Szeroko rozumiana globalizacja gospodarki powoduje integrację ekonomii, której efektem jest integracja rynków kapitałowych na świecie. Wraz z coraz szerszą internacjonalizacją tych rynków pojawia się konieczność ujednoliconych rozwiązań w zakresie rachunkowości. Efektem tego powinny być czytelne i ujednolicone sprawozdania finansowe.
Główne zapotrzebowanie na zrozumiałe i przejrzyste rozwiązania w zakresie informacji finansowej wyrażają inwestorzy międzynarodowi. Rachunkowość jest nieodzownym organem każdej firmy. Ale czy można korzystać z niej „pozaustrojowo”? Rozwój outsourcingu usług finansowo-księgowych wskazuje, że jest to dobre, a niekiedy wręcz konieczne rozwiązanie dla firm. Także tych dużych, które praktycznie stać na posiadanie rozbudowanego działu księgowości.
Dlaczego zatem outsourcing? W warunkach bardzo silnej konkurencji na rynku powstaje presja na tzw. odchudzanie firm. Oczekuje się, że działy finansowo-księgowe zapewnią tanią, szybką i efektywną obsługę, nie tracąc zarazem nic na jej jakości. Jednocześnie firmy wzbraniają się przed wzrastającymi kosztami zarówno prowadzenia rachunkowości, jak i rozbudowanych analiz. Również w kwestii prowadzenia samej rachunkowości zachodzą ogromne zmiany. Rachunkowość odchodzi coraz dalej od przypisywanej jej roli, jaką jest zliczanie słupków cyfr i prowadzenie ksiąg rachunkowych w ciszy zakurzonego gabinetu, a staje się dynamiczną dziedziną biznesu, gdzie słupki cyfr zliczane i przetwarzane są przez komputery najnowszej generacji, a rady dotyczące podejmowania decyzji pochodzą od profesjonalnych zespołów doradczych. To wszystko sprawia, że wewnętrzne działy księgowości często nie są w stanie dostarczyć odpowiednich informacji kadrze zarządzającej po ustalonej cenie, w ustalonym terminie i o ustalonej jakości. Natomiast profesjonalne zespoły księgowych z firm zewnętrznych bez problemów wywiązują się z takich zadań.
Odpowiedzią na potrzeby rynku stał się rozwój centrów finansowo-ksiegowych. Centra takie zatrudniają specjalistów z dziedziny rachunkowości, którzy nie tylko znają obowiązujące przepisy, ale także potrafią je poprawnie interpretować i wykorzystać w praktyce. Jak powszechnie wiadomo, zawód księgowego ma bardzo istotny wpływ na regulacje i praktykę rachunkowości. Z jednej strony organizacje skupiających księgowych, ich liczba, znaczenie i skala działania zależą od bardzo wielu czynników, często różniących się w zależności od kraju i jego systemu prawnego czy poziomu rozwoju gospodarczego. Z drugiej strony księgowi wywierają ważny wpływ na instytucje działające w kraju i jego system rachunkowości.
Dlaczego warto zastanowić się zastosowaniem outsourcingu rachunkowości? Wśród korzyści należy wymienić:
- redukcję oraz kontrolę kosztów operacyjnych,
- niezadowalającą wiedzę pracowników na temat obsługi systemów finansowo-księgowych,
- koncentrację firmy na podstawowym celu działania,
- dostęp do najnowszych technologii oraz podniesienie jakości systemu i szybkości przetwarzania danych,
- brak wewnętrznych ekspertów mogących w wiarygodny sposób ocenić wpływ nowoczesnych rozwiązań na zarządzanie organizacją,
- wykorzystanie własnych zasobów do innych celów,
- redukcja personelu, zwłaszcza w krajach o wysokich kosztach robocizny,
- dostęp do międzynarodowych baz danych,
- pozyskanie zasobów niedostępnych wewnątrz organizacji,
- zwiększenie i przyspieszenie korzyści z restrukturyzacji, uporanie się z funkcją sprawiającą trudności.
Nie można jednak pominąć kwestii pewnych obaw związanych z zastosowaniem omawianej metody. Do podstawowych zagrożeń wynikających z zastosowania outsourcingu należą:
- utrata kontroli nad firmą oraz problemy kadrowe,
- brak elastyczności organizacyjnej ze względu na długoterminowe kontrakty,
- ryzyko niskiej jakości usług oraz brak odpowiedzialności usługodawcy,
- nieporozumienia w sprawie podstawowych celów organizacji,
- trudności w szybkiej zmianie treści uprzednio podjętych postanowień.
Przeszkodą w stosowaniu outsourcingu nie powinien natomiast być lęk przed ujawnieniem tajemnic biznesowych. Firmy zajmujące się księgowym outsourcingiem zobowiązane są bowiem do zachowania ścisłej tajemnicy i pilnie strzegą danych dotyczących swoich klientów. W przeciwnym razie straciłyby potencjalnych usługobiorców i naraziły swoją firmę na bankructwo. Dla centrów oprócz księgowych pracują wysoko wykwalifikowani konsultanci odpowiedzialni za pozyskiwanie nowych klientów. Powoduje to w
efekcie ciągły rozwój opisywanych podmiotów.
Co można zlecić takiej firmie? Ogólnie mówiąc: obsługę operacji zakupu i sprzedaży, przetwarzanie listy płac, ogólnie pojętą rachunkowość, rozliczenia podatkowe. Podstawowymi usługami świadczonymi przez profesjonalne centra finansowo-księgowe są:
- sprawozdawczość zgodna z ustawą o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi konkretnego kraju (klienta).
- sprawozdawczość grup kapitałowych,
- kompleksowa księgowość należności i zobowiązań,
- projektowanie i pomoc we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań w zakresie finansów, księgowości i płac.
Bardzo ważnym elementem dotyczącym korzystania z usług outsourcingowych jest etap przygotowawczy. Sama decyzja o wykorzystaniu outsourcingu to dopiero pierwszy krok do jego wdrożenia. Po podjęciu powyższej decyzji bardzo ważne jest określenie struktury koniecznych działań i ich usystematyzowanie dla osiągnięcia oczekiwanych korzyści. Do podstawowych etapów outsourcingu zalicza się:
- sprecyzowanie planowanych celów organizacyjnych,
- analiza kosztów i korzyści,
- analiza potencjalnych szans i zagrożeń,
- opracowanie harmonogramu przedsięwzięcia,
- rozmowy z kierownictwem i zainteresowanymi stronami,
- wstępna selekcja listy potencjalnych usługodawców,
- przygotowanie zapytań ofertowych,
- ocena odpowiedzi i wybór usługodawcy,
- negocjowanie warunków umowy,
- akceptacja kierownictwa,
- opracowanie harmonogramu współpracy,
- przygotowanie zespołu odpowiedzialnego za współpracę,
- wdrożenie umowy,
- kontrola efektywności świadczonej usługi.
Istnieje możliwość zmiany kolejność poszczególnych etapów. Jest to w dużej mierze uzależnione od zakresu usług i rozmiarów zawieranego kontraktu. Nie należy jednak bagatelizować znaczenia, jakie dla powodzenia przyjętej strategii ma opracowanie stosownego planu. Czas i nakłady poświęcone na przygotowanie do korzystania z outsourcingu i późniejszą jego kontrolę powinny dać w przyszłości zamierzone efekty.
Obecnie rynek usług finansowo-księgowych rozwija się najbardziej dynamicznie w okresie ostatnich dziesięciu lat. Należy również pokreślić, że powstawanie centrów BPO ma duże znaczenie dla rozwoju polskiego rynku pracy. Wynika to z faktu, iż stworzenie jednego miejsca pracy w tym sektorze wymaga stosunkowo niskich nakładów. Szacuje się, że pod koniec 2010 r. w firmach świadczących usługi BPO znajdzie zatrudnienie 550 tys. osób. Według EIU, wartość globalnego rynku offshoringu w 2008 r. wyniosła ok. 100 mld. USD.
Więcej informacji z zakresu nowoczesnej rachunkowości (m.in. o utracie wartości aktywów, o Międzynarodowych Standardach Rachunkowości sektora publicznego, o ocenie skuteczności Otwartych Funduszy Emerytalnych) znajdziesz w książce „Ewolucja prawnych rozwiązań współczesnej rachunkowości” B. Micherdy (red. nauk.) (Wydawnictwo C.H. Beck, 2009). Książkę znajdziesz w księgarni www.ksiegarnia.beck.pl - wejdź na tę stronę i wpisz w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.
/ Mariusz Ludwiński dla Wydawnictwa C.H. Beck
