Od 1 stycznia 2025 r. powszechnie obowiązują e-Doręczenia pozwalające otrzymywać i nadawać listy polecone online. Jak tłumaczy ekspertka Magdalena Kordas, nie należy się ich bać, ale trzeba pamiętać o poufności i ochronie danych osobowych. Wyjaśnia, jak z usługi mogą skorzystać obywatele, a jak przedsiębiorcy i jakie terminy obowiązują tych drugich.
PAP: Na czym polega usługa e-Doręczeń?
Magdalena Kordas, radca prawny i manager w Grupie Olesiński & Wspólnicy: Podstawowym założeniem e-Doręczeń jest otrzymywanie e-listów. Czyli to, co przychodzi do nas w sposób tradycyjny listem poleconym, na przykład decyzja z urzędu miasta, pismo z Urzędu Skarbowego czy Narodowego Funduszu Zdrowia, od dzisiaj możemy odbierać online. E-skrzynki mają też opcję tzw. komunikacji B2B, czyli spółka do spółki, czy spółka do obywatela. Nawet obywatele mogą sobie między sobą wysyłać ważne wiadomości w ten sposób. Komunikując się e-Doręczeniami otrzymujemy dowody nadania i odbioru równoważne z tradycyjnymi listami poleconymi.
PAP: Jakie działania musi podjąć obywatel, by skorzystać z usługi?
M.K.: Jako obywatele możemy uzyskać adres e-Doręczeń (ADE) i założyć skrzynkę, a następnie zawiesić ją, jeżeli usługa nam się nie spodoba. Można to zrobić przez stronę edoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl. Usługa ma wiele zalet. List polecony z urzędu można odebrać z każdego miejsca na świecie, nie musimy martwić się o awizo.
PAP: Czy e-Doręczenia działają już w administracji publicznej?
M.K.: Od dzisiaj większość urzędów i organów administracji musi posiadać ADE i komunikować się z odbiorcami przez skrzynki do e-Doręczeń. Dla urzędów to jest duża rewolucja. Muszą one zintegrować e-Doręczenia ze swoimi wewnętrznymi systemami. Nowelizacja ustawy o e-Doręczeniach daje im okres przejściowy na dostosowanie się do zmian. Mają na to cały 2025 rok.
PAP: Czym różni się skrzynka do e-Doręczeń od ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza)?
M.K.: Skrzynka będzie działać podobnie jak e-PUAP, ale docelowo ma zastąpić tę usługę. W zakładce „moje skrzynki” możemy wybrać czy daną przesyłkę chcemy przesłać e-PUAPem czy e-Doręczeniami, natomiast od dziś to e-Doręczenia powinny być podstawową formą komunikacji z urzędami.
PAP: Jak można zalogować się do skrzynki do e-Doręczeń?
M.K.: Logowanie następuje z poziomu przeglądarki, nie musimy instalować aplikacji. Najpierw trzeba się uwierzytelnić. Możemy to zrobić przez kod QR wygenerowany w mObywatelu, e-PUAP, bankowość elektroniczną, podpis kwalifikowany i nowy dowód osobisty.
PAP: Kiedy przesyłka uważana jest za odebraną?
M.K.: Nie musimy codziennie logować się na skrzynkę i sprawdzać, czy przyszło jakieś pismo. Przy jej zakładaniu podajemy adres mailowy, na który przychodzi powiadomienie w momencie, gdy czeka na nas wiadomość. Mamy 14 dni na jej odbiór. Musimy kliknąć w wiadomość, żeby została uznana za odebraną. Wtedy automatycznie generuje się potwierdzenia odbioru, które widzi urząd.
PAP: Co się stanie, jeśli nie dotrzymamy terminu?
M.K.: Podobnie, jak w przypadku tradycyjnych listów poleconych, działa tzw. fikcja doręczeń. Czyli jeżeli przez 14 dni nie pójdziemy z awizo na Pocztę, przesyłka jest uznawana za dostarczoną. W przypadku e-Doręczeń - jeżeli nie klikniemy w wiadomość, czyli nie odbierzemy jej w ciągu 14 dni, także zostanie uznana za dostarczoną.
PAP: Kto odpowiada za obsługę skrzynek do e-Doręczeń?
M.K.: Operatorem wyznaczonym do obsługi e-Doręczeń za darmo dla obywateli, spółek i jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) jest Poczta Polska. Przedsiębiorcy mogą też wybrać za opłatą dostawcę komercyjnego.
PAP: Jakie terminy na założenie skrzynki obowiązują przedsiębiorców?
M.K. Jeżeli w tym roku założymy JDG lub spółkę, jesteśmy zobowiązani, żeby taki adres uzyskać od razu. Wszystkie spółki muszą posiadać adres i skrzynkę do e-Doręczeń do 1 kwietnia br.
Inne zasady obowiązują JDG. Jeśli działalność powstała przed 1 stycznia 2025 roku, ale będziemy dokonywać zmian w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej - PAP) między 1.07.2025 r. a 30.09.2026 r., system także wymusi założenie ADE. Ostateczny termin dla istniejących JDG to 1.10.2026 r.
PAP: W jaki sposób przedsiębiorcy mogą założyć skrzynkę?
M.K.: Przez stronę biznes.gov.pl. Wniosek składa się zgodnie z reprezentacją tj. jeżeli w spółce są dwie osoby reprezentujące, to one muszą uwierzytelnić się przy zakładaniu skrzynki. Mogą też wyznaczyć pełnomocnika, który założy skrzynkę do e-Doręczeń w imieniu przedsiębiorstwa. Następnie reprezentant lub pełnomocnik wyznacza administratora, który będzie zarządzał skrzynką oraz nadawał i odbierał uprawnienia innym użytkownikom. W przypadku dużych spółek, gdzie przychodzi ogromna ilość korespondencji z administracji publicznej, wskazane jest nadanie uprawnień kilku osobom z różnych działów, np. HR, finansów, księgowości.
PAP: Jakie rady ma pani dla przedsiębiorców, którzy przestawiają się na e-Doręczenia?
M.K.: Ważne jest, aby zwrócić uwagę na kwestie ochrony danych osobowych i poufności. Wyciek danych czy dostęp nieupoważnionej osoby może stanowić problem i spowodować kary finansowe. Jeżeli rozstajemy się z jakimś pracownikiem, należy automatycznie odbierać mu dostęp do systemu. Skrzynki mają ograniczoną pojemność, więc ważne jest też, aby odpowiednio archiwizować wiadomości - na serwerze lub w chmurze – oraz wprowadzić gradację dostępu do archiwum. Istotne jest także, aby przeszkolić pracowników z systemu, zadbać o instrukcję obiegu i tzw. czynnik ludzki. Chodzi o to, aby ktoś się czuł odpowiedzialny za dany obszar wiadomości. Jeśli udzielimy dostępu zbyt wielu osobom, może się np. okazać, że nikt nie odczytał ważnego pisma, a termin 14 dni minie.
PAP: Jak ocenia pani system do e-Doręczeń?
M.K.: Elektronizacja korespondencji to dobra zmiana. W dobie pracy zdalnej czy częstych wyjazdów zagranicznych, wygodniej jest odebrać pismo na telefonie czy komputerze. E-Doręczeń nie należy się bać. Skrzynki są naprawdę intuicyjne, a darmowa e-komunikacja pozwoli zaoszczędzić pieniądze i czas. (PAP)
Rozmawiała: Monika Blandyna Lewkowicz
mbl/ malk/ mhr/
