Firmy szykują się na Krajowy System e-Faktur. Choć o KSeF słyszało już 78 proc. przedsiębiorców, wielu z nich wciąż nie wie, jak w praktyce przygotować się na tę zmianę. Firmy obawiają się kosztów, awarii systemu i większej biurokracji, a część wciąż odkłada decyzję o wdrożeniu. Zamiast ułatwienia, KSeF coraz częściej postrzegany jest jako organizacyjne ryzyko – wynika z badania inFakt indeks 2025.
Z badań inFakt indeks 2025 wynika, że o Krajowym Systemie e-Faktur słyszało już 78 proc. przedsiębiorców, co oznacza niemal podwojenie poziomu rozpoznawalności w porównaniu z 2024 rokiem. Jednocześnie oznacza, że na ostatniej prostej przed wejściem w życie przepisów wciąż istnieje grupa podatników, którzy nie mają świadomości zmian.
Najczęściej wiedza na temat systemu pochodzi od księgowych i biur rachunkowych, wskazało je 37 proc. respondentów. Drugim istotnym źródłem informacji są media, które wymieniło 25 proc. badanych. Kampanie informacyjne administracji publicznej pozostają natomiast mniej widoczne, co znajduje odzwierciedlenie w tym, że aż 25 proc. przedsiębiorców nie potrafi wskazać konkretnej daty obowiązkowego odbioru faktur w KSeF, podczas gdy prawidłową datę zna jedynie 29 proc. badanych.
Zobacz także
Największym źródłem obaw firm są koszty i dodatkowe obciążenia administracyjne. Aż 68 proc. przedsiębiorców spodziewa się, że KSeF wygeneruje nowe wydatki, związane m.in. z dostosowaniem systemów informatycznych, zmianą procesów księgowych czy koniecznością zakupu dodatkowego oprogramowania. 44 proc. badanych uważa natomiast, że system zwiększy poziom biurokracji w firmie, zamiast go ograniczyć.
Ocena samego rozwiązania pozostaje niejednoznaczna. Przedsiębiorcy dostrzegają potencjalne korzyści, takie jak cyfrowy obieg dokumentów, brak konieczności archiwizacji papierowych faktur czy mniejsze ryzyko zagubienia dokumentów. Jednocześnie dominują obawy związane z awariami systemu, możliwymi atakami hakerskimi, brakiem stabilności działania oraz większą kontrolą państwa nad obiegiem gospodarczym. W efekcie KSeF postrzegany jest obecnie raczej jako źródło ryzyka organizacyjnego niż narzędzie rzeczywiście upraszczające prowadzenie działalności.
Deklarowana świadomość istnienia KSeF nie przekłada się na praktyczne działania osób prowadzących własny biznes. Dane mówią same za siebie:
- 13 proc. przedsiębiorców wdrożyło już integrację z KSeF,
- 32 proc. jest w trakcie wdrożenia,
- 18 proc. firm w ogóle nie planuje rozpoczęcia procesu.
Jak podkreśla Piotr Juszczyk, doradca podatkowy inFakt, mamy do czynienia z odkładaniem decyzji i niepewnością wobec nowego obowiązku. KSeF jest znany od 2022 r., obowiązek obowiązywania planowano na 2023 r., a faktycznie został przesunięty na 2026 r. Czasu było pod dostatkiem, a mimo to wdrożenia są odkładane.
Z perspektywy przedsiębiorców problemem nie jest sam KSeF, lecz sposób jego wdrażania. Firmy wiedzą, że cyfryzacja jest nieunikniona, ale dziś widzą przede wszystkim koszty, ryzyko awarii i brak stabilności. Bez jasnej komunikacji i realnego wsparcia wdrożeniowego KSeF będzie postrzegany nie jako ułatwienie, lecz kolejne obciążenie administracyjne – komentuje Juszczyk.
Indeks nastrojów przedsiębiorców to autorski wskaźnik opracowany przez analityków z firmy inFakt. Obrazuje kondycję polskich przedsiębiorstw na bazie czterech czynników: łatwość prowadzenia działalności,kondycja finansowa względem minionego roku, prognoza kondycji na kolejny rok oraz satysfakcja z prowadzenia działalności. Indeks powstał na bazie "Badania Polskiej Przedsiębiorczości" zrealizowanego metodą CATI i CAWI w dniach 5-18 listopada 2025 r.
