W ustawie o rachunkowości, księgowość komputerowa ujęta jest dosyć dziwnie, tak, jakby piszący nie rozumiał istoty komputeryzacji. Nie jest również osobno potraktowana księgowość, prowadzona systemem komputerowym przez biuro rachunkowe, a powinna być, gdyż niektóre przepisy nie mają racji bytu w takiej sytuacji.
Księgowe systemy komputerowe od środka.
Weźmy np. art.10 ustawy o rachunkowości, który między innymi mówi o obowiązku posiadania przyjętych zasad rachunkowości, a w nich:
„[...] wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych [...]”
Jest to przepis zupełnie niewspółczesny nieżyciowy, nie mający zastosowania szczególnie w przypadku biur rachunkowych oraz nie posiadający żadnego pożytecznego celu.
W późnych latach osiemdziesiątych i wczesnych dziewięćdziesiątych sporo firm tworzyło własne oprogramowanie finansowo-księgowe tylko dla swoich potrzeb. Wtedy jedynie posiadanie szczegółowej dokumentacji technicznej dla tego programu miało jakiś sens. Obecnie prawie nikt nie tworzy swojego oprogramowania, tylko kupuje gotowe systemy znane na rynku od lat i sprawdzone w działaniu.
Użytkownik, który, zakładam nie jest informatykiem, wgrywa program do komputera i następnie uruchamia go za pomocą kliknięcia odpowiedniej ikony (w Windows) lub wpisania nazwy programu uruchamiającego (w DOS). Użytkownik przeważnie nie wie gdzie są zbiory do tego programu i które pliki go dotyczą, a poza tym ta wiedza nie jest mu do niczego potrzebna. Zwłaszcza w nowoczesnych systemach pod Windows, gdzie pliki programów „wczepiają się” w różne miejsca, gdzie programy korzystają ze wspólnych plików lub całych baz danych (innych powszechnych programów), trudne jest sprostanie ww. przepisowi. Oczywiście, aby być w zgodzie z ustawą, producenci oprogramowania dają opisy zbiorów, struktur itp. Tylko czemu ma to służyć? Program nie może być modyfikowany przez użytkownika, a jeżeli ten coś „namiesza”, to program po prostu nie będzie działał.
Następny punkt artykułu 10 mówi o obowiązku posiadania szczegółowego opisu systemu informatycznego – algorytmów, parametrów, funkcji, itd. Przepis ten kłóciłby się z prawem autorskim, ponieważ producent musiałby ujawnić niemal cały kod źródłowy programu. I znowu pytanie, jaki jest cel tego przepisu? Jeżeli chodzi o sprawdzenie zgodności działania programu z zasadami rachunkowości, to naprawdę łatwiej jest to zrobić testując program i sprawdzając jakie daje wyniki. Klient biura rachunkowego w ogóle nie ma dostępu do programu, ponieważ licencje posiada biuro. Księgi rachunkowe jego firmy istnieją tylko i wyłącznie w postaci wydruków komputerowych, czyli na papierze.
Skład ksiąg rachunkowych.
Art. 13 ustawy o rachunkowości wymienia z czego składają się księgi rachunkowe. I tak:
„1. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
1)dziennik,
2)księgę główną,
3)księgi pomocnicze,
4)zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, 5)wykaz aktywów i pasywów (inwentarz).”
Dalej jest mowa o tym, że w przypadku ksiąg komputerowych można posiadać te elementy w postaci zbiorów danych możliwych do wydrukowania lub przeniesienia na inny trwały nośnik.
Ponownie nie jest uwzględniona księgowość komputerowa pomimo odwoływania się do niej. Ustawodawca jakby nie rozumiał istoty systemu komputerowego i tego, że jest to zupełnie inne spojrzenie, niż w systemie ręcznym.
Podstawowymi celami komputeryzacji jako takiej, są:
-udogodnienie pracy,
-zwiększenie szybkości pracy,
-zwiększenie niezawodności, czyli zmniejszenie ilości możliwych błędów,
-udostępnienie na wyjściu jak największej liczby informacji itp.
Osiągnięcie tych celów można realizować poprzez:
-wprowadzanie jak najprostszych danych do systemu – każdy dokument osobno (przetwarzaniem i liczeniem zajmie się komputer),
-wprowadzanie jednej kwoty i dwóch kont Wn i Ma (a nie dwie kwoty i dwa konta, jak kiedyś się z tym spotkałam),
-wprowadzanie zapisu (dekretu) tylko na analityczne konto, a sumowaniem syntetycznego konta zajmie się program.
Jednym słowem w bazie każdego dobrego programu księgowego są, wprowadzone raz, zapisy wszystkich operacji księgowych. Wszystkie raporty, takie jak zestawienie obrotów i sald, zestawienie zapisów w takim czy innym układzie, różne sumowania wg zadanych kryteriów itp., są sporządzane przez system komputerowy na bazie wprowadzonych dekretów. Zatem zapis w ustawie mówiący, że księgi rachunkowe składają się z dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych itd. może dotyczyć tylko ręcznej księgowości. W komputerowej księgowości wszystko to jest jedną bazą, którą można wydrukować na wiele sposobów. Nie ma sensu, zatem, kontrolować czy obroty dziennika zgadzają się z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, ponieważ są to jedne i te same liczby. Tak więc dziennik w księgowości komputerowej, jako osobny zbiór, nie istnieje i niczemu nie służy sporządzanie takiego wydruku. Oczywiście można wydrukować zapisy w układzie takim jak dziennik z ustawy o rachunkowości, ale będzie to tylko jeszcze jeden wydruk na bazie tych samych danych. Dziennik w ogóle był urządzeniem tylko w księgowości tzw. przebitkowej i nie wiem dlaczego takie pojęcie pojawiło się w ustawie jako obligatoryjne.
Nie pasującym do istoty komputerowej księgowości jest też art.16 ustawy o rachunkowości:
„1. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.”
Komputerowe spojrzenie na to zagadnienie powinno ustalić, że zapisy są dokonywane tylko jeden raz na właściwym koncie analitycznym a program albo przenosi zapis na odpowiadające konto syntetyczne, albo tylko sumuje w obrotach konta syntetycznego bez powtarzania zapisów.
Myślę, że można nie stosować się ściśle do litery prawa, a w zamian rozumieć trochę luźniej pojęcie „dziennika” oraz ksiąg głównych i pomocniczych wychodząc ze zrozumienia intencji ustawodawcy. Intencją ustawodawcy i potrzebą księgowości jest kontrola :
-czy wszystkie zapisy (dekrety) są ujęte w obrotach kont (w komputerowych księgach nie ma możliwości aby tak nie było),
-czy wydruki (zapisy na kontach) są ciągłe w miesiącu i roku czyli zamknięcie poprzedniego miesiąca jest otwarciem następnego,
-czy konta analityczne sumują się na odpowiednie konto syntetyczne (w komputerowej księgowości wynika to z istoty programu).
Wszystkie te zadania można osiągnąć poprzez odpowiednie skonstruowanie wydruków komputerowych. Księgi rachunkowe mogą składać się z dwóch wydruków: zapisów wszystkich operacji na kontach z danego miesiąca w układzie chronologicznym kolejno na każdym koncie oraz obrotów i sald wszystkich kont na dany miesiąc. Zapisy na każdym koncie są zsumowane, a suma obrotów jest zgodna z obrotami miesiąca tego konta na wydruku obrotów i sald. Wydruk obrotów i sald zawiera bilans otwarcia, obroty miesięczne i obroty narastające dla każdego konta, co daje możliwość porównania z wydrukiem zapisów operacji oraz kontroli ciągłości w roku. Oprócz tego wydruk jest sumowany na każdej kartce (do przeniesienia i z przeniesienia), co z kolei daje kontrolę ciągłości wydruku w miesiącu. Zestawienie zapisów na kontach można wtedy traktować jak dziennik lub dzienniki częściowe. Oczywiście dodatkowo można i powinno się sporządzać inne przydatne zestawienia.
Jeśli chodzi o wymóg posiadania szczegółowej dokumentacji technicznej programu i innych specjalistycznych, informatycznych wymagań, nakładany na firmę w ustawie o rachunkowości , to może lepiej byłoby nałożyć te wymogi na producenta oprogramowania. Jeżeli dany system posiadałby pozytywną opinię zgodności z ustawą i z zasadami rachunkowości, to użytkownikowi wystarczyłoby stwierdzenie faktu posiadania takiego a nie innego programu. Opinię taką powinny jednak wydawać osoby, które jednocześnie znają się na księgowości i na informatyce. Może się zdarzyć, że osoba będąca dobrym specjalistą od rachunkowości, ale nie mająca „spojrzenia komputerowego”, wymusza na informatyku tworzenie „ręcznego” systemu księgowego na komputerze. Nie sprzyja to nowoczesności i nie sprzyja też zrozumieniu przez użytkowników księgowości komputerowej i docenieniu jej zalet. Ustawa o rachunkowości próbuje dopasować stary ręczny system do systemu komputerowego, zamiast całkowicie odmiennie go potraktować. Uważam, że systemy ręczne powinny być marginalnie ujęte w ustawie, a uwaga winna być poświęcona głównie systemom komputerowym i do tych systemów w większości się odnosić. W niedalekiej przyszłości systemy ręczne przecież całkowicie znikną, a dla młodych ludzi słowo „amerykanka” oznaczać będzie tylko rodzaj kanapy lub mieszkankę Ameryki.
Iwona Burger
Źródło:
