Nadchodzi rewolucja w fakturach, tymczasem wielu przedsiębiorców nic sobie z niej nie robi lub zaklina rzeczywistość, myśląc, że ich ona nie dotyczy. Nic bardziej mylnego. – To ostatni dzwonek na przygotowania do Krajowego Systemu e-Faktur. W lutym wielu przedsiębiorców może przeżyć szok – przestrzegają eksperci.
Już 1 lutego w Polsce zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). Od tego dnia obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem tego systemu będą miały firmy ze sprzedażą przekraczającą w 2024 r. 200 mln zł. Wszystkie pozostałe zostaną objęte tym obowiązkiem 1 kwietnia 2026 r.
Wyjątkiem są mikrofirmy – dla nich został przewidziany okres przejściowy. Od kwietnia do grudnia 2026 r. nie będą one miały obowiązku wystawiania e-faktur, jeśli ich miesięczny obrót wynosi mniej niż 10 tys. zł brutto.
Warto jednak zauważyć, że powyższe przepisy dotyczą tylko wystawiania faktur. Jaki jest najważniejszy termin dotyczący ich odbierania? 1 lutego 2026 r. - według nowych przepisów to dzień, od którego wszystkie firmy w Polsce, zarówno mikro, małe, średnie, jak i duże, będą musiały odbierać faktury przez KSeF.
Krajowy System e-Faktur: pilnie potrzebna edukacja
Firmy muszą być gotowe do tego dnia, czyli mieć wdrożone odpowiednie narzędzia zintegrowane z KSeF. Tymczasem – jak wynika z kolejnych badań – olbrzymia część polskich przedsiębiorstw jest zupełnie nieprzygotowana do tego systemu. Jak czytamy w raporcie z najnowszego badania przeprowadzonego przez fillup k24, ponad połowa przedsiębiorców (56%) nawet nie zaczęła przygotowań do systemu: 26% deklaruje zajęcie się tematem w tym kwartale, a 30% nie podejmuje żadnych działań, czekając na wytyczne.
– 30% przedsiębiorców, którzy trwają w stanie specyficznej hibernacji, stanowi największe wyzwanie. Jeśli do tego weźmiemy pod uwagę, że niemal 20% badanych nie potrafiło sprecyzować, czym jest KSeF, a prawie 9%, nie wie lub ma trudności ze wskazaniem, kogo obejmie system, to rysuje się nam obraz pokaźnego segmentu przedsiębiorców wymagających pilnej edukacji i wsparcia – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka księgowo-podatkowa, ambasadorka marki fillup k24.
Eksperci: firmy nie zdają sobie sprawy ze złożoności KSeF
Dlaczego firmy wybierają strategię czekania na wytyczne? Może ona wynikać z wewnętrznych problemów firmy, np. braku zasobów, aby rozpocząć przygotowania lub paraliżu decyzyjnego. Zdaniem ekspertów nie można też wykluczyć, że przedsiębiorcy po prostu nie doceniają wagi transformacji i złożoności zmian.
– Bez względu na przyczyny, całkowita bierność lub powściągliwe przygotowania niosą za sobą spore ryzyko dla całego biznesowego ekosystemu w Polsce. Po publikacji ostatecznych wytycznych takie firmy nie będą już miały przestrzeni, by starannie wdrożyć KSeF na czas, zespoły prawdopodobnie wejdą w nową erę rozliczeń niekompetentne i zestresowane, a nieprzepracowane problemy techniczne mogą sparaliżować firmowe procesy – zaznacza Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup k24.
Przedsiębiorcy bez stresu i obaw
Na grupę przedsiębiorców, którzy nie rozpoczynają żadnych działań w kierunku KSeF, warto zwrócić uwagę również z innego powodu. Wśród wspomnianych 30% badanych jest najwięcej respondentów z optymistycznym podejściem – ponad połowa z nich (aż 53%) nie ma żadnych wątpliwości i obaw w związku z wprowadzeniem KSeF. Tu warto porównać, że z grupy „w pełni gotowej” brak obaw deklaruje tylko 13% respondentów.
Spokój jest chyba najczęściej wymienionym uczuciem wśród przedsiębiorców pytanych o KSeF. W opinii 72% badanych KSeF "nie wywróci działalności do góry nogami". Eksperci zwracają uwagę, że wspomniany spokój może być złą wróżbą. Wyniki badania można ich zdaniem interpretować dwojako.
– W optymistycznej wersji są sygnałem, że firmy mają już dobrze zdigitalizowane procesy i czują się pewnie w obliczu nadchodzącej zmiany, bo z poprzednimi wdrożeniami (np. JPK) poradziły sobie dobrze. Być może przedsiębiorcy ufają, że KSeF będzie intuicyjny, że początkowe trudności szybko miną i wkrótce wszyscy skorzystają z wygód automatyzacji. Istnieje jednak ryzyko, że badani po prostu źle oszacowali złożoność wdrożenia. Powody? Może są na zbyt wczesnym etapie przygotowań, by realnie ocenić skalę zmian, a może zapoznali się z tematem zbyt powierzchownie i nie do końca rozumieją wpływ KSeF na codzienną pracę firmy – mówi Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup k24.
Ostatni dzwonek na działania w kierunku wdrożenia KSeF
Listopad jest zdaniem ekspertów ostatnią szansą na rozpoczęcie wdrożeń i ratunek w obecnej trudnej sytuacji. Eksperci szczególną uwagę zwracają na grupę ociągających się z odpowiednimi działaniami mikroprzedsiębiorstw i jednoosobowych działalności gospodarczych.
– Ten segment to fundament polskiej gospodarki. Jednocześnie ma najmniej zasobów, takich jak czas, pieniądze, kompetencje, by w pełni i szybko zaangażować się w transformację. Może być wąskim gardłem dla sprawnego wdrożenia KSeF, zwłaszcza jeśli nie rozpoczął przygotowań odpowiednio wcześnie (...). Bez sukcesu JDG i mikroprzedsiębiorstw cała transformacja może się nie udać – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska.
Biura rachunkowe: brak gotowości i mnóstwo obaw
Jednak nie tylko przedsiębiorcy ociągają się w sprawie wdrożeń dotyczących nowego systemu. Jak wynika z ostatniego raportu Symfonii „Gotowość biur rachunkowych do wdrożenia KSeF”, pomimo zbliżającego się terminu obowiązkowego systemu, zdecydowana większość biur rachunkowych nie rozpoczęła jeszcze kluczowych działań przygotowawczych. Tylko 1 proc. ankietowanych zadeklarował pełną gotowość, jeśli chodzi o procedury, narzędzia i przeszkolony zespół.
Aż 69% badanych biur rachunkowych wciąż nie rozpoczęło przygotowań do obsługi klientów w nowym modelu, a 72% nie zdecydowało jeszcze o sposobie integracji. Do tej pory tylko jedno biuro rachunkowe na 10 rachunkowe korzystało z oprogramowania zintegrowanego z nowym systemem. Natomiast 13% jest w trakcie testowania wybranego rozwiązania, a 11% je wdraża.
Jakie są przyczyny tak późnych wdrożeń? Częstymi powodami są obawy technologiczne i organizacyjne – ponad 60% biur obawia się ryzyka popełnienia błędów, 59% zróżnicowania poziomu cyfryzacji klientów, natomiast 57% przewiduje trudności w komunikowaniu zmian. Co trzecie biuro zwraca uwagę na brak spójnych procedur współpracy z klientami, natomiast co czwarte mówi o ograniczonej funkcjonalności dostępnych narzędzi.
– Wyniki raportu pokazują wyraźnie, że to ostatni moment na podjęcie kluczowych decyzji. Tak duży odsetek nieprzygotowanych biur to ogromna grupa, która nie może już dłużej odkładać integracji. KSeF to nie tylko nowa technologia, to konieczność przedefiniowania procesów współpracy z klientami i uporządkowania obiegu dokumentów. Największe obawy biur, czyli ryzyko błędu i komunikacja z klientami, tylko potwierdzają, że samo narzędzie tu nie wystarczy – podkreśla Katarzyna Bruździńska-Wójcik, kierownik ds. komercjalizacji produktu dla biur rachunkowych w Symfonii.
