Wnioskodawca zwykle koncentruje swoje działania na początkowej fazie zarządzania projektem, czyli na przygotowaniu harmonogramu, sporządzeniu planu finansowego, zaplanowaniu potrzeb w zakresie zasobów ludzkich - zarówno własnych, jak i zewnętrznych. Zdarza się jednak często, że gdy projekt przewidziany jest do współfinansowania z funduszy unijnych, pomija niektóre, niezwykle ważne elementy zarządzania takim procesem. Należy zdawać sobie sprawę, że decyzja o próbie pozyskania dotacji na przedsięwzięcie inwestycyjne, wprowadza dodatkowe wymagania w zakresie obsługi procesów na wszystkich etapach ich realizacji.
Rola kierownika projektu
Z punktu widzenia procesu obsługi dotacji, projekt, niezależnie od jego harmonogramu merytorycznego, można podzielić na trzy etapy: przygotowanie i złożenie wniosku o dofinansowanie projektu, realizację projektu, rozliczenie projektu. Na etapie podejmowania decyzji o ubieganiu się o dotację, wnioskodawca – właściciel projektu zauważa najczęściej tylko pierwszy z wymienionych wyżej etapów. Wie, że należy przygotować odpowiednie dokumenty (wniosek o dofinansowanie, wymagane załączniki, a wśród nich biznesplan). Proces współfinansowania widzi zazwyczaj jedynie przez pryzmat kwoty dotacji odciążającej jego budżet.
Przygotowanie wniosku i dokumentów towarzyszących wymaga doświadczenia, staranności oraz zrozumienia intencji administracji zarządzającej środkami publicznymi. Wniosek musi uwzględniać możliwie najwięcej kryteriów oceny, odpowiadać na potrzeby sponsora w zakresie wszystkich możliwych obszarów. Mając to na uwadze przechodzimy do kluczowego etapu w procesie zarządzania projektem – realizacji projektu, jako gwarancji uzyskania wsparcia finansowego.
Na tym etapie kierownik projektu musi skoordynować pracę działów wewnętrznych odpowiadających za planowanie i realizację inwestycji z zespołem przygotowującym wniosek. Najczęściej jest to zespół zewnętrzny z wyspecjalizowanej w takich zadaniach firmy doradczej. Wymóg „adresowania” możliwie wielu kryteriów nie oznacza jednak, że wniosek ma być oparty na nierealistycznych założeniach. Na tym bowiem etapie trzeba pamiętać, że projekt należy zrealizować zgodnie z zapisami zawartymi we wniosku. Oznacza to w szczególności realizację harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz osiągnięcie założonych dla projektu wskaźników.
Szczególnym zadaniem i odpowiedzialnością kierownika projektu na etapie jego realizacji jest więc monitorowanie zadań projektowych również z punktu widzenia utrzymania pozyskanej dotacji. Dodatkowo w tej fazie projektu należy zadbać o prowadzenie dokumentacji projektowej zgodnie z odpowiednimi procedurami. Dla faktur, potwierdzeń zapłaty i innych dokumentów dotyczących ponoszenia nakładów odpowiadających kosztom kwalifikowanym projektu, wymagane są dodatkowe opisy, szersze niż narzucone przez ustawę o rachunkowości. Należy zatroszczyć się o to już na początku działań inwestycyjnych, np. szkoląc odpowiednie osoby w księgowości w zakresie prowadzenia dokumentacji projektowej na potrzeby rozliczenia dotacji.
Zamknięcie inwestycji
I wreszcie etap trzeci – rozliczenie projektu. Prawidłowe rozliczenie projektu jest ostatnim warunkiem, jaki należy spełnić, aby osiągnąć długo oczekiwany efekt, czyli otrzymać dofinansowanie. Na tym etapie wnioskodawcę czeka terminowe sporządzanie sprawozdań z realizacji projektu (okresowe, roczne) oraz jeśli zakończone zostały jakieś etapy przewidziane w harmonogramie rzeczowo-finansowym, także przygotowanie wniosków o płatność pośrednią. Etap ten kończy się wraz z finansowym i rzeczowym zamknięciem inwestycji. Ostateczne rozliczenie projektu polega na terminowym przygotowaniu końcowego sprawozdania z realizacji projektu oraz wniosku o płatność końcową - wraz z fakturami i potwierdzeniami płatności.
Zarządzanie projektem nie kończy się w momencie wpłaty dotacji na konto beneficjenta, należy pamiętać także o trwałości projektu. Element ten wiąże się z utrzymaniem efektów, osiągniętych w wyniku realizacji projektu w ciągu 5 lat od momentu jego zakończenia. Osiągnięcie sukcesu, jakim jest otrzymanie dofinansowania wymaga ciężkiej pracy, ale przede wszystkim terminowości. Dlatego też każdy wnioskodawca powinien być świadomy skuteczności i istoty zarządzania projektem.
Małgorzata Stykowska
Krzysztof Kowalski
kierownicy projektu w Management & Consulting Group
Źródło:
