Tytuł: W stereotypowych skojarzeniach audytor ma wiele wspólnego z księgowym: jest bliskim zausznikiem szefa-sadysty, wszędzie wsadza nos, nosi obciachowe okulary, uwielbia kolumny cyfr, nie ma dziewczyny (stereotypowo jest to facet) i żywi się daniami gotowymi w skład których wchodzą niedogotowane kopytka.
Gdy zjawi się taki w firmie lub w dziale, jest przyjmowany z równie wielką sympatią jak awaria internetu lub generatora prądu. Atmosfera od razu robi się napięta, co automatycznie utrudnia mu pracę, co z kolei jeszcze bardziej napina atmosferę. Ludziom trudno zrozumieć jak ktoś tak niemiły może równocześnie być tak przydatny. Motywacyjne apele i edukacyjne maile na temat przydatności audytora z działu HR niewiele zmieniają. Co najwyżej nikt z pracowników nie ma już ochoty podkładać mu gumy do żucia na krzesło.
Prawda jest jednak zupełnie inna. Audytor o wysokiej reputacji na rynku ma kwalifikacje i doświadczenie o wiele większe niż ktokolwiek w twojej firmie, z CEO włącznie. Mądrzy badacze z obszaru psychologii opracowali bowiem zbiór cech osobowościowych, którymi powinien się charakteryzować audytor. Szanse na sukcesy w karierze audytorskiej ma więc osoba (źródło: "Zarządzanie jakością z przykładami", A. Hamrol, Wydawnictwo Naukowe PWN, 2008):
- etyczna - prawa, prawdomówna, szczera, uczciwa i dyskretna,
- otwarta - chętna do rozważenia różnych pomysłów lub punktów widzenia,
- dyplomatyczna - taktowna w postępowaniu z ludźmi,
- percepcyjna - świadoma i zdolna do zrozumienia i przystosowania się do sytuacji,
- elastyczna - zdolna do przystosowania się do różnych sytuacji,
- wytrwała - ukierunkowana na osiąganie celów,
- zdecydowana - wyciągająca w porę wnioski logicznie uzasadnione i oparte na analizie,
- niezależna - działająca i funkcjonująca niezależnie i jednocześnie skutecznie współdziałający z innymi.
Poza cechami osobistymi audytor powinien dysponować odpowiednią wiedzą i doświadczeniem w zakresie zasad, procedur i technik audytowania. Nieobce powinny mu być zatem umiejętności:
- planowania i organizowania pracy,
- komunikowania się,
- zapobiegania konfliktom i rozwiązywania ich,
- dokonywania wyboru priorytetów i skupiania się na sprawach istotnych,
- zbierania informacji w wyniku rozmów, słuchania, obserwowania i przeglądania dokumentów oraz zapisów,
- weryfikowania zebranych informacji,
- wyciągania wniosków,
- stosowania technik pobierania próbek losowych,
- sporządzania zapisów z działań audytowych,
- przygotowania jasnego i zwięzłego raportu z audytu,
- zachowania poufności informacji.
Musi mieć także wystarczającą wiedzę w zakresie systemów zarządzania, w szczególności powinien znać zagadnienia:
- wymagań norm odniesienia, norm dotyczących systemu zarządzania,
- stosowania systemów zarządzania w różnych organizacjach,
- różnic pomiędzy dokumentami odniesienia,
- zastosowania dokumentów odniesienia do różnych audytów.
Brzmi zbyt dobrze, żeby było prawdziwe? W przypadku zwykłego człowieka - owszem.
Ale mówimy o audytorach - ludziach, którzy muszą być najlepsi. W końcu ich celem jest wejście do firmy i błyskawiczne rozpoznanie gdzie kryją się błędy, a gdzie oszczędności warte dziesiątki i setki tysięcy złotych. Tym bardziej, że całkiem inteligentny zarząd nie potrafi tego zrobić od dwóch lat. Dobry audytor, o znakomitej reputacji w branży, uczciwie pracuje na swoje wynagrodzenie. W przeciwnym razie jego poziom życia szybko spadłby poniżej średniej krajowej.
Jak ocenić czy audytor ma odpowiednie umiejętności? Zobacz jak przygotowuje się do procedury audytu i porównaj to z najlepszymi praktykami opisanymi w jakiejś książce o zarządzaniu jakością na przykład "Zarządzanie jakością z przykładami" A. Hamrola (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2008). Potem udaj, że do końca nie rozumiesz o co chodzi i niech ci wytłumaczy cały proces - jeśli zrozumiesz jego odpowiedź i nie poczujesz się jak ostatni tępak, to znaczy, że jest to właściwy człowiek na właściwym miejscu. I jeśli nawet później będziesz mieć przy nim lekkie poczucie niższości, to dziesiątki lub setki tysięcy oszczędności zaleczą podrażnione korporacyjne ego każdego CEO i każdego kierownika.
Mariusz Ludwiński
