O tym, że dla Unii Europejskiej relacje B2B są priorytetowe, świadczy ogólna suma dotacji przeznaczona właśnie na działania mające efektywnie wpływać na wdrażanie elektronicznego biznesu. Polskie firmy mają do dyspozycji na ten cel w tym roku ponad 450 mln złotych, najwięcej w ramach tegorocznych projektów PO IG. Trzeba się jednak spieszyć. Aby wziąć udział w konkursie o dotację pochodzącą z działania 8.2. („Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B”), należy złożyć wniosek w przeciągu najbliższych 3 tygodni. Ostateczny termin to 30 listopada.
Szerzyć standardy B2B
B2B („business to business”) obejmuje działania internetowe, jakie występują pomiędzy współpracującymi ze sobą partnerami biznesowymi i które ułatwiają takie czynności jak: zamawianie towarów, wysyłanie ofert handlowych drogą elektroniczną czy obrót dokumentami. Wsparcie w ramach Działania 8.2 dotyczy zarówno przedsięwzięć o charakterze technicznym, jak i organizacyjnym czy informatycznym. Obejmuje firmy zaliczane do sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) oraz mikroprzedsiębiorstwa istniejące co najmniej jeden dzień.
Koncepcje unijnych projektów dość jasno sygnalizują, że innowacyjne, zautomatyzowane relacje biznesowe, mają przestać charakteryzować wyłącznie wielkie korporacje. - Unia Europejska chce podwyższyć poziom wykonywanych operacji biznesowych, bazujących na wykorzystaniu internetu, w małych i średnich przedsiębiorstwach – mówi Milena Jankowska, konsultant ds. funduszy UE w ECDF - Europejskim Centrum Doradztwa Finansowego. - Działanie 8.2. dąży do rozpowszechnienia nowoczesnych standardów w jak największej liczbie firm, szczególnie w przedsiębiorstwach o ustabilizowanej pozycji na rynku i udokumentowanej, kilkuletniej współpracy z biznesowymi partnerami. Dokładniej rzecz biorąc - chodzi o zastąpienie, wszędzie, gdzie jest to możliwe, kontaktu mailowego, telefonicznego i papierowego, zautomatyzowanym systemem informatycznym, który sam zadba o dostarczenie zamówień, faktur czy ofert handlowych - dodaje Milena Jankowska.
Na co otrzymamy dofinansowanie?
Udział dofinansowania z UE, w ramach tzw. wydatków kwalifikowanych projektu, może wynieść nawet 70%. Pomoc obejmuje integrację obecnie posiadanych systemów informatycznych firm lub wdrażanie nowych systemów, które docelowo zostaną zintegrowane z systemami naszych partnerów. Przedsiębiorstwo może wykorzystać fundusze m. in. na zakup licencji i oprogramowania, a także nowych środków trwałych. Chodzi tu przede wszystkim o sprzęt elektroniczny, niezbędny do stworzenia podstaw technicznych w ramach rozwiązań B2B. Środki z programu mogą być także przeznaczone na sfinansowanie dodatkowych usług eksperckich: analiz przygotowawczych i usług doradczych o charakterze informatycznym, technicznym, wdrożeniowym i prawnym, związanych z projektem oraz organizację specjalistycznych szkoleń dla osób zaangażowanych w jego realizację (pracowników wnioskodawcy, którzy będą korzystać z nowego systemu).
Dotacja tylko dla prawdziwych systemów
W porównaniu do działania 8.1., także wspierającego dziedzinę gospodarki elektronicznej, zmienił się system oceny projektów. Poprzednio były to oceny przyznawane na zasadzie „zerojedynkowej” (1 – spełnione kryterium, 0 – warunek niespełniony). W przypadku działania 8.2. do zdobycia jest w sumie 100 punktów. Osiągnięcie poziomu 40 punktów to absolutnie minimum, bowiem gwarantuje pozytywną ocenę merytoryczną i daje szansę na przyznanie rekomendacji do udzielenia unijnego wsparcia. Pułap ten może, ale nie musi oznaczać przyznania dotacji – pomoc, do wyczerpania całości funduszy przewidzianych w programie, otrzymają po prostu najlepiej ocenione projekty.
Dofinansowanie może być przyznane firmom, które posiadają lub chcą wdrożyć nowy, specjalistyczny system, ułatwiający relacje biznesowe. Nie chodzi tu o podstawowe programy biurowe do obsługi skrzynki mailowej (takich jak np. Outlook), ale o zaawansowane systemy informatyczne, zajmujące się zarządzaniem kontaktami z klientem (CRM, poszczególne moduły systemów ERP). Ze względu na ich szeroki zakres działań i technologiczną różnorodność są one często niekompatybilne i trzeba je integrować.
Przedsiębiorstwa muszą zapewnić sobie sprawne relacje biznesowe z wieloma partnerami handlowymi. Problem w tym, że najczęściej przynajmniej kilku z nich posługuje się innymi systemami. Tym samym traci się ich główną zaletę, jaką jest automatyzm działań B2B. Unia Europejska dzięki działaniu 8.2. daje możliwość integracji - pozwala zakupić konieczną do tego technologię, a nawet zmienić system informatyczny aktualnie funkcjonujący w firmie, ale nieprawidłowo współpracujący z większością programów IT partnerów.
Punktuj na dotychczasowej współpracy
Obowiązkiem, dla wszystkich przedsiębiorców zainteresowanych udoskonaleniem swoich relacji B2B w swojej firmie, jest dołączenie do wniosku co najmniej dwóch umów współpracy z partnerem. Jest to swego rodzaju gwarancja stałości kontaktów biznesowych. Nie bez znaczenie pozostaje długość porozumień. Każdy wnioskodawca uzyskuje punkty adekwatne do długości umowy partnerskiej - im jest ona dłuższa, tym lepiej. W ten sposób przedsiębiorca pokazuje, że potrafi trwale współpracować z innymi podmiotami gospodarczymi.
Trzeba jednak brać pod uwagę to, że aby ubiegać się o dotacje w konkursie, umowa musi być poparta przepływem finansowym. - Do niedawna za rozpoczęcie współpracy w ramach unijnego działania uważało się moment złożenia podpisu pod umową, teraz musi dodatkowo wystąpić tzw. „zdarzenie gospodarcze” oraz związana z tym wydarzeniem opłata – za produkty lub usługi, służące realizacji tej umowy współpracy. Wszystko po to, by była pewność, że firm, ubiegająca się o dotację utrzymuje trwałe relacje ze swoimi partnerami – tłumaczy Milena Jankowska z ECDF.
Trwałe kontakty, bezpieczne dotacje
Działanie 8.2. daje możliwość bardzo wysokiej dotacji wynoszącej nawet 2 mln złotych (minimalna wartość dofinansowania to 20 tys. złotych), a jego realizacja nie może trwać dłużej niż 24 miesiące. Znaczący udział unijnych funduszy niesie ze sobą okazję do integracji systemów bardzo wielu partnerów, ale też obawę przed ewentualnymi problemami z zachowaniem płatności realizowanych przez firmę z własnych środków. Przedsiębiorstwo musi jednak wykazać rzeczywisty efekt - udowodnić, że pozyskane pieniądze pozwoliły zintegrować systemy w ramach relacji B2B.
Z racji tego, że projekt jest przeznaczony dla małych i średnich przedsiębiorstw tzw. okres trwałości wynosi 3 lata. Oznacza to, że przedsiębiorstwo przez 3 lata musi utrzymywać relacje z taką ilością partnerów, jaką wskazano w projekcie (partner może się zmienić, ale liczba wykazana w deklaracji musi się zgadzać). W okresie tym trzeba także utrzymywać wdrożone bądź zintegrowane systemy oraz posiadać całą infrastrukturę informatyczną pozyskaną dzięki dofinansowaniu.
Poza tym firmy, które chcą wziąć udział w podziale unijnego tortu muszą również wykazać realny efekt zastosowania systemów. Przedsiębiorcy już na etapie składania wniosku deklarują konkretny poziom średniorocznych przychodów ze sprzedaży i kosztów prowadzenia działalności. Wskaźniki te odnoszą się do prognozowanych przez siebie efektów z wdrożenia systemów, np. skrócenia czasu zamówień o konkretną liczbę dni czy wprowadzenie dostaw „just in time”, które obniżą koszty magazynowania. Najkrócej mówiąc – trzeba szczegółowo pokazać, jak „zwróci się” system.
Mimo wymagań chętnych sporo
Wysokie wymagania stawiane przez Unię Europejską nie zniechęcają przedsiębiorców. Ci, którzy jeszcze się zastanawiają nad złożeniem wniosku o dotację w ramach 8.2 mają coraz mniej czasu – termin upływa bowiem 30 listopada. - Przedsiębiorcy powinni zdać sobie sprawę, że zaawansowane relacje B2B to przyszłość w zarządzaniu siecią kontaktów biznesowych, które wkrótce staną się absolutnym standardem. Tylko teraz maja szansę stworzyć zintegrowane systemy z pomocą pieniędzy z UE – podkreśla Milena Jankowska.
/ ECDF
Źródło:Informacja prasowa
