Kiedyś wszystkie spotkania miały charakter bezpośredni. Dzisiejsza technologia oferuje wiele innych możliwości. Przyjrzyjmy się bliżej zarówno dostępnej technologii, jak i logistyce, o której trzeba pamiętać, planując spotkanie.
Spotkania bezpośrednie a e-spotkania
Spotkania w sieci wykorzystują systemy groupware – oprogramowanie do współpracy, które pozwala na wymianę informacji między członkami grupy pracującej nad wspólnym zadaniem. Groupware może być kombinacją oprogramowania do współpracy lub intranetu, elektroniki i systemów poczty głosowej, elektronicznych systemów spotkań, systemów telefonicznych, wideo, biuletynów zarządu publikowanych w sieci, oprogramowania do zarządzania dokumentami i narzędzi umożliwiających nanoszenie na obraz rysunków i adnotacji (annotation system).
Podstawowe zalety: Najogólniej mówiąc, spotkania w sieci są skuteczne w sytuacji, gdy uczestnicy są rozproszeni pod różnymi szerokościami geograficznymi. Pozwalają także na szybkie uzyskanie informacji zwrotnej, ponieważ pomysły i działania są zapisywane i dystrybuowane elektronicznie.
Podstawowe wady: Spotkaniom w sieci brakuje pozawerbalnych reakcji, typowych dla spotkań bezpośrednich; nie są zbyt skuteczne w wypracowywaniu relacji i kontaktów grupowych. Mogą także być przyczyną kłopotów technicznych lub awarii. Bardzo często udane spotkania elektroniczne są zasługą uczestników, którzy wcześniej spędzili razem czas.
Inne uwagi:
- zasoby: zastanów się, jakimi materiałami dysponujesz i które są dostępne dla uczestników,
- oczekiwania grupy: niektórym uczestnikom spotkania w sieci mogą się wydać zbyt powierzchowne, zbyt efekciarskie lub zbyt innowacyjne.
Z kolei dla innych brak odwołania do najnowszych technologii będzie postrzegany jako przejaw braku profesjonalizmu. Mając to na uwadze, zastanów się nad wadami i zaletami każdej z sześciu przedstawionych poniżej opcji.
Kiedy organizować spotkanie bezpośrednie?
Zalety: Wybierz spotkanie bezpośrednie, gdy:
- wyciągasz wnioski na podstawie zachowań pozawerbalnych – języka ciała, intonacji, bliskości, kontaktu bezpośredniego,
- tematy spotkania są szczególnie delikatne,
- ludzie nie znają się,
- kwestią kluczową jest ustalenie relacji i związków interpersonalnych w grupie.
Wady: W porównaniu z wideokonferencjami spotkania bezpośrednie:
- nie dają możliwości jednoczesnego uczestnictwa osób znajdujących się w różnych miejscach,
- wymagają sporządzenia stosownego protokołu, co może opóźnić realizację ustalonych działań. W porównaniu ze spotkaniami w sieci spotkania bezpośrednie mogą zostać zdominowane przez nadmierne gadulstwo, zbyt szybkie reakcje czy obecność osób z kierownictwa; mogą też wymagać pokrycia kosztów podróży i zaangażowania nadmiernej ilości czasu.
Kiedy organizować wideokonferencję?
Wideokonferencje, po zainstalowaniu małych kamer, mogą być transmitowane na dużym ekranie w specjalnym pomieszczeniu konferencyjnym lub na ekranach telewizorów znajdujących się w kilku pomieszczeniach bądź na laptopach uczestników spotkania. Uczestnicy wideokonferencji widzą i słyszą się wzajemnie, dodatkowo mogą przeglądać dokumenty za pośrednictwem kamer dokumentacyjnych i zapoznawać się z uwagami zapisanymi na „żywych tablicach”.
Zalety: Zdecyduj się na organizowanie wideokonferencji, gdy:
- uczestnicy są w różnych miejscach, a zależy ci na jednoczesnym kontakcie ze wszystkimi osobami,
- chcesz zaoszczędzić na kosztach i na czasie podróży,
- zamierzasz zarejestrować przebieg spotkania z myślą o przyszłości lub dalszej dystrybucji,
- zależy ci na tym, by uczestnicy widzieli się wzajemnie, a nie tylko słyszeli czy śledzili przebieg na ekranach komputerów.
Wady: Zrezygnuj z organizowania wideokonferencji, gdy:
- chcesz ustalić wzajemne relacje między uczestnikami, wideokonferencje okazują się mniej skuteczne od spotkań bezpośrednich,
- nie ma potrzeby poczucie bliskości i kontaktu interpersonalnego;
- mniej osób bierze udział w dyskusji i wypowiedzi są dłuższe niż w czasie spotkań bezpośrednich, wreszcie
- mogą one zajmować wiele czasu i być kosztowne.
Kiedy korzystać z EMS?
W systemie spotkań w sieci (EMS – Electronic Meeting Support – Elektroniczny System Wsparcia Spotkania) uczestnicy piszą do siebie na oddzielnych komputerach. EMS ma charakter mediacyjny (wykorzystuje wypróbowane rozwiązania techniczne) i zazwyczaj synchroniczny (wszyscy biorą jednocześnie udział w dyskusji).
Zalety: Zdecyduj się na spotkanie w sieci, kiedy:
- chcesz w krótkim czasie zebrać wiele pomysłów i propozycji alternatywnych rozwiązań;
- dopuszczasz możliwość anonimowego udziału w spotkaniu, który może przynieść bardziej szczere odpowiedzi, wyrównać status uczestników,
- zależy ci na włączeniu maksymalnej liczby osób do dyskusji, ponieważ każdy może wypowiadać się jednocześnie, dzięki czemu nieśmiali uczestnicy chętniej zabierają głos, a gadatliwi mają mniejszą szansę na zdominowanie dyskusji,
- chcesz otrzymać protokół natychmiast po zakończeniu spotkania.
Wady: spotkanie w sieci:
- nie zastąpi spotkania bezpośredniego, zwłaszcza wtedy, gdy powstają grupy, a ty starasz się zbudować ich wzajemne zaufanie i więzi emocjonalne,
- może pogorszyć dynamikę grupy i zmniejszyć zaufanie, a także prowadzić do powstania konfliktów,
- może utrudniać wypracowanie porozumienia, ponieważ jest więcej pomysłów i mogą wystąpić trudności z oceną znaczenia wkładu innych członków do proponowanych rozwiązań,
- może pochłonąć sporo czasu na przygotowania.
Kiedy kontaktować się przez e-mail?
Poczta elektroniczna tym różni się od EMS, że nie ma charakteru mediacyjnego (wiadomość jest przekazywana bezpośrednio na komputer innego uczestnika) i jest asynchroniczna (ludzie odpowiadają, kiedy jest im wygodnie).
Zalety: W swoim najlepszym wydaniu spotkania e-mailowe mogą:
- zwiększyć udział uczestników, ponieważ każdy odpowiada zgodnie ze swoimi możliwościami i nie jest potrzebne tworzenie harmonogramów,
- przyśpieszać podsumowanie ze względu na szybkość przepływu informacji w sieci,
- ograniczać czas przekazywania dokumentów,
- umożliwić przeprowadzenie szybkiej dyskusji i rozwiązanie wielu mało istotnych lub niejasnych kwestii czy problemów,
- ułatwiać komunikację dzięki potocznemu stylowi pisania oraz
- usprawnić komunikację na różnych szczeblach hierarchii.
Wady: W swoim złym wydaniu spotkania e-mailowe mogą:
- ograniczać interakcje między uczestnikami,
- swoją treścią przedstawiać zachowania pozbawione zahamowań lub nieodpowiedzialne, w najgorszym wypadku destrukcyjne, uznawane za obraźliwe,
- być zbyt swobodne,
- zawierać błędy gramatyczne i, co ważniejsze, mogą być pozbawione, z punktu widzenia czytelników, logicznej struktury w postaci nagłówków i akapitów,
- skutkować spóźnioną odpowiedzią lub brakiem odpowiedzi albo
- utrudniać synchronizację z innymi spotkaniami.
Kiedy wykorzystywać przekaz TV i technologie internetowe?
Zalety: Przekazywanie informacji wielu odbiorcom znajdującym się w różnych miejscach.
Wady: Zazwyczaj wideo jest jednostronne, audio zaś bywa dwustronne.
Kiedy korzystać z telefonicznych połączeń konferencyjnych?
Zalety: Analogiczne do wideokonferencji. Ponadto połączenia konferencyjne pozwalają na szybszą odpowiedź, niewymagającą czasochłonnych ustawień sprzętu, a także wykorzystują urządzenia ogólnie dostępne, co nie jest regułą w przypadku EMS i wideokonferencji; z tego względu są uważane za skuteczne w sytuacjach, w których wygłaszane opinie są wystarczającą reakcją.
Wady: Podobne jak w przypadku wideokonferencji: brak komunikacji pozawerbalnej utrudnia interaktywność; nie wiadomo, kto będzie kolejno zabierał głos. Ponadto brak tekstu czy ilustracji utrudnia przekazanie wielu szczegółowych informacji.
Więcej informacji i konkretnych wskazówek znajdziesz w przewodniku biznesowym „Organizacja spotkań” (Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2009). Autorzy książki, M. Munter i M. Netzley, udzielają praktycznych rad dotyczących organizowania konstruktywnych i ciekawych spotkań. Przykłady oraz gotowe do wykorzystania techniki przedstawiono w zwięzły i przystępny sposób. Publikacja jest dostępna w wielu księgarniach internetowych m.in. w www.profinfo.pl.
/ Joanna Szelągowska, magnifiCo PR
