PREZENTACYJNY WIRUS NR 1: SLAJDOWA BIEGUNKA
Podstawowa reguła budowy dobrego slajdu mówi: jak najczytelniej. Slajd nie może wymagać od widza wczytywania się, szukania (chyba że to taka zabawa — „kto szybciej znajdzie”...). Jeśli na slajdzie jest tekst (zwróć uwagę, „jeśli”, bo to wcale nie jest oczywiste), to przecież do mózgu ma dotrzeć informacja o treści, a nie o wypasionej czcionce lub żarówiastym kolorze, prawda? PowerPoint i jego odpowiedniki dają mnóstwo możliwości graficznych. Możesz użyć olbrzymiej liczby fontów1, na wiele sposobów wyróżnić tekst, zastosować różne kolory, nietypowe wypunktowania, ściągnąć z internetu terabajty grafiki... Możesz, co nie znaczy, że warto.Obraz, proste litery, kontrastowe zestawienia barw: oto sprawdzona recepta na dobry slajd. Po tym można odróżnić profesjonalistę od nowicjusza. Nowicjusz wkleja do prezentacji, „co fabryka dała”, gardzi głęboko slajdami, w których jest po prostu sugestywne
zdjęcie lub mocny symbol, nic nie wjeżdża z boku, nie odciąga wzroku pięcioma krojami pisma, nie dzwoni ani nie brzdąka ( jeśli są głośniki). Często te złe nawyki pozostają i w ten sposób mamy pretekst do opisania pierwszego prezentacyjnego wirusa.
PREZENTACYJNY WIRUS NR 2: DWUPALCZAŚCI ATAKUJĄ
Starsze pokolenie czytelników tej książki pamięta urządzenie nazywane rzutnikiem pisma. Na specjalnej folii umieszczało się tekst lub rysunek, kładło ją na podświetlonym pulpicie maszyny (wielkości dzisiejszego ksero), a system soczewek wyświetlał obraz na ekranie. Rzutniki pisma przeszły do lamusa (poza szkołami i uczelniami, do których nowoczesność ma zwykle pod górkę), ale nawyki zostały, a nawet odziedziczyło je pokolenie niewiedzące, co to takiego foliogram. Dziś jest tylko prościej: dwoma palcami jednej ręki ( jeden na klawiszu Ctrl, drugi na Club V) można w kilka minut zapełnić całkiem pokaźną liczbę slajdów tekstem z Worda lub skanami z Dziennika ustaw. Jest tylko jeden minus: tak nie
powstanie prezentacja, tylko zestaw slajdów zasmarowanych bez sensu tekstem przeznaczonym przecież do czytania, a nie do oglądania na ekranie. Tego jednak dwupalczaści nie wiedzą.
Zastanów się, co jest najważniejsze w każdym Twoim slajdzie, jaki jest jego główny przekaz. Ilustracja 3 przekazuje tylko to, że ustawa jest bełkotliwa (oraz to, że mówca nie umie robić slajdów). Chyba
nie o to tutaj chodziło?
PREZENTACYJNY WIRUS NR 3: NIESZCZĘSNE OFIARY EXCELOWYCH MOŻLIWOŚCI
Och, niektórzy mówcy są w wykresach zakochani do szaleństwa. W prezentacjach biznesowych tabelki lub wykresy z Excela wkleja się częściej niż tekst z Worda. W pewnej książce przeczytaliśmy nawet, że „slajdy świetnie nadają się do pokazywania wykresów”. Bzdura wierutna, jak mawiała polonistka jednego z nas. Właśnie o to chodzi, że się nie nadają!Jeśli koniecznie chcesz udostępnić rozbudowany wykres lub tabelę z danymi, prześlij ją e-mailem lub rozdaj wydruk, ale nie wklejaj do PowerPointa, bo to jest po prostu strata czasu. Nikt tego nie odczyta z ekranu! Danych jest zazwyczaj za dużo, cyfry i litery są za małe, a stąd już tylko krok do zastosowania różnej orientacji tekstu (na przykład poziomej w opisie wierszy, czyli z boku wykresu, a pionowej w opisie kolumn). Rodzajów wykresu do wyboru
jest tak wiele, że zazwyczaj autorzy wybierają wariant najbardziej atrakcyjny wizualnie, a nie najlepszy do zaprezentowania danych. Wyjątkowo — WYJĄTKOWO — możesz pokazać uproszczony, pozbawiony opisów wykres jako ilustrację jakiegoś trendu, ogólnego zjawiska. Slajdy pełne danych, których i tak nikt nie przeczyta ani nie zapamięta, to objaw kolejnego prezentacyjnego wirusa.
KROK 1. CZUJ SIĘ ZAPROSZONY
Załóżmy, że znasz ogólny temat swojego wystąpienia i czas, jaki masz do dyspozycji. Co dalej?
Niektórzy rozpoczynają pracę nad swoim wystąpieniem od jego treści, czyli od szczegółowych zagadnień, o których mają mówić. Jest to ślepa uliczka. Zaczynanie od treści nieuchronnie prowadzi
do przeładowania wystąpienia informacjami albo do frustracji „jaka szkoda, że nie zdążę tego powiedzieć”. Jeśli planowanie prezentacji (na przykład na temat „VAT w handlu”, „Dzieje starożytnego Egiptu” lub „Wyniki za zeszły kwartał”) mówca zaczyna od wyboru informacji, prawie zawsze kończy się
tak samo: „Tych slajdów to już państwu nie pokażę, bo nie mamy czasu”, „Niestety nie zdążyliśmy omówić wszystkiego, resztę doczytają sobie państwo z podręcznika”, „I teraz jeszcze szybko trzy
ostatnie wykresy, bo tu już mi pani daje znaki, że musimy kończyć”. Ile razy coś takiego słyszałeś?
Podstawowe pytanie, jakie zadaje sobie mówca doskonały po otrzymaniu zaproszenia do poprowadzenia prezentacji, nie brzmi „co powiedzieć?” ani „w jaki sposób to powiedzieć?”. Na to przyjdzie czas. Podstawowe pytania doskonałego mówcy to: „PO CO będę prezentować?” oraz „DO KOGO będę mówić?”. Jesteś sprzedawcą? Trzeba się sporo napracować, aby przekonać
klienta do wyboru Twojej oferty, ale z drugiej strony klient najwyraźniej ma jakieś niezaspokojone potrzeby, skoro zgadza się poświęcić Ci swój czas. Klienci naprawdę mają lepsze rzeczy do
roboty, niż poznawać coś, co jest im kompletnie obojętne. Skoro umówili się z Tobą na prezentację, to dopuszczają do siebie myśl, że dadzą się namówić. Dlatego to jest zaproszenie. Jesteś studentem? Profesor w większości wypadków będzie miał prezentowaną przez Ciebie wiedzę w małym palcu, ale przecież nie po to przygotowujesz referat na zajęcia. Profesor na jakiejś podstawie musi Cię ocenić, a to Ty jesteś ekspertem w zakresie stanu swojej wiedzy i pasji. Tylko Ty możesz swoją wiedzę i pasję
(lub jej brak) zaprezentować. Profesor chce iść do domu z przekonaniem, że dobrze wykonał swoją pracę, polegającą między innymi na ocenianiu studentów. Dlatego to jest zaproszenie.
Ty również zapraszasz — zapraszasz ludzi, którzy chcą poświęcić jakiś fragment swojego życia (20, 45, 60 lub więcej minut) na wysłuchanie właśnie Ciebie. Mogli w tym czasie obejrzeć coś w telewizji, przeczytać książkę, iść na piwo. Zrobią inaczej — przyjdą słuchać Twojego głosu i oglądać przygotowane przez Ciebie slajdy. Jak chcesz z tego skorzystać? Co chcesz osiągnąć? Po co zgromadzisz tych wszystkich ludzi i wyjdziesz przed nich na środek? Co ma się zmienić w życiu Twoich słuchaczy dzięki temu, że wybiorą czas spędzony z Tobą? W czym prezentacja z Tobą w roli mówcy
będzie dla nich lepsza od przeczytania książki na ten sam temat, tabelki z wynikami sprzedaży albo folderu reklamowego Twojego produktu? Zwróć uwagę, napisaliśmy „zaproszenie do poprowadzenia prezentacji”, a przecież nie zawsze prezentacja jest zupełnie dobrowolna. Student dostaje temat referatu, sprzedawca — plan prezentacji oferty u klienta, menedżer — termin prezentacji dla zarządu...
Zachęcamy Cię, abyś (niezależnie od sposobu zawiadomienia o terminie i temacie prezentacji) zawsze traktował to jako zaproszenie. Oczywiście bywają osoby, które na wieść o przygotowaniu prezentacji biorą lewe zwolnienie lekarskie, bo tak się boją. Ale nie o to chodzi. Nie chodzi o to, że student może rzucić studia, sprzedawca zmienić pracę, a menedżer wysłać kogoś w zastępstwie. To nie byłby wybór i dobrze o tym wiesz. Twój wybór dotyczy sposobu, w jaki potraktujesz czekającą Cię prezentację: znaczenia, jakie jej nadasz. Jesteś menedżerem? Zarząd chce się zorientować w sytuacji firmy,
dlatego prosi Cię o prezentację wyników Twojego działu. To Ty jesteś ekspertem w dziedzinie efektów pracy Twojego zespołu, a nie zarząd. Gdyby zarząd wiedział to lepiej od Ciebie, niepotrzebna byłaby Twoja prezentacja. Członkowie zarządu naprawdę mają lepsze rzeczy do roboty, niż słuchać czegoś, co i tak wiedzą (albo co sobie mogą ściągnąć z intranetu). Skoro chcą słuchać, to widocznie mają jakiś cel, nawet jeśli udają wszystkowiedzących. Dlatego to jest zaproszenie.
*Artykuł stanowi fragment książki pt. „Mistrzowskie prezentacje. Slajdowy poradnik mówcy doskonałego. Wydanie 2” Agata Rzędowska, Jerzy Rzędowski (OnePress, 2017)
