Jak ocenić, czy budynek nie zużywa zbyt dużo energii? Kiedy można pomyśleć o wyższej stawce za wynajmowaną powierzchnię? Na te i wiele innych pytań pozwala odpowiedzieć benchmarking – skuteczna metoda oceny potencjału własnych zasobów na tle innych obiektów.
Ale choć zagranicą benchmarking znany jest już od dawna, w Polsce dopiero raczkuje. Właśnie rusza projekt „Biurowiec w liczbach 2011”, który ma to zmienić.
Podstawowym celem benchmarkingu jest identyfikacja potencjałów w przedsiębiorstwie i obiekcie, a w konsekwencji zoptymalizowanie całych procesów czy produktów. Benchmarkingowi można poddać właściwie wszystko. Jest to z pewnością jedna z najlepszych metod pozwalających na analizę potencjału własnych zasobów, ale i porównanie ich z innymi zewnętrznymi obiektami. Ma też wiele funkcji. Pierwsza ma charakter motywujący i legitymizujący.
Pozwala bowiem koncentrować się na innych przykładach, często lepszych (tzw. best practice), dzięki czemu możliwe jest porównanie zarówno wewnątrz firmy, jak i względem całego rynku. Dzięki swemu ponadbranżowemu podejściu może więc służyć do uzyskania przewagi nad konkurencją.
 | Chcesz wiedzieć, które produkty bankowe są najlepsze dla przedsiębiorcy? Wejdź na zakładkę: Bank dla firmy |
Regularne uczestnictwo w procesach benchmarkingu daje też informacje na temat rozwoju i tendencji we własnych obiektach (np. rosnące koszty, zużycie energii bądź zmiana współczynników wykorzystania powierzchni) oraz w odniesieniu do rozwoju całego rynku. Bo kto nie idzie do przodu, ten się cofa. Stąd w nowoczesnym zarządzaniu nieruchomościami konieczne jest zbudowanie stałego controllingu. Jedną z metod jest właśnie benchmarking.
Podstawowe fazy przeprowadzenia benchmarkingu
Główną korzyścią benchmarkingu jest zmiana w systematyce i strategii zarządzania nieruchomościami dzięki innej perspektywie jej postrzegania. Oznacza to odejście od operacyjnego zarządzania w stronę zarządzania całościowego, optymalizację koniecznych zasobów do utrzymania obiektu i pomoc w strategicznych decyzjach. Przede wszystkim w kontekście najmu lub kupna nowych budynków.
Benchmarking pozwala też uzyskać ogólnie uznane i usystematyzowane dane o obiekcie (głównie funkcjonalne, techniczne i finansowe) w postaci wskaźników KPI (czyli: key performynce indicato), które są niezwykle pomocne przy opracowaniu budżetu, szacowaniu kosztów czy wielkości zużycia energii.
Jest też inna korzyść – możliwość wyselekcjonowania mocnych i słabych stron poszczególnych budynków oraz porównanie ich z innymi obiektami, należącymi lub użytkowanymi przez konkurencję.
Uzyskuje się dzięki temu przejrzystość kosztów i informacji oraz pomoc w optymalizacji technicznej, np. planowaniu inwestycji w budynku, obniżeniu kosztów poprzez wyselekcjonowanie usług czy dostaw odbiegających od ogólnych trendów na rynku, a także pomoc w wynajmie, planowaniu i wykorzystaniu budynku. Powstaje dzięki temu niemal automatycznie ranking obiektów.
Tabela 1. Zmiany podejścia do zarządzania nieruchomościami
|
| Tradycyjne zarządzanie |
| Nowoczesne zarządzanie |
| Organizacja/struktura | Biurokratyczna |
| Zarządzająca |
| Zakres informacji | Niski |
| Wysoki |
| Zakres usług | Segmentowy |
| Całościowy |
| Komunikacja | Kategoryzowana |
| Interdyscyplinarna |
| Perspektywa | Wybiórcza |
| Całościowa |
| Technologia informacji | Pojedyncze, własne rozwiązania |
| Zintegrowane systemy IT |
| Strategia | Działanie operacyjne |
| Sterowanie |
Źródło: Wolfgang Schäfers „Corporate Real Estate Management in deutschen Unternehmen”.
Decydenci decydują o wszystkim
Trzeba jednak mieć świadomość, że wyniki benchmarkingu zależą przede wszystkim od dyspozycyjności i jakości danych. W praktyce od decydentów stanowiących o udziale w procesie porównawczym i ich chęci udziału w rzetelnym opracowaniu.
Jest to podstawowy i konieczny warunek. W wypadku benchmarkingu wewnętrznego odpada wprawdzie problem z pozyskaniem danych, ale pojawiają się trudności prz próbie porównania go na zewnątrz. Chyba że od początku proces wewnętrzny bazuje na ogólnie uznanym systemie zewnętrznym. Można go wtedy potraktować jako etap do szerszego porównania z innymi obiektami na rynku.
W benchmarkingu zewnętrznym trudniej za to jest uzyskać kompetentne i kompletne dane porównawcze. Ma to związek z 2 faktorami. Pierwszy ma charakter organizacyjno-kompetencyjny i dotyczy obiektywizmu oraz kompetencji organizatora, gwarancji zachowania danych w tajemnicy, a także anonimowości uczestników i wyników.
Drugi wiąże się z subiektywno-psychologicznymi cechami uczestników, czyli obawą przed publikacją własnych danych, kosztami całego przedsięwzięcia i porównaniem z konkurencją. Nie bez znaczenia jest też obawa przed konsekwencjami i negatywnymi wynikami porównania.
Polskie próby benchmarkingu
Pierwsze próby stworzenia bazy danych obiektów biurowych i wynikających z tego porównań pojawiły się w Polsce 3 lata temu z inicjatywy Fundacji Facility Management. Wówczas, w oparciu o doświadczenia niemieckiego obszaru językowego i we współpracy z prof. Uwe Rotermundem z GEFMA (German Facility Management Assocation) stworzono odpowiednią dokumentację i dopasowano ją do polskich realiów.
Niestety, projekt został z przyczyn organizacyjnych wstrzymany, zanim go upubliczniono i zainicjowano zbieranie danych. W międzyczasie temat rozwijał się nadal. Szwajcaria, Niemcy i Austria stworzyły ostatnio pierwszy wspólny benchmarking budynków komercyjnych, opublikowany w 2010 r. w formie raportu. Jest to nie tylko bardzo obszerna lektura, ale również dogłębna analiza pozwalająca na wiele porównań i wniosków.
Także na polskim rynku istnieją różnego rodzaju raporty i porównania, tworzone najczęściej przez firmy inwestycyjne lub pośredniczące w obrocie nieruchomościami. Przedstawiają one wprawdzie sytuację na rynku nieruchomości, ale nie odnoszą się wcale lub jedynie bardzo ogólnie do stanu obiektów, o których mowa z perspektywy zarządzania nieruchomościami. Najczęściej używanym sposobem opisu technicznego budynków biurowych jest klasyfikacja na typy: A, B+, B czy C.
Subiektywna ocena
Nie wiadomo jednak, co one dokładnie oznaczają i na jakiej podstawie są definiowane, ponieważ oparte są na dość subiektywnej ocenie. Brakuje jednoznacznych przepisów uściślających takie klasyfikacje. Najbardziej znaną inicjatywą standaryzacji budynków biurowych w Polsce jest tzw. Warsaw Research Forum (WRF), który opracowało kilka warszawskich, de facto zagranicznych firm, zajmujących się nieruchomościami (patrz ramka: Biurowiec klasy A wg Warsaw Research Forum).
Obecnie pojawia się nowy projekt o nazwie „Biurowiec w liczbach 2011”, który ma pozwolić opracować odpowiednie do polskich warunków kryteria i metody benchmarkingu obiektów biurowych oraz uzyskać obiektywne i powszechnie akceptowane wyniki.
Jego celem jest też uzyskanie akceptacji dla samej metody benchmarkingu, dzięki profesjonalnemu przygotowaniu, przeprowadzeniu, gwarancjom poufności i anonimowości uzyskanych danych. Tak aby uzyskać bazę wyników do analizy i wnioski, które przyczynią się do polepszenia jakości pracy.
Projekt ma też pozwolić na znalezienie balansu pomiędzy wszystkimi możliwymi parametrami, zebranymi w trakcie zarządzania nieruchomością, a ich faktycznym występowaniem na rynku.
Wspólny mianownik
Ostatni element zależy przede wszystkim od tego, czy facility manager faktycznie dysponuje takimi danymi, a po drugie, czy chce się poddać porównaniu. Organizatorzy projektu muszą więc spróbować znaleźć możliwie najszerszy wspólny mianownik, który zaakceptuje możliwie największa grupa uczestników benchmarkingu. Obecnie trwają prace nad metodologią i zakresem prac, podziałem odpowiedzialności i zadań.
Przed nami wiele wyzwań i trudności specyficznych dla polskiego, młodego jeszcze rynku. Projekt „Biurowiec w liczbach 2011” niekoniecznie będzie się koncentrować na całych budynkach, lecz na konkretnych, wynajętych powierzchniach. Wynika to przede wszystkim z faktu, że tylko nieliczne nowoczesne biurowce wynajmowane są w całości przez jednego użytkownika.
Innym ważnym elementem projektu „Biurowiec w liczbach 2011” są kryteria finansowe, związane z wartością używanej powierzchni, zużycia mediów czy kosztami usług. Ich specyfikacja i głębia muszą być bowiem dokładnie przemyślane i odpowiadające polskim realiom. Inna kwestia, z którą musi się zmierzyć projekt, to uszeregowanie wyników wg uczestników projektu, którzy kierują rożnymi interesami.
Biurowiec klasy A wg Warsaw Research Forum
Obiekt można zaliczyć do klasy A, gdy spełnia co najmniej 13 z wymienionych poniżej 16 punktów klasyfikacyjnych:
doskonała jakość wykończenia wnętrz wraz z wszechstronnym serwisem technicznym,
- najlepsza lokalizacja na danym obszarze, z łatwym dojazdem oraz dobrym dostępem do środków komunikacji miejskiej,
- klimatyzacja,
- podwieszane sufity,
- wysokość pomieszczeń (od podłogi do sufitu) – minimum 2,70 m,
- możliwość dowolnej aranżacji wnętrz,
- 3 oddzielne okablowania strukturalne dla linii telefonicznych, elektrycznych i systemów komputerowych lub system podnoszonych podłóg,
- podwójne szyby niskoemisyjne,
- nowoczesne, szybkobieżne windy (maksymalny czas oczekiwania na windę – 30 sekund),
- dobrej jakości wykładziny podłogowe oraz wykończenie ścian,
- w pełni wykończone wnętrza łazienek i kuchni,
- niezawodny system telekomunikacyjny,
- podwójne zasilanie lub awaryjny system podtrzymywania napięcia,
- kontrola wilgotności powietrza,
- parking strzeżony z miejscami przeznaczonymi dla najemców,
- odpowiednia liczba miejsc parkingowych na m2 powierzchni wynajmowanej (współczynnik miejsc parkingowych) dla obiektów zlokalizowanych w centrum i poza centrum:
- ścisłe centrum – 1/90 do 1/100 m2,
- centrum – 1/70 m2,
- poza centrum – 1/25 do 1/30 m2 dopuszczalne 1/50 m2).
Źródło: K. Kwiatkowska „Obrót nieruchomościami komercyjnymi”. Skrypt dla studentów Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie.
Tabela 2. Wady i zalety benchmarkingu wewnętrznego i zewnętrznego
|
| Wewnętrzny | Zewnętrzny | |
| Definicja porównywanych wielkości | Zalety | Jednoznaczne rozumienie i określenie zakresu oraz głębokości benchmarkingu | Obiektywne porównanie faktorów interesujących wielu uczestników benchmarkingu |
| Wady | Subiektywne porównanie tylko tych parametrów, które są łatwo dostępne bądź „wygodne” dla osób odpowiedzialnych za benchmarking | Konieczność uzgodnień i jasnych definicji porównywanych faktorów | |
| Pozyskanie i wymiana informacji | Zalety | Łatwiejsze uzyskanie informacji poprzez jasną delegację w ramach firmy | Szansa na całościowe porównanie w ramach rynku |
| Wady | Prostsza opcja manipulacji/wpływania/dopasowywania wyników do oczekiwań z powodu braku zewnętrznej, obiektywnej kontroli | Trudności z uzyskaniem wszystkich wyników u wszystkich uczestników projektu, problemy z przekazaniem informacji na zewnątrz i obawa przed obiektywnym porównaniem na rynku | |
| Wyniki i akceptacja | Zalety | Możliwość wykazania najlepszych elementów wewnątrz własnego portfolio | Obiektywne i kompletne zestawienie wyników w skali rynku |
| Wady | Obawy przed negatywnymi konsekwencjami benchmarkingu, brak obiektywnego porównania z innymi uczestnikami rynku | Obawy przed negatywnymi konsekwencjami benchmarkingu |
Właściciel czy inwestor zorientowany na zwrot z zainwestowanego kapitału, usługodawca zainteresowani są zyskiem z włożonych usług, a użytkownik czy najemca – ekonomicznym i jakościowym wykorzystaniem opłacanej powierzchni. Wszyscy zainteresowani wsparciem i uczestnictwem w projekcie „Biurowiec w liczbach 2011” proszeni są o kontakt pod adres e- mail: biurowiec2011@fm-fundacja.pl
Bronisław Wieruszewski – architekt i facility manager, od ponad 10 lat pracujący w Niemczech, gdzie kierował m.in. projektami budowlanymi i dużymi organizacjami FM.
» Kredyty dla firm
» Pogotowie księgowe - kiedy pracownik urlopuje
» Singapur czy Białoruś - gdzie najlepiej założyć firmę?
