Zielone światło dla faktur wysyłanych e-mailem

Od kilku lat przedsiębiorcy walczą o możliwość wysyłania i przechowywania faktur w wersji elektronicznej. Obecne przepisy zezwalają na taką praktykę tylko wówczas, gdy faktura jest opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym. To z kolei wiąże się z kosztem, którego firmy nie chcą ponosić. Wyrok NSA może to zmienić.

Pod koniec maja  Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że faktura wysłana mailem lub faksem jest tak samo ważna, jak ta w formie papierowej (sygn. II FSK 1444/09). To prawdziwy przełom. Dotąd sądy odrzucały możliwość przesyłania faktur VAT nieopatrzonych e-podpisem.

„Papierowe” cyber-faktury

Wszystko zaczęło się parę lat temu, gdy spółka zwróciła się z zapytaniem do Ministerstwa Finansów, czy w oparciu o unijne dyrektywy istnieje możliwość rozliczenia kwoty podatku VAT na podstawie faktur i faktur korygujących otrzymanych drogą elektroniczną lub faksem i niebędących fakturami elektronicznymi z bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jednocześnie firma argumentowała, że żaden z przepisów rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur i sposobu ich przechowywania nie wymaga, aby dla powstania faktury niezbędne było jej wydrukowanie, bądź wypisanie na papierowym blankiecie. Firma zwróciła także uwagę na fakt, że polskie przepisy VAT dotyczące wystawiania faktur powstały w innym kontekście realiów obrotu gospodarczego i nie przystają do obecnej rzeczywistości.

Dyrektor Izby Skarbowej, wypowiadając się w imieniu resortu, uznał, że taka praktyka jest niezgodna z prawem. Spółka złożyła więc skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, który ją odrzucił (sygn. I SA/Kr 97/09). Następnie sprawa trafiła do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Ten przyznał rację podatnikowi.

- Organy w tej kwestii były zgodne i twierdziły, że podatnik może wystawiać i przesyłać faktury drogą elektroniczną, jeśli takie faktury wystawione zostały zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektroniczne a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktu. Oznaczało to, że każdy inny sposób dostarczania kontrahentowi faktur niż pocztą/kurierem lub w sposób określony w w/w rozporządzeniu Ministra Finansów uznawany był przez organy podatkowe za niezgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, co w konsekwencji miało wpływ na prawo kontrahenta do odliczenia podatku VAT zawartego w takiej fakturze -  wyjaśnia Anna Ochędzan z LeasePlan Fleet Management.

Impas przełamany, ale problem pozostał

Ustne uzasadnienie wyroku to jeszcze za mało, aby przedsiębiorcy mogli odetchnąć z ulgą. Zainteresowani czekają teraz na uzasadnienie pisemne, co pozwoli przeprowadzić odpowiednie zmiany w przepisach. Póki nie zostanie wydana nowelizacja, fiskus z pewnością wciąż będzie odrzucał taką formę dokumentu księgowego.

Nadal też przedsiębiorcy będą „składali na pół” wydruk z e-maila, aby „faktura” wyglądała, jakby była przesłana pocztą. Bo przecież nie jest tajemnicą, że faktury w PDF-ie są w powszechnym użytku. Sprzyja temu fakt, że zgodnie z prawem polskim i wspólnotowym na fakturze VAT nie musi być ani podpisu podatnika, ani pieczęci firmy. Co jest oczywiste dla jednych, dla innych być nie musi, dlatego też warto podpisywać faktury dla celów dowodowych.

Krok w dobrym kierunku

- Załóżmy, że firma wysyła miesięcznie 100 faktur. Przy założeniu, że koszt druku czarno-białego jednej strony wynosi około 50 groszy, daje to w skali miesiąca 50 złotych. Koszt wysyłki jednej faktury listem pocztowym priorytetowym to 1,95 zł, co daje nam w sumie 195 złotych miesięcznie. Jeśli wysyłamy faktury kurierem koszt ten wzrośnie w skali miesiąca do około 1200 zł. A zatem korzystając z faktur elektronicznych, przy wysyłaniu 100 faktur miesięcznie, uzyskujemy rocznie oszczędność od prawie 3 tys. złotych (Poczta) nawet do 15 tys. złotych (kurier) - wylicza Anna Ochędzan.

Stanowisko wygłoszone przez NSA to zwiastun zmian, które mogą przynieść przedsiębiorcom ogromne korzyści. Według firmy Roland Berger, większość wydatków związanych z obsługą korespondencji w firmach pochłania wysyłka papierowych faktur. Autorzy raportu zleconego przez Krajową Izbę Rozliczeniową szacują, że wysyłanie faktur mailem może przynieść przedsiębiorcom oszczędności rzędu nawet 70 proc. kosztów tworzenia, przechowywania i przesyłania faktur papierowych.

Paweł Wachowski
wsp. Barbara Sielicka

Tekst został zaktualizowany. Data pierwszej publikacji: 22-05-2010.

 

Paweł Wachowski

Źródło:

Newsletter Bankier.pl

Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Nowy komentarz

Anuluj
0 0 ~Ianus

śmiech mnie ogarnia jak czytam ten artykuł - faktury wysyłane PDF podpisane podpisem kwalifikowanym - kto mówi o wysokim koszcie podpisu ? Ile kosztuje archiwizacja - o to powinno się pytać ?

ponadto pdf podpisane podpisem to do niczego się nie nadają ani ich nie można przetworzyć tylko nadal z palca je rejestrować w ERP

dostawcy oprogramowania obudźcie się opracujcie Edifacta lub jakiegoś XML i faktury EDI pójdą gładko

Pokaż cały komentarz !
Polecane
Najnowsze
Popularne