładnie tak jak dotychczas. Tego typu faktury, czyli wystawiane z kas, co do zasady nie trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur i nie będą do niego trafiać ani dziś, ani w kolejnych etapach wdrażania KSeF – wyjaśnia Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFaktu, dla Business Insidera.
Na co zdecydowały się inne koncerny?
– Do 31 grudnia 2026 r. mogą być jeszcze wystawiane w formie tradycyjnej (papierowej) faktury VAT w ograniczonym zakresie, przez firmy dokonujące sprzedaży przy użyciu drukarek fiskalnych. Zapewne większość stacji paliw będzie wystawiać tradycyjne faktury z kas fiskalnych – to stanowisko biura Polskiej Izby Paliw Płynnych przesłane do BI.
Podobnie jak w Orlenie faktury z kas rejestrujących będą wystawiane na stacjach sieci: BP, Moya, MOL oraz Amic.
– Należy mieć na uwadze, że inne zasady mogą obowiązywać klientów flotowych – w ich przypadku faktura może zostać wystawiona bezpośrednio za pośrednictwem KSeF – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska.
BP zapowiedział, że faktury w dotychczasowej, niezmienionej formie będzie wystawiał do połowy roku. Wtedy zasady się zmienią – kierowca tankujący paliwo zamiast wydruku faktury dostanie przy kasie papierowe potwierdzenie transakcji, a fakturę będzie mógł odebrać tylko w KSeF.
Również na stacjach Moya kierowcy otrzymują po zapłacie po tankowaniu wydruki PDF z fakturą. Także w MOL faktury będą wystawiane jak dotychczas. Do KSeF trafią tylko dokumenty korygujące, wystawiane poza systemem fiskalnym.
Shell postawił na KSeF
Natomiast Shell postawił tylko na ustrukturyzowaną formę i KSeF. Otrzymaliśmy od Shell Polska następującą informację:
„Zgodnie z obowiązującymi przepisami wszystkie faktury za zakupy dokonywane na naszych stacjach są wystawiane w Krajowym Systemie e Faktur (KSeF). Aby ułatwić obsługę klientom, dla których obowiązek korzystania z KSeF zacznie się dopiero 1 kwietnia 2026 r., wprowadzamy okres przejściowy, w którym oprócz faktury elektronicznej dostępnej w systemie KSeF klienci otrzymają na stacji wydrukowaną wizualizację faktury.”
Klienci Shella donoszą, że koncern fakturuje w trybie offline24. Przedsiębiorca otrzymuje fakturę papierową oznaczoną dwoma kodami QR: „Offline” oraz „Certyfikat”.
Przypomnijmy – przedsiębiorcy, którzy nie są jeszcze przygotowani na pełną integrację z KSeF, do końca tego roku mogą korzystać z paragonów z NIP jako faktur uproszczonych. Takie dokumenty są akceptowane dla transakcji do 450 zł i nie będą trafiały do systemu KSeF.
Faktury będą w systemie przez 10 lat
Niektórzy przedsiębiorcy zastanawiają się, czy drukować faktury z KSeF.
– Nie, nie trzeba nic drukować, ponieważ faktury będą przez 10 lat przechowywane w systemie. Warto jednak przenieść je na własne nośniki elektroniczne, choćby na wypadek awarii KSeF – mówi Natalia Pielka dla portalu Prawo.pl.
Problemem może być również weryfikacja faktur zakupowych, zwłaszcza gdy firma dostaje ich wiele. Niektórzy przedsiębiorcy zapowiadają, że w tej nowej rozliczeniowej rzeczywistości na początku będą utrzymywali podwójny obieg faktur.
– Sprzedawcy będą więc wysyłać faktury do KSeF i np. dodatkowo mailem będą wysyłać kontrahentom wizualizację tych faktur wraz z załącznikiem PDF. Inne rozwiązanie polega na podaniu na fakturze linku do załącznika. Ułatwi to ustalenie, czego dotyczy płatność na fakturze, a także pomoże zweryfikować, czy kwota podana na fakturze odpowiada cenie ustalonej w umowie – zwraca uwagę Natalia Pielka.
