Można się oczywiście zżymać na księgowość i traktować ją jak piąte koło u wozu. Z czasem oczywiście dochodzi do adaptacji na zasadzie „ok, teraz czas na pewien niemiły obowiązek.
Można też spróbować zrozumieć księgowość i ją polubić. Nie będzie to może płomienne, odwzajemnione uczucie, ale zawsze to jedna mniej rzecz w życiu która regularnie psuje nam humor.
Zrozumienie księgowości należy zacząć od uzmysłowienia sobie, że księgowość jest procesem, nie zaś pojedynczym działaniem. Proces ten ma niektóre bardzo proste etapy. Niektóre są bardziej skomplikowane, ale nic nie przekracza możliwości średnio rozgarniętego człowieka. Jeśli nie lubisz księgowości, to znaczy że po prostu nikt ci jej przystępnie nie wyjaśnił.
Celem rachunkowości jest zbieranie informacji o działalności firmy i składanie tych informacji w formie wymaganej przepisami prawa. W rachunkowości można wyodrębnić 16 następujących etapów:
(1) identyfikacja zdarzeń i operacji gospodarczych
Identyfikacja zdarzeń gospodarczych polega na określeniu charakteru konkretnego zdarzenia, jego potencjalnych skutków majątkowo-wynikowych oraz momentu powstania w jego wyniku operacji gospodarczej. Identyfikacja operacji gospodarczej polega zaś na określeniu jej charakteru, uczestniczących stron, podstaw prawnych oraz wpływu na aktywa i pasywa jednostki oraz ewentualnie na jej wynik finansowy. Poprawność identyfikacji obu zjawisk - zdarzeń i operacji - ma poważny wpływ na przebieg dalszych czynności księgowych oraz wyniku finansowego firmy.
(2) pomiar operacji gospodarczych
Pomiar operacji gospodarczych jest prostą czynnością polegającą na przeliczeniu, zmierzeniu, zważeniu, czyli na przyporządkowaniu właściwych jednostek miary - głównie liczb naturalnych, choć niekiedy także monetarnych (pieniężnych). Prawidłowość dokonania pomiaru zależy głównie od dokładności urządzeń pomiarowych.
(3) wycena operacji gospodarczych
Operacje wyrażone w mierniku niepieniężnym, a także w innej walucie niż waluta w jakiej prowadzona jest ewidencja księgowa, wymagają dokonania wyceny - wyrażenia w mierniku pieniężnym w określonej walucie, z reguły w walucie kraju według którego prawa działa podmiot. Wycena nie przysparza problemów przy jednolitości i stałości cen, stawek, kursów walut itp.
(4) dokumentacja operacji gospodarczych
Rezultaty pomiaru i wyceny operacji gospodarczych zawarte są w dokumentach księgowych, będących pisemnym odzwierciedleniem zaistniałych operacji gospodarczych ze wskazaniem czasu, miejsca, osób związanych z daną operacją oraz określeniem rozmiarów operacji gospodarczej i jej wyceny. Zakres informacji niezbędnych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych jest różny - zależy on od rodzaju operacji gospodarczych.
(5) kontrola dokumentacji i kwalifikacja udokumentowanych operacji do ujęcia w księgach rachunkowych
Dokument księgowy staje się dowodem księgowym po sprawdzeniu pod kątem:
- rachunkowym - polega na określeniu poprawności operacji i jej udokumentowania oraz po potwierdzeniu jego sprawdzenia i zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych konkretnego okresu i w określony sposób,
- formalnym - polega na sprawdzeniu czy dokument jest właściwy do udokumentowania danej operacji, czy jest technicznie poprawny i zawiera wszystkie dane, które zgodnie z zewnętrznymi i wewnętrznymi przepisami powinien zawierać, czy został wystawiony przez uprawnione do tego osoby,
- merytorycznym - która potwierdza zgodność z rzeczywistością wszystkich informacji zawartych w dowodzie, zwłaszcza że operacja miała miejsce w takich rozmiarach, w takim czasie i miejscu jak to wynika z dowodu; kontrola merytoryczna obejmuje także stwierdzenie zgodności udokumentowanej operacji z umową lub zamówieniem (jeżeli one dotyczą danej operacji), zgodności realizacji operacji z procedurą zamówień publicznych (jeżeli operacja tej procedurze podlega), celowości operacji, zgodności z planem lub z innymi tego typu wewnętrznymi uregulowaniami.
- Formalnie ustawa nie wymaga stosowania pieczątki „sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym” ani potwierdzających to podpisów, ale też tego nie zakazuje. Jeśli zaś kontrola rachunkowa nie jest przeprowadzana, jest przeprowadzana zbiorczo lub z wykorzystaniem systemów informatycznych, to podpis pod pieczątką „sprawdzono pod względem rachunkowym” jest fikcją.
(6) rejestracja operacji gospodarczych
Rejestracja operacji gospodarczych polega na zapisaniu rozmiarów operacji gospodarczych, a także innych istotnych danych, na podstawie dowodu księgowego w różnych urządzeniach ewidencyjnych, stosownie do używanych technik ewidencyjnych (łącznie także z wprowadzeniem danych do ewidencyjnego systemu informatycznego).
(7) przetwarzanie zarejestrowanych operacji gospodarczych
Przetwarzanie zarejestrowanych operacji gospodarczych polega na ich różnorodnym i wielokrotnym agregowaniu, dezagregowaniu, rozliczaniu, kalkulowaniu aż do doprowadzenia informacji do postaci finalnych, zgodnie z założoną techniką przetwarzania i z ustalonymi celami w zakresie informacji dostarczanych przez system rachunkowości. Zakres i szczegółowość przetwarzania decydują o układzie rocznego i innych sprawozdań finansowych (np. sprawozdania śródroczne spółek giełdowych), zakresie sprawozdań wewnętrznych, wymaganiach sprawozdawczości statystycznej, a w szczególności (zwłaszcza w aspekcie ksiąg pomocniczych) układzie deklaracji podatkowych, ubezpieczeniowych i innych. W ramach tego etapu następuje udostępnianie (dostarczanie) bieżących informacji (sformalizowanych i doraźnych) do podejmowania decyzji przez organy zarządzające, nadzorcze itd. Efektem tego etapu jest przekazywanie na zewnątrz dużej ilości bardzo istotnych informacji w formie deklaracji podatkowych, ubezpieczeniowych i innych sprawozdań statystycznych, sprawozdań śródrocznych itp.
Dla zapewnienia wymaganych informacji służących do rozliczeń podatkowych niezbędne jest dostosowanie przetwarzania tych informacji do wymogów prawa podatkowego. Dotyczy to w szczególności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji zakupów i sprzedaży (w tym importu i eksportu) dla celów rozliczeń podatku od towarów i usług oraz ewidencji transakcji wewnątrzwspólnotowych; cechą tych ewidencji są częste rozbieżności czasowe ujęcia księgowego i podatkowego. Ewidencja kosztów powinna obejmować ich podział na stanowiące i niestanowiące koszty uzyskania przychodów. Ewidencja przychodów powinna obejmować ich podział na stanowiące i niestanowiące przychody podlegające opodatkowaniu. Szczególnym problemem jest pozabilansowe ujęcie kosztów podatkowych danego okresu (nieujętych jako koszty księgowe) doliczanych statystycznie do podatkowych kosztów uzyskania przychodów oraz przychodów podatkowych (nieujęte jako przychody księgowe) doliczanych statystycznie do przychodów podatkowych.
(8) kontrola poprawności ewidencji (rejestracji i przetwarzania)
Kontrola poprawności ewidencji ma na celu wykrycie ewentualnych błędów, jakie mogą być popełnione w trakcie rejestracji i przetwarzania zarejestrowanych operacji gospodarczych. Kontrola ta jest szczególnie istotna przy stosowaniu tradycyjnych technik ewidencyjnych. W systemie informatycznym dobry program uniemożliwia popełnienie wielu błędów występujących w technice ręcznej dzięki realizowaniu na bieżąco wielu procedur kontrolnych.
(9) weryfikacja stanu ewidencyjnego
Weryfikacja stanu ewidencyjnego jest dokonywana za pomocą inwentaryzacji kontrolnej, czyli ustalenia rzeczywistego stanu wszystkich składników aktywów i pasywów oraz porównania go ze stanem ewidencyjnym. W wyniku inwentaryzacji stan ewidencyjny jest doprowadzany do zgodności ze stanem rzeczywistym. Jakość inwentaryzacji dokonywanej na zasadzie spisu z natury zależy od właściwego doboru zespołów spisowych (członkowie zespołu spisowego muszą być w stanie zidentyfikować spisywane składniki) i zastosowania właściwych procedur pomiaru (w tym określenia dopuszczalnego błędu pomiaru przy pomiarach uproszczonych).
(10) wycena okresowa (bilansowa)
Wycena okresowa (bilansowa) obejmuje procedury weryfikacji wyceny w porównaniu z wyceną dokonywaną w czasie księgowania operacji gospodarczych, oparte głównie na zasadzie ostrożności. Wyceny tej, w zależności od wyboru rozwiązań w rozumieniu art. 28 ust. 1 ustawy, dokonuje się albo tylko na koniec roku obrotowego, albo częściej. Wycena ta obejmuje w szczególności zmiany wartości składników aktywów i pasywów, np. z racji upływu czasu, zmian wartości rynkowej lub zastosowania szczególnych procedur wyceny wynikających z ustawy (wymaganych lub dopuszczalnych).
(11) sporządzenie sprawozdań
Sporządzenie sprawozdań obejmuje: bieżące i roczne sprawozdania na potrzeby statystyki publicznej (GUS), bieżące i roczne sprawozdania, raporty, meldunki itp. sporządzane na potrzeby wewnętrzne, a przede wszystkim roczne sprawozdanie finansowe.
(12) analiza i interpretacja danych
Analiza i interpretacja danych dokonywana jest na użytek wewnętrzny i obejmuje objaśnienie informacji księgowych, które mogą być niejednoznacznie odczytywane przez nieksięgowych, oraz przeprowadzenie pełnej lub uproszczonej analizy finansowej. Jednolitość i względna stabilność metod zestawiania sprawozdań, a także ich syntetyczny charakter powodują, że są one podstawą analizy i oceny pozycji majątkowej, dochodowej i wynikowej.
(13) badanie ksiąg i sprawozdań finansowych
Waga i znaczenie informacji sprawozdawczych dla wszystkich jej odbiorców powoduje, że muszą one wyrażać „wierny i rzetelny obraz” sytuacji majątkowo-finansowej podmiotu i w tym celu są one (a także księgi rachunkowe, na których podstawie sporządzono sprawozdania) poddawane badaniu przez niezależnych od badanego podmiotu ekspertów-biegłych rewidentów wydających opinię o poprawności sporządzonego sprawozdania finansowego jednostkowego, zbiorczego lub skonsolidowanego, a także poprawności ksiąg rachunkowych, na których podstawie sprawozdania te sporządzono.
(14) zatwierdzenie sprawozdania
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego polega na podjęciu stosownej decyzji przez uprawniony do tego organ statutowy; łączy się to także z decyzją co do podziału zysku lub pokrycia straty oraz ze skwitowaniem statutowych organów zarządczych i nadzorczych danego podmiotu.
(15) zamknięcie ksiąg rachunkowych
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na dokonaniu czynności technicznych uniemożliwiających dokonywanie w księgach danego roku obrotowego jakichkolwiek dalszych zapisów. W przypadku systemów informatycznych zamknięcie ksiąg polega na wydrukowaniu wszystkich zapisów na kontach księgi głównej i kontach ksiąg pomocniczych lub ich przeniesieniu na inny trwały nośnik (na przykład - płytę CD).
(16) publikacja sprawozdania finansowego oraz złożenie go w Urzędzie Skarbowym i w rejestrze sądowym
Publikacja sprawozdań ma na celu udostępnienie zawartych w nich informacji wszystkim zainteresowanym. Publikacja ta odbywa się poprzez ogłoszenia prasowe, publikację w Monitorze Polskim B, a także poprzez złożenie sprawozdania do właściwego Urzędu Skarbowego oraz do Krajowego Rejestru Sądowego (jednostki niezarejestrowane w KRS składają sprawozdania do rejestru sądowego lub rejestru działalności gospodarczej).
Jak widzisz, duża część etapów procesu księgowości zachodzi bez udziału przedsiębiorcy. Te które tego udziału wymagają są nieskomplikowane (choćby etapy 1-4). Wymagają pewnego uporządkowania podejścia do biznesu, stworzenia prostego systemu przechowywania informacji o zdarzeniach gospodarczych - da się to jednak bez problemu zrobić, a dobry księgowy powinien podpowiedzieć parę sztuczek ułatwiających życie zapracowanym przedsiębiorcom. Naprawdę nie ma czego się bać.
Więcej informacji na temat księgowości i rachunkowości firmy znajdziesz w książce „Rachunkowość finansowa i podatkowa” Teresy Cebrowskiej (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2010). Książka jest dostępna w cenie ze zniżką w e-księgarni www.ksiegarnia.pwn.pl. Wykorzystanie za wiedzą Wydawcy.
/ Mariusz Ludwiński dla Wydawnictwa Naukowego PWN
Zobacz też:
» Jak zatrzymać lawinę papieru?
» Konto prywatne w działalności gospodarczej
» Deregulacja pobudzi przedsiębiorczość
» Jak zatrzymać lawinę papieru?
» Konto prywatne w działalności gospodarczej
» Deregulacja pobudzi przedsiębiorczość
Źródło:Informacja prasowa
