Jak ustalić czas pracy - praktyczne problemy pracodawców

Jak zarządzać czasem pracy swoich pracowników, aby optymalnie wykorzystać ich potencjał? Czasu nie da się wydłużyć, cofnąć, ani zwielokrotnić. Przepisy prawne przewidują różne rodzaje systemów i rozkładów czasu pracy, które można dopasować do specyfiki swojej działalności.

Czas pracy to okres, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Należy podkreślić, że nie chodzi tu tylko o faktyczny okres przebywania w zakładzie pracy, ale też w każdym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Przepisy prawne w tej materii są dość rozbudowane, co powoduje, że wielu pracodawców boryka się z praktycznymi problemami w tym zakresie. Czas jest jednostką ograniczoną, przez co też bardzo cenną dla każdego – nie da się go cofnąć, ani zgromadzić czy zwielokrotnić. Dlatego właśnie bardzo istotnym jest właściwe zarządzanie zarówno czasem, który sami posiadamy, ale także czasem innych osób. Prawidłowe zarządzanie pozwala optymalnie wykorzystać „bezcenny” czas.

Nadgodziny. Problem dla obu stron

Każda działalność wymaga innych zasad odnośnie planowania czasu pracy, ze względu na specyfikę działalności, czy też konieczność zapewnienia obsługi w konkretnych godzinach. W związku z tym w Kodeksie pracy przewidziano różne rodzaje systemów i rozkładów czasu pracy, z których mogą korzystać pracodawcy. Można je dostosować do specyfiki działalności, a przełożony powinien tak rozplanować pracę zespołu, aby zachować równowagę i efektywnie wykorzystywać czas każdego pracownika.

Problemy z czasem pracy to przeszkoda zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Przykładowo praca w nadgodzinach, czyli ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, stanowi złą praktykę dla obu stron stosunku pracy – jest przejawem nieefektywnego rozplanowania czy rozdzielenia zadań i z jednej strony powoduje podwyższenie kosztów w firmie, a z drugiej strony ingeruje w sferę życia prywatnego pracowników. Ten czas powinni poświęcić na życie prywatne, a nie zawodowe. Ustawodawca przewidział w tym zakresie ograniczenia, m.in. poprzez określenie dobowej, tygodniowej i rocznej górnej granicy godzin nadliczbowych, czy przez zakaz planowania pracy w takich godzinach, o czym zdarza się pracodawcom zapominać – nadgodziny powinny stanowić wyjątek, który może nastąpić tylko w sytuacjach szczególnie uzasadnionych, np. konieczność prowadzenia akcji ratowniczej, czy szczególne potrzeby pracodawcy.

Jak zorganizować system zmianowy? Grzywna za naruszenie doby pracowniczej

Inny problem, występujący w szczególności w systemie pracy zmianowej, dotyczy naruszania doby pracowniczej, tzn. gdy pracownicy rozpoczynają pracę dwa razy w tej samej dobie. Przez dobę zgodnie z Kodeksem pracy należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Dla przykładu, jeśli pracownik w danym tygodniu pracuje na zmianach, które zaczynają się o godzinie 9.00 i w tym tygodniu w kolejny dzień rozpocznie pracę o 7.00, oznacza to że rozpoczął pracę w tej samej dobie, co z kolei stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i naraża pracodawcę na wysoką grzywnę (od 1000 do 30 000 złotych). Nie dotyczy to jednak pracy w tzw. ruchomym czasie pracy.

Jak zastąpić listę obecności?

Wielu pracodawców ma też trudności w rejestrowaniu czasu pracy. W dobie dostępnych systemów informatycznych i digitalizacji procesów  papierowa dokumentacja (w tym „listy obecności”) stanowią przeszłość.. Dodatkowo, nierzadko zdarza się pracodawcom pomieszać systemy i rozkłady czasu pracy obowiązujące poszczególnych pracowników.

Problemy wynikające z braku lub nierzetelnej rejestracji i kontroli czasu pracy  są bolączką zarówno wielkich koncernów, jak i małych „firm rodzinnych”, w których zatrudniona jest garstka osób. Jednakże w dobie dzisiejszej technologii, dostępnych jest wiele narzędzi, które pomagają w rozwiązywaniu tych problemów. Podstawowym narzędziem wspomagającym pracodawców są elektroniczne systemy rejestrujące czas pracy.  

Jak kontrolować czas pracy? Zalety elektronicznej rejestracji

Systemy rejestracji i rozliczania czasu pracy umożliwiają bieżącą kontrolę czasu pracy pracowników i ograniczają czas poświęcany na weryfikację danych. Umożliwiają raportowanie, eksport i import danych do powszechnie używanych programów miedzy innymi takich jak Excel, bieżącą rejestrację i kontrolę wejść i wyjść pracowników do/z zakładu pracy, spóźnień i godzin nadliczbowych. Ponadto raportują informacje o osobach obecnych na terenie zakładu podczas alarmów i ewakuacji. Powyższe pozwala uzyskać precyzyjną informację w czasie rzeczywistym i minimalizuje, a nawet zapobiega, błędom w późniejszym rozliczaniu czasu pracy. Rozwiązania umożliwiają dużo więcej niż realizację standardowo oczekiwanych funkcji w zakresie rejestracji czasu pracy.

System można także rozbudowywać poprzez wybieranie dodatkowych modułów, takich jak zarządzanie harmonogramami, rejestrowanie absencji czy karty czasu pracy. Rozwiązania te zazwyczaj są kompatybilne z dostępnymi na rynku podstawowymi systemami informatycznymi, z których korzystają firmy świadczące usługi kadrowo-płacowe.

Hanna Gałęzowska, specjalista ds. prawnych w Impel Business Solutions