Zbliża się koniec roku, a zatem dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą jest to czas przygotowywania się do prowadzenia ksiąg rachunkowych za nowy rok obrotowy (dla osób fizycznych rok kalendarzowy pokrywa się z rokiem obrotowym). Dla tych, którzy dopiero zaczynają przygodę z biznesem, przyda się mały przegląd tego co powinni przygotowywać w związku z transakcjami.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe to:
- dziennik,
- księga główna,
- księgi pomocnicze,
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych,
- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
A oto bardziej rozbudowany opis, pochodzący z książki Marka Barowicza "Jak prowadzić działalność gospodarczą" (Wydawnictwo C.H. Beck, 2008). Wykorzystanie, skróty i uzupełnienia za zgodą Wydawcy.
Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych, dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Czynione w nim zapisy muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.
Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego zestawienie obrotów i sald zawierające:
- symbole lub nazwy kont,
- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastające od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony poprzez inwentaryzację, sporządzają te firmy, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą o rachunkowości. W pozostałych jednostkach funkcję inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Stosownie do ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej: zewnętrznie obce (otrzymane od kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom) i wewnętrzne (dotyczące operacji wewnątrz firmy).
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
- opis operacji oraz jej wartość,
- datę dokonania operacji,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje w sposób trwały. Powinny one zawierać co najmniej:
- datę dokonania operacji gospodarczej,
- określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
- zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
- kwotę i datę zapisu,
- oznaczenie kont, których dotyczy.
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za bezbłędne, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Wreszcie księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych.
Księgi podatkowe to księgi rachunkowe (bilans, sprawozdanie finansowe, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów gotówkowych, księga przychodów i rozchodów, ewidencje, rejestry), do których prowadzenia obowiązani są podatnicy i płatnicy. Na podstawie ksiąg rachunkowych można określić podstawę opodatkowania następującymi metodami:
- metodą porównawczą wewnętrzną - polega na porównaniu wysokości obrotów w tym samej firmie za poprzednie okresy, w których znana jest wysokość obrotu,
- metodę porównawczą zewnętrzną - polega na porównaniu wysokości obrotów w innych firmach prowadzących działalność o podobnym zakresie i w podobnych warunkach,
- metodę produkcyjną - polega na ustaleniu zdolności produkcyjnej przedsiębiorstwa,
- metodę kosztową - polega na ustaleniu wysokości obrotu na podstawie wysokości kosztów poniesionych przez firmę, z uwzględnieniem wskaźnika udziałów tych kosztów w obrocie,
- metodę udziału dochodu w obrocie - polega na ustaleniu wysokości dochodów ze sprzedaży określonych towarów i wykonywania określonych usług, z uwzględnieniem wysokości udziału tej sprzedaż w całym obrocie.
Metody te raczej stosuje wykwalifikowany księgowy. Warto je oczywiście znać choćby ze słyszenia, żeby rozumieć co księgowy robi z dostarczanymi mu zestawieniami finansowymi oraz innymi księgami rachunkowymi.
Więcej informacji dotyczących prawnych aspektów prowadzenia firm wszelkiego typu znajdziesz w książce "Jak prowadzić działalność gospodarczą. Aspekty prawne" Marka Barowicza (Wydawnictwo C.H. Beck, 2008). Książkę znajdziesz w księgarni internetowej www.ksiegarnia.beck.pl, wpisując w pole wyszukiwarki zwrot "aspekty prawne". Szukasz czerwonej okładki.
Źródło: Mariusz Ludwiński
