Kupując oprogramowanie, przedsiębiorca nabywa licencję
Przedsiębiorca, który kupuje oprogramowanie użytkowe do firmy np. pakiet biurowy lub program graficzny, z formalnego punktu widzenia płaci za licencję, która zezwala przedsiębiorcy na wykorzystanie oprogramowania w firmie na określonych warunkach. Prawo podatkowe zalicza licencje do tzw. wartości niematerialnych i prawnych, które w zależności od wartości i okresu przydatności mogą wymagać wprowadzenia do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Sposób rozliczenia zależy od ceny nabycia oprogramowania
Sposób, w jaki należy zaksięgować zakup oprogramowania, zależy przede wszystkim od jego ceny nabycia. Na cenę nabycia składa się nie tylko koszt zakupu licencji, ale również dodatkowe usługi, w tym:
- konfiguracja i dostosowanie do potrzeb przedsiębiorcy,
- przeniesienie danych,
- przygotowanie dokumentacji,
- konsultacje przed uruchomieniem oprogramowania,
- wdrożenie lub instalacja oprogramowania,
- inne koszty związane z zakupem, dostarczeniem i uruchomieniem oprogramowania (oprócz szkolenia pracowników).
Jeśli natomiast zakup oprogramowania jest równy lub niższy niż 3500 zł netto, przedsiębiorca może zakwalifikować licencję jako wartość niematerialną i prawną, ale nie musi. Przedsiębiorca w takim wypadku ma do wyboru:
- uznać, że licencja na oprogramowanie nie stanowi wartości niematerialnej i prawnej, więc wydatek poniesiony na zakup oprogramowania zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w dacie jego nabycia;
- wprowadzić licencję na oprogramowanie do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a następnie dokonać jednorazowej amortyzacji w miesiącu przeznaczenia oprogramowania do użytku lub w następnym miesiącu;
- wprowadzić licencję na oprogramowanie do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych, a następnie dokonać amortyzacji na zasadach ogólnych (jak dla licencji o wartości początkowej przekraczającej 3500 zł netto).
Zasady amortyzacji oprogramowania są z góry określone
Jeśli oprogramowanie o wartości powyżej 3,5 tys. zł zostanie przez przedsiębiorcę wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych, przedsiębiorca ma obowiązek rozpocząć jego amortyzację. Pierwszego odpisu amortyzacyjnego należy dokonać w miesiącu przypadającym po miesiącu, w którym oprogramowanie zostało przeznaczone do użytku (uruchomione) w firmie. W przypadku licencji na oprogramowanie przepisy określają, że: - amortyzacja może być dokonywana tylko metodą liniową,
- okres amortyzacji nie może być krótszy niż 24 miesiące (stawka amortyzacji nie wyższa niż 50%).
Szczególny wypadek występuje w momencie, gdy przedsiębiorca zalicza licencję na oprogramowanie do wartości niematerialnych i prawnych, lecz jego wartość początkowa jest równa lub niższa niż 3500 zł netto - wtedy przedsiębiorca może dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania oprogramowania do użytku lub w miesiącu następnym.
Aktualizacja oprogramowania nie zmienia wartości początkowej
Prawo nie przewiduje możliwości ulepszenia składnika majątku, który stanowi wartość niematerialną i prawną oraz podwyższenia jego wartości, tak jak w przypadku środków trwałych. Ponadto, zakup jednorazowej aktualizacji oprogramowania zazwyczaj wiąże się z nabyciem osobnej licencji. W związku z tym zakup takiej aktualizacji nie ma wpływu na rozliczenie podstawowej wersji programu. Jeśli wartość aktualizacji wynosi 3500 zł netto lub mniej, jej koszt może być jednorazowo zaliczony do pośrednich kosztów uzyskania przychodów w momencie zakupu. Gdy wartość ulepszenia przekracza kwotę 3500 zł netto, zakup aktualizacji traktuje się jak zakup nowego oprogramowania.
Jeśli przedsiębiorca opłaca abonament i w ten sposób otrzymuje bieżące aktualizacje do oprogramowania, abonament może zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu niezależnie od jego wysokości.
Oprogramowanie na zamówienie przedsiębiorcy rozlicza się na podobnych zasadach
W przypadku oprogramowania stworzonego na zamówienie, przedsiębiorca, zamiast licencji, może nabyć majątkowe prawa autorskie, które dają zazwyczaj więcej możliwości co do wykorzystania i ingerencji w oprogramowanie. Nabyte prawa autorskie (podobnie jak licencje) należą również do wartości niematerialnych i prawnych i w związku z tym do rozliczania zakupu oprogramowania na zamówienie stosuje się podobne zasady.
 | » Dotacja na elektroniczną współpracę |
Zakup oprogramowania wraz z komputerem
Wyjątkiem od ogólnych zasad rozliczania zakupu oprogramowania stanowi zakup oprogramowania wraz z komputerem. Jeśli przedsiębiorca kupuje komputer wraz z niezbędnym do jego działania oprogramowaniem (zazwyczaj jest to system operacyjny), a komputer wprowadza do ewidencji środków trwałych, wtedy może potraktować komputer łącznie z oprogramowaniem, jako jeden składnik majątku i wartość początkową obliczyć jako całość. Przedsiębiorca może wybrać takie rozwiązanie nawet jeśli oprogramowanie do działania komputera zostało kupione osobno i nie było pierwotnie dołączone do komputera. Ta zasada nie odnosi się jednak do zwykłego oprogramowania użytkowego, które nie jest wymagane do pracy komputera.
Oprogramowanie dostępne online jest usługą, a nie wartością niematerialną i prawną
Przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z oprogramowania, które nie wymaga instalacji na stacjonarnym komputerze, ponieważ jest dostępne przez Internet za pomocą przeglądarki internetowej, np. z programów do księgowości internetowej. Korzystanie z takiego oprogramowania odbywa się zazwyczaj na podstawie umowy o świadczeniu usług, a nie w ramach licencji. Abonament za korzystanie z takiego oprogramowania należy więc ująć w kosztach uzyskania przychodu.
/Sebastian Bobrowski (inFakt)
Źródło:
