Od czasu pandemii praca zdalna stała się ogromnie popularną formą wykonywania obowiązków służbowych. W kwietniu br. weszły w życie przepisy Kodeksu pracy, które ją regulują. Zapytaliśmy pracodawców, jak w praktyce wygląda stosowanie się do nowych regulacji. Jedni są z nich zadowoleni, inni wręcz przeciwnie.
Nowe przepisy, które obowiązują od kwietnia tego roku, nakładają nowe obowiązki na pracodawców, ale również pracownicy muszą przyzwyczaić się do zmian. Jest ich dość dużo, bo w życie weszła m.in. praca zdalna dla rodziców i okazjonalna. Ponadto pracodawca musi wypłacić ekwiwalent lub ryczałt za zdalne wykonywanie obowiązków.
W pełnym wymiarze lub kilka dni w tygodniu
Nowe uregulowania dotyczące pracy zdalnej umożliwiają jej wykonywanie zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i częściowo, np. w określone dni tygodnia. Miejsce jej wykonywania wskazuje pracownik, ale musi być ono uzgodnione z pracodawcą. Można to ustalić już na etapie zawarcia umowy o pracę. Gdyby miejsce jej wykonywania w przyszłości miało się zmienić, będzie to wymagało od obu stron zmiany postanowień poprzez zawarcie porozumienia zmieniającego, jeśli obie strony wyrażają zgodę lub wypowiedzenie zmieniające, jeśli to pracodawca chciałby dokonać zmiany warunków pracy pracownika. Dla spełniania warunków polecenia pracy zdalnej pracownik musi złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania jej.
– Z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej może wystąpić także pracownik – mówi Piotr Juszczyk z firmy inFakt. – Jednak nie jest on co do zasady wiążący dla pracodawcy. Przepisy wprowadzają jednak kilka wyjątków, które dotyczą: pracownic w ciąży, rodziców lub opiekunów wychowujących dziecko do 4 roku życia, rodziców lub opiekunów mających pod opieką dzieci o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu, lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, rodziców lub opiekunów dzieci, lub innych członków najbliższej rodziny posiadających orzeczenie o niepełnosprawności.
Pracodawca może odmówić pracy zdalnej w powyższych przypadkach lub przerwać ją tylko wtedy, jeśli nie będzie ona możliwa ze względów organizacyjnych lub z uwagi na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Bezpieczny kredyt 2% - najważniejsze fakty
Na czym polega? Kto może skorzystać? Ile kredytu można dostać? Co z wkładem własnym? Czy dopłaty można stracić? Pobierz e-book bezpłatnie lub kup za 10 zł.
Masz pytanie? Napisz na marketing@bankier.pl
Wyłącznie na wniosek pracownika praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, ale jej wymiar nie może przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym. Jest to możliwe, np. ze względu na nagłą potrzebę pracownika pozostania w domu.
Oficjalny kształt dotychczasowych zasad?
Nowe przepisy funkcjonują już drugi miesiąc. Zapytaliśmy więc przedsiębiorców, co sądzą na ten temat.
– Nowe przepisy w praktyce nie zmieniły wiele w funkcjonowaniu naszej firmy – mówi Bankier.pl Paweł Sądaj, CEO agencji marketingowej Netim. – Członkowie naszego zespołu pracują już zdalnie oraz hybrydowo od kilku lat, dlatego przygotowaliśmy się odpowiednio wcześniej. Korzystamy ze sprawdzonych narzędzi do komunikacji na odległość, takich jak Slack i Asana, a pracownicy otrzymują sprzęt i wyposażenie pozwalające odwzorować stanowisko pracy – wraz z jego ergonomią. Otrzymali również zdalny dostęp do wszelkich niezbędnych aplikacji, m.in. do organizacji pracy w obrębie zespołu czy planowania urlopów. Korzystamy również z narzędzi do ochrony danych w sieci, pozwalających na zarządzanie hasłami i dostępami. Również już jakiś czas temu wdrożyliśmy również regulamin pracy zdalnej. W praktyce więc nowe regulacje po prostu nadały oficjalny kształt zasadom, które wiele firm z powodzeniem realizuje już od dłuższego czasu. Dlatego dla wielu organizacji, zwłaszcza tych działających w branży internetowej, zmiany te nie mają rewolucyjnego charakteru – dodaje Paweł Sądaj.
Natomiast Aleksandra Kupiec, HR Manager w Talent Place, uważa, że nowe przepisy to swego rodzaju krok w przód, jeśli chodzi o Kodeks pracy i otwarcie się na pracę zdalną.
– To początek zmian, które są bardziej przychylne dla tych pracowników, którzy nie mieli wcześniej możliwości lub jasnych zasad korzystania z tego rodzaju modelu pracy – twierdzi w rozmowie z Bankier.pl, Aleksandra Kupiec. – Dostępność pracy zdalnej dla rodziców i opiekunów osób niepełnosprawnych jest bardzo istotna, ponieważ wychodzi naprzeciw ich potrzebom w godzeniu życia prywatnego z pracą i wyrównuje ich szanse na rynku pracy. Dlatego te przepisy uważam za najważniejsze. Jednak dla części osób i organizacji, a przede wszystkim branży IT, gdzie praca zdalna jest powszechna od dawna, przepisy mogą być niewystarczające, dlatego większość osób nadal będzie pracować na bardziej elastycznych umowach typu B2B.
Krok w kierunku pracownika
Według Adama Dziedzica, prezesa zarządu Team Connect, jest to spory krok w kierunku pracownika.
– Zmiany, które weszły w życie w kwietniu, w pewnym stopniu zabezpieczają zarówno pracodawcę, jak i pracownika – mówi Bankier.pl Adam Dziedzic. – Nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia podwładnym niezbędnych materiałów i narzędzi, bądź zamiennie pokrycia kosztów, w związku z wykorzystywaniem przez pracownika prywatnego sprzętu, energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. To pozwoli uniknąć sytuacji konfliktowych pomiędzy stronami. Wcześniej zdarzało się, że pracodawca wymuszał na pracowniku użytkowanie swojego sprzętu, tłumacząc, iż firmy nie stać na zakup dodatkowego. Teraz taka sytuacja nie będzie miała miejsca. Druga strona medalu pokazuje, że wysłanie pracownika na pracę zdalną, chociażby na jednej dzień w tygodniu, może skutkować potrzebą zakupu dodatkowego uposażenia w postaci laptopa czy telefonu komórkowego. Warto by ta nowa ustawa też zakładała wsparcie finansowe przedsiębiorstw, których sytuacja finansowa nie jest tak elastyczna.
Jak twierdzi Adam Dziedzic, duże kontrowersje wzbudza zmiana dotycząca pracy zdalnej na wniosek pracownika.
– Tutaj również rząd pochylił się w kierunku pracownika, a w szczególności rodziców bądź opiekunów dzieci – uważa Adam Dziedzic. – Od teraz pracownik, który ma dziecko do 4 roku życia bądź jest rodzicem lub opiekunem dziecka niepełnosprawnego, może zawnioskować o pracę zdalną w pełnym wymiarze. Natomiast pracodawca może odmówić tylko wtedy, gdy zakres obowiązków wnioskodawcy nie pozwala na wykonywanie pracy zdalnej. Niezbyt łatwe było też wprowadzenie odpowiedniej dokumentacji przez pracodawcę. Zmiana ta wymusiła szereg nowych wewnętrznych dokumentów, jak np. Regulamin Pracy Zdalnej wraz z zasadami BHP oraz oceną ryzyka pracy zdalnej. Wniosek o miejscu świadczenia pracy, który musi być każdorazowo składany i rozpatrywany w sytuacjach relokacji pracownika np. z własnego domu do domu rodzinnego. W wielu sytuacjach może to być od kilku do kilkunastu nowych dokumentów firmowych.
Pracodawcy i przedsiębiorcy czekali na to wiele lat?
Z kolei Adam Trojańczyk, ekspert SoDA i COO, Inwedo, uważa, że wprowadzenie nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej było bardzo potrzebne.
– Zarówno przedsiębiorcy jak i pracownicy czekali na to od wielu lat – mówi Bankier.pl Adam Trojańczyk. – Sam proces dostosowania się do nowego Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej nie był łatwym procesem, ale udało się nam go przeprowadzić w stosunkowo szybkim czasie. Branża IT, z której się wywodzę, od lat przoduje w zakresie pracy zdalnej. Cieszę się, że dzięki tym zmianom inne przedsiębiorstwa będą mogły także tego doświadczyć.
Z nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej cieszy się również Michał Antoszczuk, CTO w AWSM.
– W końcu pewne rzeczy zostały sformalizowane – twierdzi w rozmowie z Bankier.pl Michał Antoszczuk. – Przydałaby się jednak trochę większa elastyczność, która nie będzie pociągała za sobą wielu formalności, które aktualnie są wymagane. Mam poczucie, że można tu jeszcze zrobić kilka kroków w lepszą stronę.
Zbyt dużo formalności
Z kolei Patrycja Wrześniewska, HR and Office Manager w goodylabs, uregulowanie pracy zdalnej w Kodeksie pracy doprowadziło do jej formalizacji.
– Ustawodawca narzucił rozwiązania, które nie zostały dokładnie sprecyzowane np. sposób wyliczenia ekwiwalentu czy brak wzorów wniosków o wykonywanie pracy zdalnej. Takie działanie doprowadziło do przeniesienia odpowiedzialności na pracodawcę za prawidłowe wdrożenie nowych regulacji, a także dodatkowe koszty. Spowodowało to również wyeliminowanie elastyczności, która miała miejsce w czasie pandemii, kiedy to pracownik mógł uzgadniać z pracodawcą tryb pracy, jak i miejsce, z którego wykonuje swoje obowiązki. Według Patrycji Wrześniewskiej, zmiany przepisów przyniosły jednak korzyść dla pracowników mających małe dzieci, którym pracodawca nie umożliwiał wcześniej pracy zdalnej.
Natomiast Sylwia Chmurkowska, Managing Partner, Neti, jest bardzo rozczarowana nowymi przepisami dotyczącymi pracy zdalnej.
– Wprowadziło to ogromne zamieszanie związane z wdrożeniem nowej dokumentacji, a także dysproporcje wśród osób zatrudnionych na podstawie różnych form prawnych – mówi Bankier.pl Sylwia Chmurkowska. – W rezultacie, obawiają się wprowadzenia w pełni zdalnego modelu pracy, co jest jednym z najważniejszych trendów w dzisiejszym świecie biznesu. Nowe przepisy mogą ograniczyć elastyczność i innowacyjność firm, a także utrudnić budowanie lojalności oraz przyciąganie i zatrzymywanie utalentowanych pracowników. Potrzebujemy raczej wsparcia i ułatwień dla pracy zdalnej, a nie kolejnych przeszkód, ograniczeń i dodatkowych opłat z tym związanych.
Niemałe zamieszanie wśród pracodawców
Według Pracodawców RP wprowadzone w kwietniu b.r. regulacje dotyczące pracy zdalnej wywołały niemałe zamieszanie wśród pracodawców, którzy w pierwszej kolejności stanęli przed wyzwaniem dokonania prawidłowej interpretacji przepisów i później reorganizacji pracy w swoich zakładach.
– Tam, gdzie praca zdalna funkcjonowała na podstawie tzw. przepisów covidowych trzeba było na nowo zorganizować cały system – mówi Martyna Siemiatycka, ekspert ds. społeczno-gospodarczych w organizacji Pracodawcy RP. – W wielu przypadkach wiązało się to z powstaniem kryzysów pracowniczych, przykładowo na tle ustalania wewnętrznych zasad pracy zdalnej, czy różnicowania sytuacji różnych grup pracowników pod kątem indywidualnych cech, takich jak np. posiadanie dzieci w określonym wieku.
Jak twierdzi Martyna Siemiatycka, pracodawcy zalani wnioskami rodziców dzieci do 4 r.ż. o pracę zdalną oraz rodziców dzieci do 8 r.ż. o zastosowanie elastycznego czasu pracy, już dostrzegają problemy związane z rozpatrywaniem tych wniosków. Generuje to trudności związane z przeorganizowaniem pracy. Niebagatelne pozostaje też obciążenie dodatkowymi obowiązkami pracowników nieobjętych nowymi przywilejami i zarządzanie kryzysami związanymi z „poczuciem niesprawiedliwości” wśród reszty kadry. Komplikacje pojawiają się również w obszarze związanym z wypłatą stosownych ryczałtów. W tej sytuacji trudno oczekiwać, że z perspektywy pracodawców nowe regulacje oceniane będą pozytywnie.
