Chaos dotyczący Krajowego Systemu e-Faktur się pogłębia. Podręczniki wydane przez Ministerstwo Finansów miały tłumaczyć przepisy, ale zamiast tego mnożą wątpliwości i wprowadzają pojęcia, których nie ma w ustawie o nowym systemie.
Coraz bliżej do wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przypomnijmy, pierwszą grupę przedsiębiorców obejmie on już 1 lutego. Niestety, wraz z pojawianiem się nowych funkcjonalności i związanych z tym możliwości dla firm, coraz więcej jest niejasności dotyczących nowego systemu.
Kilka tygodni temu Ministerstwo Finansów opublikowało cztery podręczniki, które miały pomóc przedsiębiorcom w dostosowaniu się do nowych regulacji. Agnieszka Ligocka, ekspertka SaldeoSmart, przyznaje, że to klarowny, napisany przystępnym językiem materiał, dodatkowo wzbogacony przykładami pokazującymi zasady nadawania uprawnień oraz wystawianie i odbieranie dokumentów w KSeF.
Zobacz także
Niestety, w podręcznikach pojawiły się pojęcia i rozwiązania, które wcześniej nie zostały wprost zdefiniowane w ustawie o VAT ani w rozporządzeniach wykonawczych dotyczących KSeF. W efekcie rodzi to wątpliwości i pytania o interpretacje.
Nowe pojęcie w KSeF: potwierdzenie transakcji
Przykładem nowego pojęcia, które pojawiło się w publikacjach resortu finansów, jest tzw. „potwierdzenie transakcji”. Jak wyjaśnia ministerstwo, chodzi o dokument, który sprzedawca może przekazać nabywcy w przypadku, gdy nie przesłał on faktury do KSeF, co oznacza, że nie został jej jeszcze przypisany w systemie numer identyfikujący. Ma on funkcję tymczasowego dowodu handlowego i stanowi potwierdzenie, że sprzedaż została zrealizowana, a faktura zostanie wystawiona w systemie.
We wspomnianym dokumencie mogą znajdować się takie informacje jak dane stron transakcji, numer faktury nadany przez wystawcę, data wystawienia, kwota należności ogółem oraz kody QR umożliwiające późniejsze powiązanie go z fakturą w KSeF (taką drogę rekomenduje resort finansów).
– Potwierdzenie transakcji będzie wizualnie przypominać fakturę – zawiera zbliżony układ danych i będzie mieć kody QR – ale nie wywołuje skutków podatkowych. Nie stanowi podstawy do ujęcia w ewidencji VAT, nie daje prawa do odliczenia podatku i nie wymaga archiwizowania. To jedynie dowód handlowy o charakterze informacyjnym, który ma potwierdzać, że transakcja została zrealizowana i faktura zostanie przesłana do systemu. Wystawienie go przez wystawcę jest dobrowolne – wyjaśnia Agnieszka Ligocka.
W jakich przypadkach potwierdzenie transakcji będzie pomocne?
Mówimy o rozwiązaniu, które może okazać się przydatne w wielu codziennych sytuacjach, np. wtedy, gdy sprzedawca będzie chciał przekazać nabywcy informację o sprzedaży jeszcze przed przesłaniem faktury do systemu – zwłaszcza gdy proces fakturowania będzie się opóźniał z powodów technicznych lub organizacyjnych. Potwierdzenie transakcji przyda się np. w sprzedaży terenowej, przy transakcjach z konsumentami, w dostawach międzynarodowych lub w sytuacjach, gdy firma ma obowiązek potwierdzenia zawarcia umowy handlowej przed wystawieniem faktury w systemie.
Dokument może nam pomóc również przy wystąpieniu problemów technicznych – chodzi np. o brak uwierzytelnienia, aktywnego certyfikatu lub tokenu, który umożliwia dostęp do KSeF. Mogą zdarzyć się również przerwy w dostępie do internetu lub chwilowa niedostępność systemu. Wtedy potwierdzenie transakcji utrzymuje ciągłość obiegu dokumentów handlowych do czasu przesłania właściwej faktury.
– Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie obowiązywać 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorstw i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. W pierwszych miesiącach wdrażania część firm może dopiero przechodzić proces uwierzytelniania i nadawania uprawnień w systemie. Dla takich podmiotów potwierdzenie transakcji może stanowić praktyczne, tymczasowe rozwiązanie, zanim wszystkie procedury techniczne zaczną działać w pełni sprawnie – podkreśla Agnieszka Ligocka.
KSeF: konieczny wyższy poziom gotowości
Nowe funkcje oraz pojęcia takie jak potwierdzenie transakcji powinny uzmysłowić przedsiębiorcom, że wdrożenie KSeF wymaga od nich nie tylko zrozumienia przepisów, ale również gotowości procesowej i technologicznej. I tak księgowi muszą dostosować obieg dokumentów, a przedsiębiorcy upewnić się, że ich oprogramowanie jest zintegrowane z nowym systemem i obsłuży wszystkie wymagane opcje. To oznacza wiele przygotowań, jednak firmy zdają sobie z nich sprawę i chętnie sięgają po szkolenia dotyczące nowego systemu. Do tej pory – czytamy w raporcie SaldeoSmart – wzięło w nich udział już 43% firm.
Niektórzy przedsiębiorcy uważają, że do działania w zgodności z KSeF wystarczą im darmowe narzędzia udostępniane przez resort finansów, takie jak Aplikacja Podatnika, aplikacja mobilna czy e-Mikrofirma. Jednak z lektury podręczników resortu wynika, że potwierdzenie transakcji to dokument wydawany nabywcy poza KSeF. Może się zatem okazać, że tej funkcji nie będzie można zrealizować za pomocą rządowych narzędzi.
Listopad z KSeF: miesiąc nowych możliwości dla przedsiębiorców
W listopadzie przedsiębiorcy zyskali możliwość korzystania z nowych funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 listopada mogą występować o nadanie certyfikatów KSeF, które są potrzebne do uwierzytelniania w nowym systemie. W tym celu uruchomiony został umożliwiający to Moduł Ceryfikatów i Uprawnień (MCU).
Natomiast 3 listopada została uruchomiona Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym. Dzięki niej przedsiębiorcy dostali możliwość testowego wysyłania faktur. Ministerstwo Finansów podkreśla w komunikacie, że że ten krok pozwala im na "wcześniejsze przygotowanie się do obowiązkowego KSeF, zapoznanie się z obsługą właściwego oprogramowania oraz poznanie funkcjonalności, których będą używać od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r.".
Firmy zupełnie nieprzygotowane do KSeF
Do dnia wejścia w życie KSeF firmy muszą mieć wdrożone odpowiednie narzędzia zintegrowane z nowym systemem. Tymczasem – jak czytamy w kolejnych raportach z badań – olbrzymia część polskich przedsiębiorstw jest do tego całkowicie nieprzygotowana. Jak wynika z najnowszego badania przeprowadzonego przez fillup k24, ponad połowa przedsiębiorców (56%) nawet nie zaczęła przygotowań do systemu: 26% deklaruje zajęcie się tematem w tym kwartale, a 30% nie podejmuje żadnych działań, czekając na wytyczne.
